Начнём с того, что часть нашей команды имеет огромный опыт в организации тимбилдинга для очень разных клиентов. Максимальный стаж — больше 17 лет, а суммарный — более 100 лет на всех. И нам захотелось поделиться тем, что мы любим и умеем делать.
Работу над написанием чек-листа мы выделили в три этапа:
Написание полного плана подготовки к проведению тимбилдинга со всеми возможными вариантами его реализации: на площадке клиента или в арендованном пространстве, с местным питанием или приглашенной службой кейтеринга, на открытой площадке или в закрытом помещении.
Оформление плана подготовки в виде контрольных вопросов: проверено ли? закуплено ли? согласовано ли? и так далее..
Вычитка получившегося чек-листа с другими организаторами тимбилдинга и внесение правок, если они появлялись.
В итоге у нас получился детально проработанный и потому очень объёмный чек-лист на 275 вопросов. Все вопросы сгруппированы по зонам ответственности, их удобно распечатать и раздать своим сотрудникам для успешной подготовки мероприятия.
Чек-лист доступен всем пользователям платформы MAXi Events, при этом регистрация не занимает много времени и открывает доступ к бесплатному набору сервисов.
Уже зарегистрированы? Сразу переходите в библиотеку.
Ещё не являетесь пользователем платформы — регистрируйтесь прямо сейчас:
Ссылка на скачивание чек-листа придёт в течение 15 минут после регистрации в сервисе.
9 сентября 2020 года, в рамках сотрудничества с российским Общенациональным Союзом Некоммерческих Организаций (rosnko.ru) мы приняли активное участие в семинаре «Информационная открытость поставщика социальных услуг: тренды 2020».
Организаторы семинара подготовили насыщенную программу: рассказали не только о целях и формах информационной открытости НКО, но и показали практические инструменты для информирования общественности о деятельности некоммерческих организаций.
Представитель Maxi Events, Александр Колесников, рассказал на семинаре о том, как мобильное приложение может быть полезным НКО. А также о том, как можно получить приложение от Maxi Events совершенно бесплатно для благотворительных мероприятий.
По итогам семинара более десяти организаций подали свои заявки на поддержку от нашей команды. Однако, приём заявок еще не закончился — отправить свой проект на рассмотрение можно через форму на нашем сайте: https://web.multievent.online/ru/charity
Целью каждого мероприятия является приобретение выгоды. Конференции организуют, чтобы выгоду получили не только организаторы и/или спикеры, но и участники, в виде новых знаний, связей, знакомств. Выставки проводятся для выгоды не только экспонентов, но и посетителей. Расчет дохода от коммерческого события прост: умножаем стоимость билета на количество участников и вычитаем расходы.
Как быть с многочисленными некоммерческими мероприятиями? Они тоже проводятся для чьей-то выгоды? Ответ: конечно, да! Все они, ну или почти все, проводятся для выгоды его участников или общества в целом. Эту «выгоду» тоже нужно стараться считать в денежном эквиваленте — это позволяет сравнивать полезность разных некоммерческих мероприятия или рост полезности одного мероприятия, которое периодически повторяется.
Как рассчитать выгоду от некоммерческого мероприятия?
Давайте попробуем посчитать общественное благо на примере одного конкретного типа мероприятий — социальной поддержки незащищенных слоёв населения, которое особенно развилось во время эпидемии COVID-19.
Суть этих акций заключалась в том, чтобы объединить следующие ресурсы: * людей, которые могут помочь деньгами или продуктами, * волонтеров, которые смогут забирать продукты, сортировать по корзинам и разносить их нуждающимся, * адреса этих самых нуждающихся.
Предположим для примера, что в ходе акции смогли помочь 100 семьям, которым развезли продуктовые корзины стоимостью 1500 рублей каждая (будем считать, что все продукты достались от торговых сетей бесплатно). Всё это стало возможным, благодаря силам десяти волонтеров, которые бесплатно работали в течение пяти дней в офисе одного из этих волонтеров, пока его бизнес простаивал.
