fbpx

Автор: Julia Mauer

Как грамотно интегрировать партнеров в мероприятие

Создание партнерской интеграции — задача особенно актуальная в современных реалиях. Сегодня уже недостаточно просто разместить логотип партнера на баннере или программке мероприятия. В век цифровых технологий потребности спонсоров значительно возросли, а значит возросли и требования к организаторам ивента.

Основные сложности на переговорах

Уже на первой встрече с потенциальным спонсором потребуется не только донести перспективность участия в мероприятии, но и подготовить список предложений, как компания может интегрироваться в ивент и с какими перспективами. Этот проект должен включать несколько работающих схем интеграции — активностей, форм взаимодействия с аудиторией, способов подачи информации. Причем они должны не просто вписаться в программу мероприятия, но и быть максимально эффективны для компании-партнера. 

Не исключено, что предложение, принятое менеджером, не устроит директора компании. Поэтому идти на подобные переговоры следует с запасными вариантами и “козырями в рукаве”. 

Приведем несколько примеров действующих схем интеграции, позволяющих привлечь бартерных, информационных и коммерческих партнеров и выходящих за рамки банальных логотипов на пресс-воллах.

Как наладить коммуникацию

Удобный способ оптимизировать работу со спонсорами — настройка приложения, которое способно охватить все моменты интеграции партнеров в мероприятие. В конструкторе Maxi Events для этого предусмотрено все, что может понадобиться для проведения любого мероприятия. А специальный раздел “Партнеры и спонсоры” позволяет размещать информацию о них прямо внутри приложения, знакомить участников с их продукцией и услугами.

Используем пространство

Если речь идет о многотысячных концертах или фестивалях, использование площадки — самый оптимальный вариант интеграции брендов спонсоров. Но что делать организаторам более скромных событий? Забудем о ролл-апах в зале и стенах с баннерами. Важно использовать пространство по максимуму, чтобы нахождение в помещении вызывало положительную у гостей ассоциацию с компанией-партнером.

Вариантов здесь масса:

  • яркие принты и логотипы на ступенях лестниц и эскалаторов;
  • декорирование брендированных стен фото зонами а-ля “красная дорожка”;
  • использование пространства уборных — все участники мероприятия вынуждены посещать эти места;
  • логотипы бренда на мебели и пр.

Еще один яркий пример использования пространства — проведение мероприятия на площадке партнера. Такие помещения обычно уже забрендированы самими компаниями. В результате на фотографиях с мероприятия будут присутствовать логотипы, фирменные цвета, символика спонсора, что в разы увеличит количество потенциальных клиентов.

Правильный релакс

Любой ивент предусматривает перерывы на отдых и подготовку мест, где этот отдых будет проходить. В таких зонах релакса использовать можно все — мягкие пуфы, подушки, места для подзарядки мобильных телефонов, столы и стулья. Здесь же можно разместить брошюры. 

Подарки и фото на память

Брендированные подарки — эффективный способ не только создать положительную ассоциацию с брендом, но и сохранить ее в памяти. Ручки, кружки, блокноты — вариантов может быть масса, главное учитывать потребности целевой аудитории.

Не забудьте правильно и оригинально оформить подарки. Стильные сумочки или боксы с логотипом многим захочется сохранить. Еще один работающий прием — раздавать сувениры в обмен на визитку. Это позволит собрать максимум контактов и привлечь новых клиентов.

Брендирование фотокабины или стены — универсальный ключи в социальные сети участников. Можно украсить стены хэштегами компании, создать фирменную рамку, нанять профессионального фотографа в брендированной одежде.

Потехе — час

Разрядите обстановку события мини соревнованиями или настольными играми с фирменными логотипами. А положительные эмоции, которые возникнут в процессе игры неизбежно будут связаны с компанией-спонсором.

Это лишь часть возможных вариантов интеграций, их количество ограничивается только фантазией организаторов. Главное условие — событие должно коррелироваться с маркетинговой стратегией спонсора. Только так удастся создать максимально выгодное сотрудничество.  

Эффективная интеграция с приложением

Сервис Maxi Events отлично знает как сделать любое мероприятие более привлекательным для парнеров и спонсоров. Функция Рекламные блоки позволит разместить любую информацию о спонсорах и партнерах прямо в приложении, тем самым охватив каждого участника мероприятия. Забудьте о рекламных листовках и каталогах — это лишняя трата денег и времени. Приложение Maxi Events ознакомит участников события с партнерской продукцией и спонсорскими услугами. Вы сами сможете настроить частоту показа каждого рекламного блока. И что не менее важно — получите полную статистику по показам и кликам для анализа и отчетности.

