fbpx

Автор: Irina Sherbul

4 способа оценить эффективность спонсорства

Спонсорство — неотъемлемая часть современного эвент-пространства. Однако ответить на вопрос о том, кто больше выигрывает от сотрудничества, — спонсируемое мероприятие или компания-спонсор — очень сложно. И проблема вовсе не в отсутствии адекватных методов мониторинга, а в неготовности организаторов тратить деньги на оценку эффективности маркетинга. 

Доверяй, но проверяй

Анализ спонсорского рынка показывает, что три четверти всех спонсоров не готово оплачивать исследования по планированию, разработке и контролю результатов спонсорской компании. И даже в том случае, когда спонсорские затраты оцениваются в миллионы долларов, вложения в оценку эффективности проведенного мероприятия никогда не превышают 5% бюджета. 

И ладно бы у маркетологов отсутствовали реальные способы проверить результативность компании. Но нет же, они существуют. 

В итоге компании-спонсоры топчутся на одном месте, совершают одинаковые ошибки при вложении средств и теряют миллионы, которые могли бы быть потрачены более эффективно.

Увеличение финансирования оценки эффективности при одновременном уменьшении размера спонсорской помощи поможет рациональнее использовать целевой бюджет.

Разработка стратегии

Спонсорство — это взаимовыгодное сотрудничество. Одна сторона получает финансирование, вторая “покупает” имидж и (если предусмотрена трансляция мероприятия) эфирное время. 

Спонсоринг сам по себе практически не вызывает прямого роста продаж, однако он формирует представление массового потребителя о компании как о стабильном надежном партнере, дела которого находятся на высоком уровне.

Спонсорство — это маркетинговая стратегия, которая включает в себя известную долю рисков. Но и их можно если не свести к нулю, то хотя бы значительно уменьшить, если грамотно подойти к составлению стратегии. 

Угрозы и их нейтрализация

С первого взгляда может показаться, что спонсорство — заведомо беспроигрышный маркетинговый ход. Но это обманное впечатление. Давайте рассмотрим пять наиболее грубых ошибок при планировании компании, которые могут привести к провалу. 

  1. Слишком много спонсоров мероприятия. Так в узких кругах называют мероприятия, собравшие десятки инвесторов. Что выгодно для организаторов эвента — не выгодно для компании-спонсора. За мельтешением логотипов и перечислением регалий стирается бренд. Хуже может быть лишь упоминание в одном ряду с конкурирующими компаниями или мелкими фирмами-однодневками, не вызывающими большого доверия публики. Решается такая угроза составлением договора на генеральное спонсорство. Это дорого, но эффективно.
  2. Расхождение ценностей. При выборе объекта финансирования стоит обращать внимание не только на его масштаб — важно совпадение ценностей компании-мецената и предстоящего эвента.  Перед заключением договора на спонсирование стоит провести небольшой анализ рынка и узнать, что думает целевая аудитория о предстоящем мероприятии. Сравнение полученных данных с ключевыми ценностями, пропагандируемыми спонсором, позволит в значительной степени оценить потенциальные риски спонсоринга.
  3. Форс-мажоры. В то время как традиционные формы маркетинга, такие как обзвон, рассылка и другие формы рекламных компаний, практически не несут в себе внешних рисков, спонсорство не будет иметь никакого эффекта, если мероприятие не состоится. Здесь поможет страхование всевозможных рисков и гарантированный возврат средств, если эвент не состоится.
  4. Отсутствие упоминаний в прессе. Скучная организация и отсутствие креативного подхода при разработке мероприятия приведут к тому, что средства будут потрачены впустую. Публика любит игры, флешмобы, конкурсы и розыгрыши — этим стоит воспользоваться.
  5. Конкуренты. Отсутствие других компаний-конкурентов на мероприятии важно прописать в договоре о спонсорстве. 

Правильное планирование кампании, и вложение средств в последующий анализ эффективности мероприятия позволит вывести имидж фирмы-спонсора на новый уровень.

А теперь перейдем непосредственно к инструментам оценки спонсорского эффекта.

Медиаохват 

Эффективность спонсорства можно условно конвертировать в другой, более осязаемый и понятный инструмент маркетинга — эфирное время и размер рекламных площадок. 