Тогда чтобы посчитать выгоду такой акции мы сможем использовать примерно такую формулу: Стоимость продуктов = 100 корзин * 1.500₽= 150.000₽ Работа волонтеров = 10 человек * 1/4 средней зарплаты в регионе (посчитаем от 30.000 рублей)= 10*7.500₽ = 75.000₽ Стоимость бензина (нам ведь для развоза понадобилась машина, которую предоставил один из волонтеров) = 40 литров * 45₽ = 1.800₽ Аренда помещения (да оно простаивало, но за него кто-то платил аренду) = допустим, ещё 10.000₽
Итого: 150.000 + 75.000 + 10.000 + 1.800 = 236.800₽ — это и есть сумма общественной выгоды, которую сформировала команда волонтеров на этой акции.
Почему продуктовые корзины были посчитаны? Мы их включили в расчёт, потому что благодаря усилиям волонтеров чей-то товар стал общественной собственностью, которым это общество (в лице волонтеров) распорядилось.
Всю ли работу считать общественным благом? В своей практике в качестве «общественной выгоды» мы всегда считаем только ту работу, которая выполнялась без оплаты. Ведь если кто-то получает зарплату — это его личная выгода от мероприятия.
Для чего нужно считать эту выгоду?
В первую очередь, для собственной статистики и отчётности: в конце года приятно подвести итоги работы не только в формате «ну что-то тут сделали» или «провели 15 больших мероприятий», а «создали для общества полезности на ХХХХХХ рублей».
Во-вторых, ваши дарители должны понимать какая часть от общего «пирога полезности» была создана именно ими. Те кто вложил не так много, наверняка, в следующий раз рассмотрят вариант помощи в более крупном размере, ведь при правильной работе участие волонтеров многократно умножает каждый вложенный рубль помощи.
Ну и, в третьих, стоимость общественного блага, которое создаст ваше мероприятие, нужно активно использовать для получения поддержки от новых спонсоров и партнёров.
Наш сервис Maxi Events активно помогает некоммерческим проектам, которые создают пользу для общества. Здесь можно узнать подробнее.
Вывод
Конечно, те кто занимаются организацией некоммерческих и благотворительных мероприятий — большие молодцы! И в праве рассчитывать на поддержку окружающих людей и бизнеса. Но для того, чтобы каждый участник мог понимать вес своего вклада в общее дело — всё нужно внимательно считать и реально оценивать.
Друзья, творите добро, и оно вам обязательно вдвойне вернется!
Международный фестиваль ART-PRAKTIK стал активным пользователем нашей системы — участники следующих 50 мероприятий по всему миру будут пользоваться приложением Maxi Events.
Мы собрали в данном кейсе основные функции приложения, которые решили использовать организаторы фестиваля на первом мероприятии.
Давайте для начала расскажем, что такое ART-PRAKTIK: это международный фестиваль, в котором участвуют те, кто заинтересован в собственном психологическом развитии и в получении новых навыков подобной работы с клиентам. Отсюда и появились основные задачи приложения: подробная актуальная программа мастер-классов с указанием аудиторий, информация о спикерах и тренерах с указанием их контактных данных (чтобы потенциальные клиенты могли их найти в любое время), список партнёров фестиваля, которые оказали поддержку фестивалю.
Регистрацию участников в приложении решили оставить открытой, для чего на входе и рядом с аудиториями разместили QR-коды.
Программа мероприятия
Сама программа содержала как большие тренинги «для всех», так и параллельные сессии, разбросанные по разным аудиториям. В данном случае был выбран последовательный стиль записи событий.
Список спикеров
Данный список содержал подробные визитные карточки докладчиков и тренеров, которые вели мастер классы. Со всеми контактами: телефоном, email и адресом странички в социальных сетях.
Результаты
Установило приложение 45% участников
Среднее время, проведенное в приложении составило 47 минут
У нас появились идеи для новых разделов в приложении, которые улучшат коммуникацию с участниками мероприятия и помогут тренерам лучше продвинуть свои тренинги.
