fbpx

Автор: Olga Cherepanova

Частые ошибки при организации мероприятий

Все в этом мире ошибаются, и event-менеджеры никак не могли стать исключением из правила. Однажды американский писатель У. Чаннинг сказал: «Ошибки – это наука, помогающая нам двигаться вперед». А если мы хотим преуспеть в своем бизнесе, то надо просто присмотреться к опыту коллег, понять, что становится причиной их ошибок, постараться не «наступать на чужие грабли», а уж тем более на свои. Давайте разбираться:

1. Работа в команде: тут все просто – не стоит брать слишком много на себя, тащить все за всех, важно доверять своим партнерам и подчиненным, уважать мнение и труд каждого, возможно применение «метода конвейера», когда каждый участник проекта будет отвечать только за свою «маленькую деталь» общего дела, научитесь делегировать обязанности. Доверие и профессионализм – две составляющие успеха команды.

2. Планирование: важную роль играет не только наличие плана работы, но и его качество. Вами должна быть учтена любая мелочь, даже, возможно, мало относящаяся к делу. Найдите сотрудника-пессимиста, который будет отрицать все, что запланировано, например, «А если дождь…», «А если кто-то опоздал…», «А если ведущий заболел…» и др. В своем алгоритме мероприятия учтите все его «Если», все негативные варианты развития событий.

3. Время: это понятие многогранно. Будьте пунктуальны, требуйте того же от команды. Не беритесь за «горящие» заказы – работа на выжигание себя не стоит никакой прибыли, а проекты на скорую руку от ошибок точно не застрахованы. А ошибки в нашем деле чреваты подорванной репутацией и малым количеством заказов. И никогда не меняйте ничего в последнюю минуту. Концепция разработана не вчера, все участники готовы, и сиюминутное желание «что-то исправить» только навредит.

4. А теперь самое главное – Я. Очень многое зависит от личности организатора. Да, Я — активный, уверенный в себе, коммуникабельный, ответственный, творческий, опытный профессионал. Но любого человека иногда заносит: уверенность в себе превращается в самоуверенность, активность – в излишнюю суетливость, коммуникабельность – в болтовню, опыт регрессирует, а креативность и профессионализм покрываются налетом шаблонов и стереотипов. Как этого избежать? Прислушиваться к замечаниям и советам коллег и клиентов, постоянно саморазвиваться, посещая тренинги, мастер-классы и открытые мероприятия. Идите в ногу со временем, не бойтесь инноваций event-индустрии. Будьте пластичны и динамичны, готовы подстроиться под любую ситуацию. Не теряйте головы и чувства юмора. Будьте спокойны, скажите «нет» волнениям и стрессу. Вы – Профессионал своего дела.

А самое важное – не бойтесь совершить ошибку, опыт – дело наживное, всегда есть время сделать работу над ошибками, узнать причины их появления, а главное – постараться никогда их не допускать и не повторять.

Спонсоры и партнёры

Каждый организатор знает, как непросто найти спонсоров на свое мероприятие. Кому-то недостаточно упоминаний их бренда, кто-то хочет обратной связи от участников события. Реально ли подобрать такие условия сотрудничества, чтобы партнеры сами захотели прийти?

С одной стороны брендам очень выгодно живое общение с потребителями. Публичные мероприятия позволяют им взаимодействовать напрямую с выбранной аудиторией, знакомить с продукцией, напоминать о бренде. Но в противовес этому многие спонсоры экономят средства, так тщательно отбирая мероприятия, что организаторы начинают жаловаться на уменьшение денежной помощи.

Если проанализировать как обстоит дело с упоминанием спонсоров в реальности, станет ясно, почему не все довольны результатом.

Огромный баннер с множеством наслаивающихся друг на друга логотипов.

Упоминание в буклетах, которыми чаще обмахиваются, чем читают.

Отсутствие обратной связи от участников. Нет возможности отследить, кто реально заинтересовался и перешёл на сайт.

Партнёр хочет получить новых клиентов и прибыль, которую они принесут. А ваше мероприятие это один из способов рекламы. Конечно выбирать его он будет с умом.