Условно это выглядит так: 

  • вы собираете все упоминания логотипа или компании на ТВ и в прессе и высчитываете количество времени, когда символика компании была видна потенциальному потребителю ваших товаров и услуг;
  • переводите полученные данные в стоимость рекламного времени (или рекламных площадей, если речь идет о печатных СМИ);
  • сравниваете реальные затраты на спонсорство и полученные гипотетические цифры, которые могли бы быть потрачены на рекламу;
  • выгодным считается спонсорский контракт, стоимость которого хотя бы на 10% ниже стоимости потенциальных затрат на промоушн.

Интернет-площадки

Однако маркетинг — это не просто голые цифры охватов. За захватывающим футбольным матчем зрители могут не увидеть логотипы компаний, а рекламный перерыв использовать на посещение уборной и поход к холодильнику за баночкой холодного пива. 

Одна из эффективных методик оценки успешности спонсорского контракта — мониторинг количества упоминаний спонсора в социальных сетях. 

Оценить реальный охват и вовлеченность потенциальных потребителей без предварительной подготовки практически нереально. 

В помощь маркетологу “вирусные” флешмобы и креативные конкурсы с обязательной установкой хештега. 

Одностраничные сайты, разработанные специально под связку “мероприятие-спонсор”, дают еще более точные данные по количеству оригинальных посетителей, возвратам и переходам по ссылкам для совершения покупки.

Окупаемость инвестиций

Или коэффициент ROI — сложный расчет прибыли, полученной за реализацию одного спонсорского контракта. 

Здесь учитываются все расходы:

  • собственно спонсорский контракт;
  • выплаты агентам;
  • затраты на производство акционных товаров и сувенирной продукции;
  • средства, вложенные в разработку рекламной кампании, ее реализацию и отслеживание эффективности.

В качестве прибыли выступают:

  • показатели медиаохвата;
  • деньги, полученные от продажи сувенирной/акционной продукции;
  • стоимость контрактов, полученных в процессе и в короткое время после завершения спонсорского мероприятия;
  • инвестиции;
  • повышение цены акций компании на бирже. 

Соотношение общих расходов и общей прибыли составляет коэффициент ROI, дающий представление об общей эффективности проведенной кампании. 

Анализ достижения целей

Здесь мы подходим к последнему и самому важному параметру оценки проделанной работы, который неразрывно связан с этапом предварительной подготовки. 

Спонсорство — это далеко не всегда экономически выгодная стратегия, однако она может служить отправной точкой для “переформатирования” имиджа компании, изменения уровня вовлеченности и интереса потребителей, повышения удовлетворенности покупателей, а также достижения других целей.

ROO — это анализ, при котором мы оцениваем, какие цели из сформулированных при подготовке мероприятия, были достигнуты. Провести его без “стартового” и “итогового” исследования невозможно. 

Долгосрочный эффект от спонсорства невозможно описать сухими цифрами, однако экспресс-опросы, отзывы, анкетирование и другие способы сбора данных позволяют относительно точно узнать, что изменилось “в головах” потребителей, и с учетом этого строить дальнейшую маркетинговую кампанию. 

В заключение хотелось бы добавить, что спонсорство — это маркетинговый инструмент, который не имеет ничего общего с меценатством и благотворительностью. Правильное его использование, оценка и корректировка политики компании в соответствии с результатами проведенной работы принесут ощутимые материальные и имиджевые дивиденды вашей компании. 

Все о продюсировании мероприятий

Мы привыкли называть устроителей и организаторов ивентов менеджерами. Однако на практике эти люди занимаются не только управлением, но и полным продюсированием мероприятий. 

Кто такой ивент-продюсер? Это движущая сила всего мероприятия, человек, который не просто реализует, а придумывает и отвечает за целый концепт проекта, находит возможности соединения всех шестерен в сложном механизме ивента и понимает, что необходимо сделать, чтобы этот проект функционировал.

Грамотно преподнести план мероприятия потенциальным клиентам, разработать, утвердить и реализовать маркетинговую стратегию, организовать систему коммуникации, обратной связи и другие фишки — вот неполный список задач, которые нужно решить перед запуском продюсеру проекта. 