В начале этого года мне довелось читать небольшую лекцию в одном пражском коворкинге. Для своей презентации решил создать слайд с перечнем технологий, которыми наши ребята-программисты пользуются каждый день, чтобы делать свою работу. Бросил клич и попросил прислать названия сервисов, языков программирования и фреймворков (сред разработки), с которыми они связываются на каждодневной основе.
Для меня самого это оказалось весьма познавательным моментом: с некоторыми сервисами я никогда даже не встречался, а про другие только слышал. Сам я непосредственно работал лишь с некоторыми вещами из этого большого списка.
Ну что ж, опишу и вам несколько инструментов, с которыми мы сталкиваемся, чтобы делать наш сервис:
Серверная часть
Это ядро нашего сервиса. Состоит оно из двух частей: сервер хранения данных (мы используем платформу Google Firebase) и выделенные сервера на Apache для обработки данных (как тот, где находится административная панель сервиса).
Для безопасности данных мы используем SSL протоколы, но это, скорее, уже просто стандарт для всех.
Ежедневно на сервере появляются сотни и тысячи новых строк кода. Чтобы держать руку на пульсе, на серверах установлены специальные программы, помогающие толпе программистов иметь под рукой самую актуальную версию файлов, чтобы вносить правки и улучшать систему.
Админка
Административная панель у нас работает на PHP и JavaScript. Разрабатывается в среде Laravel + Vue.js На этом мои познания заканчиваются, поскольку никогда не сталкивался с этим инструментарием.
Для админки мы используем VPS сервера — их для административной части у нас два: «продакшн» с рабочими файлами и «песочница» — для отладки новых функций. Такая распределенная система помогает тестировать код до того, как он попадет в рабочую среду, и вы сможете его применить в деле.
Обычный хостинг мы тоже используем — на них у нас находится «витрина» сервиса: основной сайт с описание сервиса, этот блог, сайт Академии и Центр поддержки пользователей. Такая система — это гарантия, что у вас будет доступ к справочной информации, даже если всё упадёт (но мы верим, что такого никогда не случится).
Мобильная часть
Тут могу рассказать, что мобильное приложение у нас собрано в среде ionic с применением Angular и Cordova. Пишется приложение на языке Swift сразу для обеих платформ: Android и Apple, что позволяет выпускать релизы с обновлениями почти одновременно.
Мобильное приложение построено таким образом, что контактирует исключительно с серверами Google, у которых известный запас прочности и отказоустойчивости. Отсутствие связи с Apache серверами гарантирует уверенное скачивание файлов. Например, фотографию спикера или файл его презентации могут одновременно запросить десять тысяч участников вашего форума — и наш сервис спокойно вытянет такую нагрузку.
По нашей оценке мы с лёгкостью можем выдержать даже 100 тысяч пользователей приложений — участников нескольких мероприятий, работающих с нашим сервисом в один день. Одно условие: чтобы гарантировать высокий уровень сервиса, мы просим сообщать о дате проведения вашего мероприятия — тогда мы сможем спланировать нагрузку и быть наготове «на всякий случай» (дата мероприятия указывается в настройках события, никаких других уведомлений отправлять не нужно).
Дизайн интерфейсов
Это та часть работы, которая не касается напрямую программирования, но непосредственно влияет на него. Первоначальный дизайн мы создаём в Axure (в этом десктопном приложении легко создавать прототипы новых модулей и расширений), а вот все его доработки — исправления внешнего вида, дизайнеры творят в Figma — профессиональном сервисе для отрисовки интерфейсов сайтов и мобильных приложений.
Вот, пожалуй, краткое описание всего того, с чем работают наши программисты (ну или работали на момент моей лекции в том коворкинге).
Нужно ли нам с вами разбираться во всём этом разнообразии языков программирования и инструментах? Скорее всего нет. Ведь нам с вами важно, чтобы всё хорошо работало и не давало сбоев. Хотя иногда любопытство берет верх и хочется заглянуть «под капот» в целях саморазвития.
В следующий раз расскажу, как мы планируем свою работу и ставим перед собой задачи.