Так есть ли способ в условиях жёсткой конкуренции найти спонсоров? Конечно, если использовать приложение Maxi Events.

Какие возможности оно нам даст?

✔️Вместо баннеров — рекламные блоки. Не нужно вглядываться в логотипы и гадать, заметят ли их клиенты. В каждой вкладке приложения обязательно будет показан логотип партнёра.

✔️Витрина с товарами спонсоров.

✔️Специальный раздел «Партнеры» с визитной карточкой спонсоров.

✔️Отправка рекламных сообщений через Push-сообщения.

✔️Привлечение дополнительного внимания посетителей к стендам и выставкам брендов.

✔️Возможность прикрепить ссылку на сайт. Партнёр точно увидит, кто перешёл к нему на страницу.

Превратить смартфоны участников в рекламный канал, разве не этого хотят все предприниматели? Вместо уговоров превратите поиск партнёров во взаимовыгодное сотрудничество.

Главные качества, без которых не обойтись event-менеджеру

Event-менеджер, великий организатор, этакий многорукий Шива. С его лёгкой руки любой праздник из сложного пазла раскладывается в четкую картинку. Он знает что нужно именно тебе, поэтому результат всегда радует.

Какие же качества должны быть у этого супер-человека?

✔Умение разбираться в людях. Этакий психолог, пусть и без корочек специалиста. Люди разные, ко всем нужен свой подход. Кто-то не знает, что он хочет, называя взаимоисключающие требования. Кто-то робеет и пытается скрыть истинные желания. Трудно угодить не сумев разговорить человека.

✔Следующее качество плавно перетекает, дополняя предыдущее. Коммуникабельность. Найти подход ко всем. Реально ко всем. Взбалмошному музыканту, заносчивому ведущему (не то что все они высокомерны, но встречаются и такие), придирчивому клиенту. Быть своим среди чужих.

✔Гибкость. Сейчас всё идет по плану, но внезапно в выбранном ресторане находят стафилококк! Ужас какой, подумает обыватель и расстроится. Но не наш герой. В короткие сроки он найдет другой, подходящий по всем параметрам ресторан, и даже запросит у него свежий отчёт проверки Роспотребнадзора. На всякий случай. Лучше сделать шаг наперед. Это конечно совсем крайний пример, но там где есть люди, всегда мобильность, приходится гибко двигаться следом.

✔Лидерство. За ним должны идти. Организация мероприятие это труд многих людей, от простого работника до престижного музыканта. Попробуй собрать всех вместе.

✔Креативность. Праздники как у всех скучны. Настоящий менеджер искрами фейерверка распыляет новые идеи, каждый раз поражая клиентов.

✔Навыки тайм-менеджмента. Тут можно оставить без комментариев, но все же добавлю: успеть за 24 часа все, при этом не сойти с ума сложно. Лучше сразу научиться выделять важные дела, не забывая про другие. Например про сон, ведь event-менеджер должен быть ещё и энергичным.

✔Энтузиазм и любовь к своему делу. Он просто должен гореть работой. Скучное просиживание часов здесь не прокатит. Мало того, никто просто не возьмёт на работу такого человека. Настоящий менеджер воспринимает каждое мероприятие как мини вызов себе. Сможет ли он сделать лучше, интереснее? Может добавить ещё огня? Нет пределу совершенства.

Вы уже поняли, что главные качества event-менеджера не ограничиваются стандартным описанием из должностной инструкции. Он всегда генерирует яркие идеи, быстро реагирует и постоянно на связи. Лучший помощник и друг на время праздника. Но самое главное, он даст гостям почувствовать мероприятие по полной, не отвлекаясь на посторонние мелочи.

Главные плюсы геймификации

Все любят играть в игры, и совсем не важно сколько им лет. Даже самый серьёзный начальник с удовольствием погрузится в мир фантазий, вдохновляясь необычной сюжетной линией и обстановкой.

Разрядить атмосферу, придать мероприятию командный дух, простимулировать участников — со всем этим справится геймификация. Этот современный метод сделает ваше событие по-настоящему запоминающимся.