Этап планирования

Любое мероприятие начинается с общения с клиентом. Он ставит задачи — не всегда ясные и точные, а вы собираете максимальное количество информации о количестве приглашенных гостей, формате, целях и задачах ивента.

Далее разрабатывается первый, “черновой” вариант будущего мероприятия:

  • формат и место проведения мероприятия;
  • количество выступающих и гостей;
  • наличие или отсутствие перерыва и финального банкета;
  • наличие рабочих групп или любого другого деления приглашенных в процессе проведения ивента;
  • организация обратной связи;
  • каналы распространения приглашений;
  • приблизительное количество обслуживающего персонала и состав команды организаторов;
  • бюджет.

После согласования и утверждения предварительного плана ивент-менеджер или, правильнее сказать, ивент-продюсер начинает детальную подготовку мероприятия.

Формат и место проведения

Как правило, заказчик знает, какой формат мероприятия ему необходим, однако подбор и бронирование места остается за организатором.

Формат определяет буквально все: 

  • дресс-код или его отсутствие;
  • особенности помещения;
  • количество и возраст гостей;
  • наличие или отсутствие фуршета.

Подавляющее большинство рабочих встреч и праздников не нуждаются в прописывании определенного дресс-кода. Если торжество требует наличия пиджаков и коктейльных платьев, это стоит прописать заранее. В противном случае подойдет пометка о casual-стиле — так гостям не придется долго колдовать над гардеробом, выбирая между джинсами и смокингом.

Зал важно подбирать в соответствии с запросом: если планируется работа в маленьких группах, то нет смысла бронировать большой конференц-зал.

Предусмотрите, чтобы в доступе посетителей имелось достаточное количество туалетных комнат, курилка, место для проведения фуршета. Если планируется визит маломобильных людей или инвалидов, выбирайте помещение на первом этаже без ступеней и порогов. Также важно наличие особых уборных. 

Если ожидается, что придут дети, то их родители будут благодарны за наличие детской комнаты, игровой площадки, аниматора или хотя бы телевизора.

Фуршет

Не каждая рабочая встреча заканчивается фуршетом, однако без него во многих случаях не обойтись. Здесь важно правильно выбрать формат банкета, его длительность и меню.

Мероприятия длительностью до 2 часов можно закончить 30-минутным фуршетом с шампанским, закусками, фруктами.

Во время 3-4 часовых встреч можно сделать паузу на чаепитие между выступлениями спикеров. 

Банкет может быть полноценным — с горячими блюдами и алкоголем и формата мини — с закусками, безалкогольными напитками или легкими винами. 

О том, как правильно рассчитать кол-во еды на мероприятие, читайте подробнее в отдельной статье

Взаимодействие с гостями

Наличие каналов обратной связи поможет при организации дальнейших мероприятий и позволит составить отчет о прошедшей встрече. Можно использовать электронную рассылку, воспользоваться специально разработанным приложением для мероприятий.

Присутствие ивент-менеджера в зале во время проведения встречи позволит держать руку на пульсе события и вовремя корректировать возникающие накладки и проблемы.

Команда

Умение делегировать задачи и собрать хорошую команду — одно из важнейших при продюсировании мероприятия. Члены команды будут зависеть от характера и тематики мероприятия. Контроль за каждым, сбор отчетности и регулировка возникающих событий обычно тоже в квалификации продюсера.

Реклама и приглашения

Формат мероприятия определяет наличие или отсутствие рекламной кампании. Для всевозможных популярных тренингов, семинаров и коуч-сессий это необходимая часть продюсирования. Подробнее можно прочитать в статье об эффективных маркетинговых тактиках.

Для закрытых встреч и приватных ивентов нужны приглашения, которые могут быть как электронными, так и печатными. 

Закупка сувенирной продукции

Люди любят знаки внимания и подарки. Вы можете заказать небольшие блокноты, ежедневники, ручки, карандаши или календари с логотипами приглашающей компании. Многие гости часто забывают собственные канцелярские принадлежности во время посещения лекций, семинаров, брифингов или рабочих совещаний, поэтому такие презенты будут как нельзя кстати.