Не бойтесь экспериментировать, тестировать разные каналы и способы. И не забывайте, что анализ и статистика — ключевые моменты сотрудничества со спонсорами и партнерами в будущем. Все в ваших руках!

На что обратить внимание при организации онлайн-мероприятий

Сегодня переход в онлайн — это не мейнстрим, а скорее вынужденная необходимость в условиях новой реальности. Все больше компаний привлекают внимание к продукту и продают его без личного контакта с потребителем. Такая тенденция вывела онлайн формат проведения мероприятий на новый уровень.

Потоки ежедневных онлайн-трансляций исчисляются сотнями — конференции, вебинары, виртуальные тимбилдинги, тренинги и даже корпоративы. Но далеко не все они могут похвастаться грамотной и работающей схемой проведения события. Сегодня мы поговорим о том, как грамотно организовать онлайн мероприятие, в чем особенности таких ивентов и на что обращать внимание при подготовке.

С чего начать

Каждый человек, посещающий мероприятие, преследует одну цель — открыть для себя что-то полезное. Будь то новые знания, нетворкинг, вопросы творчества или другие моменты. Поэтому на начальном этапе подготовки необходимо осознать, почему люди должны заинтересоваться конкретным ивентом. Только после четкого определения этих целей, можно смело переходить к подготовке контента. Материал должен не только соответствовать теме, но и раскрывать идею, которую необходимо донести до участников. 

Здесь важно не забывать о золотом правиле ораторов: краткость — сестра таланта. Не стоит пытаться уложить огромное количество информации, пусть и очень важной, в один ивент. Лучше разделить материал на несколько логически завершенных частей.

Следующий шаг — выбор платформы. Их сегодня существует немало, каждая обладает своим набором функционала. Следует выбирать ту, которая максимально соответствует целям мероприятия. Подробнее о выборе площадки читайте в обзоре площадок для виртуальных событий.

Как сделать онлайн мероприятие интересным

Поддерживать интерес зрителей, находящихся на неизвестном расстоянии, довольно сложно. На данном этапе целесообразно подумать над тем, почему люди должны захотеть участвовать в конкретном ивенте. Им нужна причина. Это может быть реклама в соцсетях, конкурсы с подарками, общение в чате, ответы на вопросы в режиме реального времени и пр.

После запуска трансляции зрители должны стать неотъемлемой частью мероприятия. И здесь на первый план выходит общение:

  • предварительное освещение мероприятия в соц сетях — налаженный диалог между участниками побудит их задавать вопросы и высказывать свое мнение, это позволит лучше понимать настроение аудитории;
  • настройка чата в режиме реального времени — ответы на вопросы спикера;
  • ответы на вопросы зрителей в формате видеочата;
  • проведение опроса во время онлайн трансляции.

В реализации этих задач крайне важна работа модераторов. Именно они контролируют ведение чата, помогают участникам решать технические проблемы, делают запись ивента. Хотя каждая площадка генерирует свою запись, стопроцентных гарантий, что на выходе удастся получить видео достойного качества, все же нет. 

Ставка на глобальность

Главное преимущество “всемирной паутины” заключается в том, что она стирает все видимые границы, разрушает географические барьеры. В онлайн мероприятии могут принять участие жители разных стран, что существенно расширяет целевую аудиторию. Учет часовых поясов, перевод текста спикера — все это необходимо учесть еще на этапе подготовки. 

Будущее непредсказуемо, но говорить о скором возврате к офлайн формату пока не приходится. Поэтому организаторам важно искать новые пути привлечения аудитории, переходя в онлайн. Существенно упростить процесс подготовки к онлайн мероприятию поможет приложение Maxi Events. Удобный и доступный интерфейс, множество функций для подготовки и изменения программы ивента, создания библиотеки материалов, взаимодействия с участниками через систему сообщений — эти и другие функции помогут грамотно подготовить и провести мероприятие, независимо от его формата. 