Настоящий помощник в этом приложение Maxi Events. Его функционал позволяет реализовать:

✔️Конкурсы. За активное участие начисляются баллы участникам, которые в дальнейшем можно обменять на какие-либо бонусы (фирменные ручки с логотипом, коктейль в баре и тд.). А может дать шанс заработать солидную сумму баллов и выиграть возможность поужинать с генеральным директором компании?

✔️Квесты. Загружайте карты и отправляйте участников преодолевать различные задания и препятствия, с целью отгадать следующий пункт.

✔️Опросы. Проводите опросы, стимулируя оставлять комментарии и обратную связь. Кстати, за это тоже можно подарить немножко баллов.

 ✔️Викторины. Больше нет необходимости выкрикивать из зала или тянуть руку в попытке перехватить микрофон. Просто отвечаем на вопросы в самом приложении и определяем, кто же самый эрудированный участник на этот раз.

Ни для кого не будет сюрпризом, что многие мероприятия являются добровольно-принудительными. Начальник поставил в план мероприятие, а значит все сотрудники обязаны прийти. В этом случае игровой формат с начислением баллов и фиксацией действий позволит превратить пассивных слушателей в активных участников. Мало кто захочет остаться в стороне, особенно если на кону интересный приз.

Еще одна сфера применения геймификации — образовательные программы. Оценить и начислить баллы необходимо, но как не скатиться до банальных двоек и пятерок? Главному инженеру точно не захочется вновь почувствовать себя школьником. Используя индивидуальные QR-коды, приложение может автоматически начислять баллы за присутствие на лекциях, вопросы спикерам, сообщения в онлайн-обсуждениях, успешное прохождение тестов и выполненные задания. Эффективность обучения повышается.

Возможности геймификации ограничиваются лишь фантазией организатора. Пиратский квест по поиску закопанного клада, с загадками и виртуальными записками прямо на карте. Побег от злодея, где каждая отмычка — очередной тест. Реально всё.

Решайте сами, каким вы хотите видеть свое мероприятие. И воплощайте вместе с Maxi Events.

Мифы и заблуждения

Мир меняется каждую секунду, приспосабливаясь под новые реалии. Быстро, легко и главное бесконтактно — вот современные требования. Касаются они и организации мероприятий. Реально ли на расстоянии сделать идеальную конференцию? Минимизировать все риски, но провести нужную выставку? Конечно, в этом поможет конструктор Maxi Events. Соберите свое приложение сами!

Вот тут-то и появляются первые страхи, блокирующие наши возможности. Может по старинке, расписать всё на бумаге? И сделать обзвон по телефону, а нужные документы по почте разошлем!

Без паники, давайте пройдемся по самым распространенным мифам:

1. Это сложно

Вам не придется программировать, настраивать коды или нанимать верстальщика.
Понятный конструктор все сделает за вас. Также вам в помощь будет целая библиотека подсказок.
Хотите изучить возможности приложения на 100%? Запишите своих сотрудников на онлайн-обучение в академию Maxi Events.

2. Это долго

Буквально за пол часа после регистрации все нужные блоки будут в вашем распоряжении, а вся необходимая информация будет доступна в приложении. Никто лучше вас не знает, как должно выглядеть ваше мероприятие. Так создайте его сами, использовав все возможности конструктора.

3. Это дорого

Это очередное заблуждение, которое останавливает многих. Если говорить откровенно, очень даже выгодно. Пусть каждый сделает выводы для себя. Вы приятно удивитесь. Можно не ограничивать масштабы, даже самые многочисленные события не ударят по вашему кошельку. Ознакомиться с ценником можно на нашем сайте.

4.Это всё не то

На выходе у вас получится индивидуальное приложения под все ваши запросы, с возможностью загрузки программы, описания каждого события, информации о спикерах и партнёрах и многое другое. Геймифицируйте, пусть ваше мероприятие останется в памяти как что-то новое, интересное, неожиданное, а главное современное. С приложением Maxi Events это возможно!

  • 1
  • 2

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.