Если позволяет бюджет, можно заказать леденцы в обертках с названием или логотипом компании-организатора и расставить их в небольших вазах на входе в зал или у столиков с водой.

Документация и бюджетирование

Составление полного документационного сопровождения и бюджетирование — одна из сложнейших частей продюсирования. Часто клиент не только обладает скромным бюджетом, но и всеми силами старается сократить расходы, не желая отказываться от ключевых моментов мероприятия (например, сувениров или банкета). 

Поэтому при составлении сметы важно быть не столько хорошим бухгалтером, сколько грамотным дипломатом. Часть менеджеров предпочитают немного сократить общие расходы при предварительном планировании, чтобы не спугнуть клиента. Однако куда эффективнее наоборот завысить бюджет на 10-15%, чтобы выйти “в ноль” или снизить его в конце.

Контроль проведения

Планированием и организацией ваша работа продюсера не закончится — ведение и контроль мероприятия тоже в вашей компетенции. После окончания нужно будет проследить за уборкой помещения и предоставить клиенту полный отчет о проведении.

Некоторые заказчики помимо письменного протокола требуют фото и видеоматериалы с мероприятия. 

Ошибки, которых стоит избегать

В продюсировании мероприятия, как в сложном пазле, сотни деталей и людей, которых нужно сцепить друг с другом в определенной последовательности. Ошибки неизбежны, но со временем и опытом их становится меньше.

Вот самые страшные оплошности и недосмотры, с которыми приходится сталкиваться начинающему (и не только начинающему) продюсеру в процессе работы:

  • Отсутствие договора. Договор — не формальность, а официальный документ, который защитит вас, если заказчик окажется не слишком честным человеком. Никогда не работайте без договора, даже если вам обещают хорошо заплатить после согласования проекта. Перефразируя Мечникова: “Утром договор, вечером план мероприятия”. И никак иначе;
  • Отсутствие четкого распределения ролей и условий. Вы — продюсер. И даже если вы отвечаете за то, чтобы приглашенная звезда в назначенный час стояла на сцене заказчика, это еще не значит, что вас можно заставить вызвать такси для клиента. Расставляйте роли, границы и условия своевременно и грамотно, иначе рискуете сделать много бесплатной работы;
  • Невнимательное отношение к проекту. Даже если кажется, что уже все стоит на своих рельсах и достаточно стартового слова, чтобы все заработало, как должно, не оставляйте мероприятие без внимания надолго. В процессе работы всегда всплывают дополнительные факторы и непредвиденные обстоятельства, которые могут разрушить создаваемое на протяжении нескольких недель или даже месяцев великолепие;
  • Полностью отдать управление менеджеру. В продолжение предыдущего пункта — делегирование работает хорошо лишь до тех пор, пока строгий руководитель не сводит глаз с работников. Стоит отвернуться, и что-то обязательно пойдет не так. И вы даже не поймете, в какой именно момент. 
  • Работать без предоплаты. Во-первых, нанятые работники, не получившие аванс, могут выполнять свои функции хуже, во-вторых, по завершении мероприятия вы можете обнаружить недосдачу, которую придется закрывать. С большим долгом сделать это сложнее;
  • Боязнь масштабирования проекта. Большинство мероприятий могло бы иметь в разы больший охват, чем оно имело в момент запуска. Не бойтесь развивать проект — удача любит не только рисковых людей, но и эвент-продюсеров. А рисковых эвент-продюсеров она любит в десятки раз больше.  

Лики ивент-продюсирования

Современная ивент-индустрия не ограничивается частными вечеринками — сюда входит огромный пласт общественных событий (от благотворительных вечеров до городских мероприятий), событийный маркетинг (все типы B2B-встреч), HR-ивенты. 

У каждого из них своя специфика, каждое требует специальных навыков и знаний, начиная от бренд-менеджмента и заканчивая психологией. Продюсирование мероприятий включает в себя как сугубо технические, так и творческие моменты, поэтому подойдет людям любого склада характера и образования. 

Профессия ивент-менеджера все еще не преподается в вузах или колледжах стран СНГ, поэтому, чтобы стать квалифицированным специалистом, придется пройти путь с самых низов ассистирования в каком-нибудь крупном агентстве. А уже потом пуститься в самостоятельное плавание в увлекательном деле продюсирования.

