Автор: Lolita Sokolova

Сегодня мы решили разобраться с основными тонкостями, которые помогут выбрать для вашего мероприятия площадку, приближенную к идеалу.

Формат и тип мероприятия

Это самый важный критерий, от которого зависит выбор площадки. Надо сразу понять, чего хочет заказчик: симпозиум, конференция, семинар, круглый стол требуют наличия актового или конференц-зала с мультимедийным оборудованием и местом для фуршета или кофе-брейка; любители активного отдыха захотят квест-вечеринку или тимбилдинг на природе. Детский праздник, корпоратив, свадьба, молодежная вечеринка, встреча выпускников – все это требует различного подхода к выбору площадки.

Бюджет мероприятия

Очень важно согласовать с заказчиком сумму, которую он готов потратить на данное мероприятие. Стоимость площадки можно немного снизить: будние дни чаще всего дешевле, чем выходные, есть акционные предложения, например, при раннем бронировании или при 100%-ной предоплате, а можно увеличить чек за еду вместо повышения стоимости аренды помещения.

Количество посетителей

Маленькая вечеринка или корпоратив целого предприятия – совершенно разные мероприятия по своей организации. Поэтому помните: огромный зал не следует арендовать для 20 гостей на свадьбу, а 500 участников конференции не поместить в зале на 100 посадочных мест. А на многих мероприятиях посещаемость вообще может стать залогом их успешности.

Поиск площадки

Есть несколько способов найти то, что вам нужно:

— опыт сотрудничества — предложите клиенту ту площадку, с которой вы уже работали для аналогичного мероприятия;

— партнерский опыт — обратитесь к коллегам по event-бизнесу;

— коммуникативный опыт — просто общение и общение в соцсетях никто не отменял;

— бизнес-опыт — есть специальные компании или даже Интернет-агрегаторы по поиску и бронированию площадок;

— и, наконец, личный опыт — выберите несколько площадок и самостоятельно посетите их.

Итак, вы подобрали, как вам кажется, «идеальную» площадку для данного мероприятия, но есть еще моменты, на которые стоит обратить внимание:

— бронирование: стоит задуматься об этом заранее (иногда очень заранее, чуть ли не за полгода), ведь мероприятие может быть запланировано на «горячий сезон» и свободного времени просто не окажется;

— доступность по местоположению: удобная геолокация площадки, близость к метро или другому общественному транспорту, необходимость трансфера, например, загород, наличие парковки для автомобилей;

— удобство гостей: комнаты отдыха, детские комнаты, гардеробы и комнаты для переодевания, туалеты, своевременный клининг, места для курения, гримерки – продумайте любую мелочь;

— оснащенность площадки: стильный и современный интерьер, реальная площадь помещения и ее вместимость, наличие мультимедийного, звукового и светового оборудования, создание комфортного и безопасного пространства (охрана, система вентиляции, кондиционирования и отопления, соблюдение санитарных норм и норм пожарной безопасности), мобильность, вариативность, полифункциональность  помещения или оборудования, освещение, комфортная мебель, возможность декорирования и проведения развлекательной программы, использования дополнительных элементов шоу (фейерверки, водное шоу, химические опыты и др.);

— обеспечение потребностей лиц с ограниченными возможностями здоровья: безбарьерный доступ для инвалидов-колясочников, наличие пандусов, специальных лифтов, погрузчиков, специальный транспорт, сурдотехника и сурдопереводчик, тифломаркеры пространства;

— «человеческий фактор»: вам и вашим клиентам должно быть комфортно с представителями площадки, ваши главные инструменты: вежливость, пунктуальность, четкость, демократичность;

— «Сытый клиент – довольный клиент», «Голодный гость – злой гость»: еда и напитки на мероприятии – отдельная тема, организация этого момента зависит снова от типа и продолжительности мероприятия, от количества гостей. Не забудьте уточнить возможность приносить свои напитки и угощения, наличие пробкового сбора.

Итак, вы нашли идеальную площадку и продумали все до мелочей, хорошего вам мероприятия! Ведь «Не место красит человека, а человек – место»! Теперь все зависит только от вас!