Все о работе с волонтерами на мероприятии

Для проведения массовых мероприятий частные компании и общественные организации нередко привлекают событийных волонтеров – добровольцев, готовых оказать безвозмездную помощь. Большинство потенциальных волонтеров – люди, которые планируют в будущем заниматься организационной деятельностью и хотят набраться опыта. Поэтому бесплатных добровольных помощников можно найти буквально на любое мероприятие, начиная от художественной выставки, фестиваля и благотворительной ярмарки, заканчивая научными конференциями.

Где найти добровольных помощников для проведения мероприятия

Есть два пути поиска волонтеров: самостоятельный и через специальные организации (ресурсные центры). Для самостоятельного подбора помощников нужно создать и раскрутить сообщество мероприятия в соцсетях. После того, как анонсированное событие вызовет интерес у множества людей, останется опубликовать сообщение о поиске волонтеров и принимать заявки от энтузиастов. 

Чтобы не ошибиться при наборе добровольцев, важно побеседовать с каждым претендентом лично хотя бы 10-15 минут. Несмотря на безвозмездность их участия, отбор должен быть всегда. Так вы сможете присмотреться, с кем из претендентов работать будет более комфортно и надежно. Также рекомендуем взять в команду нескольких «запасных» участников на случай, если кто-то откажется в последнюю минуту.

Чтобы найти волонтеров через ресурсные центры, организатору мероприятия нужно только подать заявку и указать пожелания к потенциальным помощникам. Как правило, от ресурсных центров придут событийные волонтеры, регулярно участвующие в проведении мероприятий и владеющие организаторскими навыками. Их опыт и навыки будут весомым преимуществом. Однако учтите, что в некоторых случаях такие помощники могут вступать в споры с организаторами и навязывать им свое видение по тем или иным вопросам. 

Вне зависимости от способа подбора помощников, организатору необходимо заранее собрать команду и провести детальный инструктаж. Каждый из волонтеров должен еще до начала мероприятия ознакомиться со своими обязанностями и зоной ответственности.

Важно: если число помощников превышает 5-7 человек, нужно назначить координатора волонтеров, который будет управлять действиями всей команды. Координатором может быть как сотрудник компании-организатора мероприятия, так и самый опытный и ответственный доброволец. 

Какие задачи можно делегировать волонтерам, а какие – нельзя

Перед началом мероприятия волонтерам необходимо выдать экипировку: форменные футболки (косынки, бейсболки, накидки, пр.) и бейджи. На бейджах обязательно должно быть указано имя помощника, а также его статус на мероприятии. Писать на бейджах добровольцев слово “Персонал” нельзя. 

Волонтеры на общественных мероприятиях берут на себя часть задач организаторов. Они встречают и регистрируют гостей, раздают промо-материалы и сувенирную продукцию, берут на себя несложные организационные вопросы. На масштабных событиях, предполагающих разделение пространства, волонтеры могут отвечать за функциональность отдельных зон. Также допускается привлечение помощников на этапе подготовки мероприятия. К примеру, волонтерам можно поручить несложные задачи — сверить список гостей, оформить стенды с промо-материалами и пр.  

Нагружать добровольцев физически тяжелой или грязной работой – дурной тон. Также нельзя поручать волонтерам задачи, связанные с деньгами (к примеру, продажу билетов). Такие обязанности могут быть возложены только на материально ответственное лицо.

Как управлять командой помощников во время проведения мероприятия

Удобный и надежный способ координации действий волонтеров – настройка приложения мероприятия в конструкторе Maxi Events и регистрация в нем всех участников. В приложении доступны функции составления и изменения программы мероприятия, отправки сообщений отдельным участникам и в общий чат, создания библиотеки материалов и еще ряд полезных расширений.

Через приложение участники, в том числе и волонтеры смогут быстро ознакомиться с программой события и своими задачами, узнать о возможных коррективах первоначального плана и оперативно связаться с организатором.

Как отблагодарить волонтеров

Волонтеры работают бесплатно, но организатор должен обеспечить им горячее питание и выделить помещение для отдыха. Также важно, чтобы за каждую функциональную зону несли ответственность не один, а несколько помощников. В этом случае волонтеры смогут без проблем отлучиться, чтобы поесть и отдохнуть.

После успешного завершения мероприятия, принято дарить добровольным помощникам сувениры, вручать благодарственные письма и грамоты. Если у события были спонсоры и партнеры, их продукция также может стать отличной материальной благодарностью волонтерам. А отдельные организаторы всегда дарят добровольцам экипировку, в которой они были на мероприятии — фирменные футболки, бейсболки и другие элементы одежды с логотипом события.

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.