Как оценить успешность проведенного мероприятия

Среди сотен ежедневно проводимых мероприятий лишь единицы можно назвать действительно запоминающимися, стоящими и удавшимися. Но не является ли подобное представление субъективным и есть ли какие-то параметры, которые можно использовать для оценки успешности ивента?

Старые добрые отзывы

Исследование маркетингового рынка показало, что главным показателем эффективности мероприятия, как и 50 лет назад, остаются отзывы участников. Можно использовать классические опросники или составлять тесты с вариантами ответов, но лучше непосредственных участников никто и никогда не расскажет вам, что действительно удалось, а что можно было сделать лучше.

Если нет желания составлять и анализировать анкету с открытыми типами вопросов, то просто попросите всех гостей оценить событие по шкале от 1 до 10 и назвать сильные и слабые стороны мероприятия.

Лояльность клиентов

Попросите гостей ответить на простой вопрос: “По шкале от 1 до 10 какова вероятность, что вы бы посоветовали мероприятие друзьям, коллегам и знакомым?”

Чем больше ответов расположено в “зеленой” зоне от 8 до 10, тем лучше это характеризует вас как организатора ивента. Это ваши бесплатные промоутеры, которые поделятся восторгом с соседом по лестничной площадке, даже если их никто об этом не просит.

Люди, оценившие событие в 5-8 баллов, особого восторга от прошедшего мероприятия не испытывают, но и сильно разочарованными себя не чувствуют. Ждать от них отзывов вообще не стоит — ни негативных, ни позитивных. 

Третья группа, от которой вы получите от 0 до 5 баллов, потенциально опасна и может навредить репутации компании нелестными комментариями в сети.

Соцсети

С тех пор как социальные сети практически заменили нам живое общение, количество упоминаний и лайков превратилось в важный показатель оценки качества работы маркетолога и ивент-менеджера.

Для получения этого показателя придется провести предварительную работу — активно вести страницу события, выкладывать фотографии с мероприятия, ввести хештеги. 

Не стоит, что называется, “выпрашивать” заветные сердечки — до тех пор, пока вы используете их в качестве инструмента оценки, а не привлечения спонсоров. 

Регистрация

Большая часть современных мероприятий не проходит без предварительной регистрации в сети. Данные можно использовать несколькими способами:

  • оценить разрыв между цифрами — сколько человек заявило о желании участвовать и сколько из них реально посетило событие;
  • проанализировать, какой процент прошедших первоначальную регистрацию подтверждает адрес электронной почты и проходит полную активацию профиля. 

Возврат инвестиций

ROI или Return on Investment — это один из самых популярных показателей коммерческой успешности проекта. Он высчитывается по сложной схеме и представляет собой отношение между потраченными на организацию мероприятия средствами и полученной от его проведения прибылью. 

При этом учитывается не только “голая” денежная статистика, но и такие показатели, как возросшая популярность бренда и повышение уровня доверия потребителей.

Коэффициент полезен для планирования дальнейшей маркетинговой стратегии и оптимизации расходов на проведение ивентов.

Медиаохват

Еще один классический показатель успешности — количество упоминаний в прессе. Чем интереснее проект и креативнее подход к организации события, тем больший отклик он получит в независимых СМИ. 

Наличие электронных версий материалов сегодня позволяет более детально отслеживать реакцию аудитории и даже управлять ей. 

Приложения 

Развитие сферы мобильных приложений и перенос части ивентов из реальных на виртуальные площадки изменило и маркетинговую часть разработки проекта.

Платформа Maxi Events — незаменимый инструмент для организаторов мероприятий. Простой и быстрый сервис позволяет начать работу уже через 30 минут с момента регистрации. Широкий спектр необходимых и удобных функций позволяет повысить эффективность вашего события, а также вывести его на совершенно другой уровень. Нетворкинг, геймификация, рейтинги и голосования, библиотека материалов, доступ по QR-коду, живой экран, карта местности и еще много других интересных опций. Приложение можно использовать совершенно бесплатно при кол-ве участников до 10 человек.

Maxi Events — мероприятия на максимум!

