Библиотека как локация для мероприятий: что можно провести и как договориться об аренде?

Когда вы подбираете локацию для мероприятия, что первое приходит в голову? Конференц-зал в модном отеле, выставочном или бизнес-центре? А как вам идея провести нетворкинг, семинар или мастер-класс в… библиотеке! Если такая идея вас удивила, значит, вы давно не посещали современные библиотеки. Иначе вы бы знали, что эти учреждения вовсе не похожи на советские библиотеки с пыльными залами, скучным интерьером и строгими сотрудницами.

Конечно, концерт или спортивные соревнования (за исключением турнира по шахматам) в такой локации не организуешь. Но вот для лекции, презентации, заседания клуба по интересам и многого другого библиотека станет отличной альтернативой конференц-залу. А дальше мы расскажем, какие именно помещения этого учреждения подойдут для проведения мероприятия и с кем можно договориться об их аренде.

Современная библиотека – удачная локация для проведения мероприятий

Министерство культуры России активно финансирует библиотеки в рамках проекта «Библиотека нового поколения». Цель этого проекта – создать культурное пространство и вернуть населению желание участвовать в культурной жизни. Чтобы достичь поставленной цели, разработчики проекта в первую очередь сделали ставку на реорганизацию внутреннего пространства библиотек. Теперь в муниципальных библиотеках есть не только стеллажи с книгами и читальный зал, но и такие пространства как:

• зоны для индивидуальных и групповых занятий;
• зоны для выставок и инсталляций;
• зоны для занятий творчеством;
• детская игровая зона;
• места для отдыха и релаксации;
• зона с кофемашиной, вендинговыми автоматами или мини-буфет.

Стильный интерьер, красивая удобная мебель, большое пространство для проведения выставок и размещения инсталляций – все это делает современные библиотеки идеальной локацией для проведения широкого спектра мероприятий. К примеру, в выставочной зоне можно организовать выставку, в помещении для групповых занятий – конференцию или семинар, а в комнате для творчества – творческий вечер или мастер-класс.  

“Кто есть кто” в библиотеке: кого искать и с кем договариваться

Если местная библиотека заинтересовала вас в качестве локации, не откладывайте в долгий ящик переговоры с руководством. Чтобы получить разрешение на проведение мероприятия, вам нужно обратиться к директору или к его заместителю по социокультурной деятельности. Если вы не знаете, где найти контакты этих специалистов, не беда. Просто позвоните или подойдите в библиотеку в рабочее время, и сотрудники вам все подскажут.

При общении с директором или его заместителем подробно расскажите, какое мероприятие планируете провести, каким будет его формат, на какую дату и на какое количество людей требуется помещение. Узнайте цену аренды на нужную дату и, если она вас устроит, сразу же забронируйте локацию: подпишите договор аренды и возьмите квитанцию для оплаты. С оплатой не затягивайте, поскольку желающих арендовать помещения современных библиотек много.

Аренда локации – хорошо, а взаимовыгодное сотрудничество – еще лучше

Если хотите заинтересовать своих гостей, грех не воспользоваться возможностями, которые предоставляет локация. В библиотеке есть много современных книг и материалов, посвященных теме вашего мероприятия. Договоритесь с директором о создании стенда из таких книг и о предоставлении участникам мероприятия доступа к Национальной электронной библиотеке. Ваши гости наверняка захотят углубиться в тему, и библиотека получит новых читателей, а вы – расположение директора библиотеки и репутацию компетентного организатора.