Современные инструменты оценки эффективности позволяют не только в полной мере проанализировать проделанную работу, но и обеспечивают организаторов бесценными данными, которые можно использовать для построения маркетинговых стратегий и улучшения качества планирования последующих мероприятий. При этом процент организаторов, готовых вложиться не только в проект, но и в его последующий всесторонний анализ, остается удручающе низким.

Сколько требуется туалетных кабин на мероприятие?

К любым мероприятиям, будь то корпоратив, бизнес-тренинг, совещание или концерт рок-группы, предъявляются гигиенические требования. Речь идет о наличии туалетных кабин. Одно дело, если ваш эвент проходит в помещении, где повлиять на количество и размещение уборных невозможно. И совсем другое — если дело происходит на открытом воздухе и синие кабинки придется заказывать в специализированной фирме.

Важный элемент мероприятия

Неужели наличие на мероприятии, где выступает всемирно известный бизнес-тренер или модный певец, важны… туалеты? Да! И, пожалуй, они куда важнее угощения, декораций и содержания всего ивента. 

Очередь в уборную — одно из самых неприятных явлений, с которым может столкнуться гость. Оно моментально перечеркивает все остальные жирные плюсы мероприятия. И чем длиннее очередь, тем больше нелестных отзывов вы потом прочитаете в соцсетях о себе и своих организаторских способностях. 

Поэтому прежде чем покупать всем участникам события сувенирные ручки с фирменным логотипом, убедитесь, что посетителям хватит туалетных комнат. 

Факторы, от которых не скрыться

“А количество необходимых уборных вообще можно рассчитать?” — наверняка задаетесь вопросом вы. Бесспорно да, правда зависеть оно будет от множества непостоянных факторов. 

Итак, начнем. Число санузлов напрямую связано с:

  • количеством и возрастом участников;
  • погодой;
  • временем года;
  • наличием или отсутствием еды, напитков и алкоголя;
  • полом гостей;
  • площадью и масштабом планируемого ивента. 

А теперь подробнее. 

Состав участников

Начнем с количества:

  • на 50 человек — 2 кабинки
  • на 100 человек — 3 кабинки
  • на 500 человек — 6 кабинок
  • на 1000 человек — 8 кабинок
  • на 5000 человек — 29 кабинок
  • на 10000 человек — 58 кабинок

Казалось бы — все предельно просто. Но нет. Данные эти слишком усредненные. Теперь пришло время скорректировать их в зависимости от пола участников. Каждым 100 женщинам необходимо 2 туалетные кабинки, а вот 300 мужчинам достаточно одной и двух писсуаров. 

Теперь возраст. Вышеуказанные цифры подходят для взрослых людей в диапазоне возраста от 16 до 50 лет.

Если событие посетят дети или старики — добавьте еще 1 кабинку на каждые 50 человек одного пола. Связано это с тем, что этим группам население на посещение необходимо, как минимум, в два раза больше времени, чем людям среднего возраста. Потому их пребывание в кабинке может вызвать столпотворение и ненужную очередь.

Планируется визит человека с ограниченными возможностями? Следует учесть по меньшей мере один специально оборудованный санузел.

Погода и время года

Наше потенциальное мероприятие проходит на открытом воздухе, в крайнем случае — во дворе. Иначе ни у кого не возникло бы идеи заказывать синие кабинки, и люди прекрасно обошлись имеющимися в помещении туалетами. 

Весной и осенью люди посещают уборные реже. Лето с его жаркой и душной погодой провоцирует возникновение жажды. Люди больше пьют и чаще посещают туалетную комнату. Зимой пользоваться туалетом чаще всего заставляет холод и замерзшие ноги.

Площадь мероприятия

Что еще важно — в каком формате и где проходит событие. Если в одном ограниченном по площади месте, то одного набора уборных хватит. Если же работа проходит в нескольких группах или на разных концах одного арендованного парка, то число кабинок придется увеличить вдвое или втрое.

Наличие еды и напитков 

Если гости на мероприятии будут не только учиться, слушать, разрабатывать и обсуждать, а еще и что-то пить и есть, то смело добавляйте +1 туалетную комнату на каждых 50 человек. 

Вечеринка с алкоголем? Тогда прибавляйте не менее 2 уборных на каждые 60 человек.

Спецкабинки

Нет, теперь не о людях с ограниченными возможностями и даже не о детях. А о тех, кто в самом прямом смысле слова “делает” ваше мероприятие — об обслуживающем персонале. Сюда же отнесем специальных гостей, которые пришли говорить, а не слушать. 

Итак, туалеты для персонала — это 1 уборная на 75 человек. Однако она должна находится либо в отдалении от гостевых туалетов, либо же иметь ключ и специальные знаки, ограничивающие ее использование. В любом случае, ваш персонал должен всегда иметь беспрепятственный доступ в санузел. 

Оборудование

А теперь расскажем пару слов об оборудовании кабинки. В туалете обязательно должен быть унитаз, туалетная бумага, мусорное ведро, раковина для мытья рук, мыло, сушилка для рук или одноразовые полотенца.

К этому минимальному набору можно также прибавить зеркало, вытяжку, дезинфицирующее средство, освежитель воздуха или ароматические палочки, крючок для сумки, детский пеленальный столик. 

В мужских уборных — писсуар. 

В туалеты для персонала, занимающегося приготовлением пищи, по санитарным нормам должна быть проведена как холодная, так и горячая вода.  

Допустимо устанавливать одну раковину на три туалетные кабинки. Каждый санузел должен закрываться изнутри на щеколду, ключ или любой другой тип замка. 

Обслуживание

Если вы сделали выбор в пользу биотуалетов, то их мало заказать и установить, их еще придется подключить к городской канализации или регулярно опорожнять. Обычно кабинки устанавливают специальные работники, а после мероприятия забирают и опорожняют. Если же кабинки установили на несколько дней, то их в определенное время приезжают чистить с помощью специальной машины. Бак каждого санузла вмещает от 200 до 300 литров отходов. Есть так же VIP комплексы, с баком на 1500 литров, проходимостью в 250 посещений.

Женщины используют уборную примерно раз в час, мужчины — раз в три часа. При повышенном потоке посетителей кабинки придется освобождать не реже, чем раз в 2 часа (женские) и раз в 4 часа (мужские). 

Такая вот простая арифметика. Возможно, именно поэтому куда целесообразнее проведение мероприятий в специально отведенных под это дело помещениях, парках, залах торжеств и других общественных местах. 

Как правильно рассчитать количество еды на всех участников мероприятия?

Хорошее мероприятие — не только конструктивное и познавательное, но и такое, откуда никто не уходит голодным. Банкет — неотъемлемая часть корпоративов и многих других официальных эвентов. Хотите, чтобы все прошло безупречно? Мы поможем вам рассчитать количество еды на всех участников и составить меню, которое удовлетворит самый взыскательный вкус.

Хитрости от экспертов

Количество и состав банкетной еды зависит не только от количества приглашенных, но и от формата мероприятия, его длительности, а также… времени года. Учесть все нюансы, особенно если эвент достаточно масштабный, сложно.  

Культура нашей страны такова, что еда в ней имеет слишком большое значение — представить себе театр без буфета, а пресс-конференцию без фуршета очень сложно. Поэтому в большинстве случаев лучше немного переплатить за лишнее, чем заработать репутацию скряги.

Итак, время года. Здесь все до банального просто — весной и летом люди едят меньше, чаще налегают на фрукты, овощи и ягоды. Можно также предлагать опционно станции с мороженым. Учитывайте это, даже если банкет проходит в кондиционируемых помещениях. 

Зимой и осенью можно выбрать более тяжелые салаты, горячие закуски и обязательно мясное горячее. В холодное время года можете добавить к столу фонтан с горячим шоколадом и фруктами. 

Что касается сервировки — подавайте закуски в порционных салатницах, в виде бутербродов или рулетиков в формате фуршета, нарезки — на больших сервировочных блюдах, овощные отдельно от мясных и сырных как знак уважения вкусов (и чувств) вегетарианцев, веганов и сыроедов в формате банкета.

Обязательно добавьте в меню что-то веганское, вегетарианское и сыроедческое — из расчета, что два из десяти гостей предпочтут такой формат еды.

Если формат мероприятия подразумевает присутствие маленьких детей — добавьте в заказ что-то максимально простое — без соусов и большого количества ингредиентов. И обязательно побольше фруктов.

Сколько рассчитать по граммам?

Количество еды напрямую зависит от длительности банкета. Если после мероприятия для гостей подразумевается небольшой фуршет длительностью 30-40 минут, то обойдитесь без горячего, но проследите, чтобы на каждого посетителя пришлось не менее 250-300 гр. закусок. 

Если банкет продлится дольше — от 1 до 1,5 часов — количество еды придется увеличить до 450-500 гр. на персону. Здесь уже не получится обойтись без одного горячего и, как минимум, одного десерта. 

Планируется корпоратив, на котором гости проведут около 6 часов? Тогда не обойтись без тяжелой артиллерии и 1000-1200 гр. еды на приглашенного. На фуршет продолжительностью 4 часа — расчет из 700 гр. еды на персону.

Хотите еще точнее?

Итак, мы имеем классический банкет с одним горячим, рассчитанный на 1,5 часа, и приблизительное количество в 500 гр. еды на одного человека. Что заказать?

  • нарезки — одна овощная и одна мясная ( каждая по 350 гр.) на 5-6 человек;
  • горячие и холодные закуски из расчета 50 гр. на человека;
  • салаты — 100-150 гр. на одного;
  • основное горячее блюдо — не более 250 гр. на приглашенного;
  • фрукты — 50-70 гр. на гостя;
  • торт — 100 гр. на каждого.

Пить или не пить?

Не обойтись и без напитков. Пьют обычно много, потому что некоторые стесняются есть, а вот пить обычно не стесняется никто. 

Начнем с прохладительных напитков — вам необходимо не менее 1 литра на человека. 

Основное — газированная и негазированная вода — не менее половины от всего объема. На вторую половину придутся соки и сладкие газированные напитки. Не забудьте про газировку “Zero” на случай, если на банкете будут худеющие или диабетики — отдайте на нее примерно треть от всей сладкой “шипучки”. 

Алкоголь заказываем?

Формат мероприятия определяет количество присутствующего на банкете алкоголя. Обычно вам понадобится около 3 бокалов алкогольных напитков на человека. 

Если планируется корпоративный выезд на природу или веселая вечеринка в компании коллег по поводу удачной сделки — можно увеличить норму до 4 бокалов. 

Если вы планируете просто перекусить после интенсивного тренинга в середине дня — ограничьтесь 1-2 бокалами, один из которых придется на аперитив.

Вопрос наличия на банкете аперитива и дижестива очень спорный.  К первому стоит подавать закуску — достаточно сытную, чтобы смягчить воздействие алкоголя, но не слишком тяжелую, чтобы не заглушить голод. Как правило, это снэки, канапе, крекеры — не более 30 гр. на одного. 

На аперитив подойдет все виды игристых и не игристых вин, иногда допустимо пиво или коктейли смеси (вроде сангрии).

Дижестив в российской культуре не прижился — слишком уж сильна ассоциация с советским тостом “на посошок”. Если не боитесь ассоциации и считаете, что формат позволяет дижестив, — добавьте к заказу ликер, ром, виски или любой другой крепкий алкоголь — не более 30 мл. на человека. И сырную нарезку (примерно 20-30 гр. сыра на гостя). При расчете можете учесть, что от дижестива отказывается около 30% приглашенных.

Корректируем меню

Составили окончательное меню? Просмотрите его еще раз и скорректируйте в зависимости от следующих параметров:

  • время года: летом и весной замените 30% салатов и закусок на свежие овощи, ягоды и фрукты;
  • состав участников: если на мероприятии будет больше мужчин, можете увеличить общее количество еды на столах (за исключением горячего) на 20%;

Важное замечание: всегда рассчитывайте банкет на ВСЕХ приглашенных гостей. Вероятнее всего, около 5-7% приглашенных не придут. Но не стоит принимать эту цифру во внимание — во-первых, их может быть больше или меньше, во-вторых, остальные ваши коллеги, сотрудники и клиенты могут захотеть съесть больше, чем положенные им 400-500 гр. Это ваша “подушка безопасности”, которая обеспечит репутацию внимательного и щедрого организатора. 

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.