fbpx

Тимбилдинг: что необходимо знать перед проведением?

Главной задачей тимбилдинга признано считать сплочение коллектива. При помощи различных игр, конкурсов и заданий участники в коллективе повышают командный дух, сплачиваются, и как показывает практика, отношения  Чтобы успешно выполнить эту задачу необходимо помнить об основных принципах организации тимбилдинга. Следуя ниже изложенным принципам, можно быть уверенным, что методика тимбилдинга принесёт желаемый результат.

Итак, рассмотрим шесть принципов успешного проведения тимбилдинга. 

  1. Следуйте плану

 Так как тимбилдинг проводится поэтапно, необходимо четко сформулировать план проведения данного мероприятия и придерживаться его. Проработать план приветствия всех участников, саму программу тимбилдинга и его окончание. Недостаточно придумать один план, нужно также составить тайминг мероприятия. Рассчитайте оптимальное количество времени для всех пунктов в плане, желательно с небольшим резервом времени. Тогда не придется всех торопить и подгонять, и главное самим не паниковать что все пошло не по плану. 

  1. Уделите внимание деталям

Успешный результат во многом зависит от мелочей. Внимание к каждой детали – дополнительная монетка в копилку успеха тимбилдинга. Важно всё: вплоть до трансферов, посуды, фирменного оформления и музыкального сопровождения. Подберите качественное оборудование для мероприятия. Также важно иметь под рукой техника, монтаж оборудования — дело непредсказуемое. Хорошо продуманные детали обеспечат вам успех в результате.

  1. Выберите профессионального ведущего

Главную роль в тимбилдинге, безусловно, отдают ведущему. Это должна быть яркая личность, способная задать команде позитивное и бодрое настроение. Внесите в программу немного креатива, ведь никому не понравятся давно знакомые всем конкурсы и задания. 

  1. Активизируйте всех участников

Очень важно, чтобы активность в мероприятии принимали все участники. Старайтесь вовлекать всех по максимуму, в этом вся суть данного мероприятия. Никто не должен оставаться в стороне. Нужно, чтобы каждый чувствовал свою роль и важность участия.

  1. Тщательно проработайте меню

Чаще всего тимбилдинг длится бОльшую часть дня, вплоть до вечера. Мероприятие может пройти на высшем уровне, но непродуманное меню перечеркнет всё впечатление. Очень важно предусмотреть питание коллектива.Не забудьте согласовать меню для каждого участника, вдруг у кого-то аллергия на вами предложенное блюдо? Чтобы участник не ходил голодным и без настроения весь день, выбирайте оптимальные гастрономические сочетания. Профессиональный повар вас проконсультирует в этом тонком вопросе.

  1. Соберите отзывы

Обратная связь всегда необходима. Своими впечатлениями участники могут поделиться в любое время, необязательно это делать сразу по окончанию тимбилдинга и заставлять всех делиться отзывами. Сотрудники могут высказать свое мнение уже в офисе после проведения тимбилдинга. Важно всех выслушать. Не исключено, что будут и критиковать. Критика — тоже хорошо. Нужно отнестись к ней с пониманием и обязательно учесть ошибки на будущее. Ведь именно работа над ошибками позволит сделать следующее ваше мероприятие намного качественнее и на уровень выше.

Придерживаясь вышеуказанных правил, вероятность успешности вашего тимбилдинга значительно возрастает. Следуйте своему плану, концентрируйтесь на деталях, зарядитесь хорошим настроением и всё обязательно получится!

Event-сфера: мобильный стиль работы – мобильные инструменты

Даже начинающий event-менеджер мало времени проводит сидя в офисе. Насыщенный график наполняют разъезды по разным помещениям, встречи с клиентами, исполнителями, дизайнерами и многое другое.

Обязанность любого event – менеджера быть готовым к любому развитию событий. Для этого он не только должен быть мобильным, но и иметь под рукой различные мобильные инструменты.

Раскроем вам топ — 5 популярных и удобных приложений:

  1. Documents

Лучшее из лучших приложений для чтения документов, просмотра нужных таблиц и видеодокументов. Приложение позволяет отследить все изменения в документах, не терпящих отсрочек. Если вы находитесь далеко от офиса, Documents вас всегда выручит.

  1. Scanner Pro

Идеальное приложение для тех, кто не раз сталкивался с проблемой фотографирования нужных документов. С помощью приложения устройство становится сканером и превращает все размытые, неровные границы в четкое изображение с идеальным прочтением. Приложение также предоставляет всю информацию для печати соответствующего документа.

  1. LuxMeter

Удобное приложение для установки оптимального и правильного варианта освещения в помещении. Для определения необходимой мощности проектора достаточно просто определить параметры света с помощью приложения – просто навести телефон в нужную зону. Сообщаете техникам данные, и они советуют нужную модель проектора для четкого показа в выбранном помещении.

  1. Dropbox

Дополнительное место для хранения информации всегда очень нужно. Ни один опытный event – менеджер не может обойтись без облачного хранилища. Пользование облачного сервиса очень трудно переоценить. К примеру, у вас встреча с заказчиком совсем по другому вопросу. Между делом, ему захотелось посмотреть чертежи проекта, которые у вас под рукой — в дополнительном облачном хранилище.

  1. Maxi Events

Куда же без главного помощника в организации самого мероприятия? Для полноценного и успешного проведения мероприятия самого разнообразного масштаба и характера вам поможет мобильное приложение Maxi Events. Преимуществами использования данного приложения помимо широкого спектра полезных функций является удобство и скорость создания мероприятий. Приложение предоставляет лендинг для мероприятия, продажу билетов, план, схемы посадки, рассылает PUSH-уведомления, создаёт интересные опросы и многое другое. Создавая мероприятие, вы можете наполнять его контентом: программа, гости, спонсоры, участники и другое. 

Трудно представить хорошего event – специалиста без мобильных инструментов. Мы предоставили обзор наиболее удачных приложений для этой интересной профессии.

Помните, чем меньше времени вы тратите на мелочи, тем лучше результат вас ожидает.

Как приложение Maxi Events экономит время и упрощает организацию любого мероприятия?

Подготовка мероприятия не простое дело, нужно не просто учесть все потребности аудитории, но и быстро воплотить их в жизнь. Прибавьте сюда огромное количество задач, начиная от поиска помещения до приглашения спикеров и гостей. И людей, с каждым из которых приходится взаимодействовать, ожидая быстрого отклика.

Даже профессиональные event-менеджеры прибегают к помощи подручных средств. Что и говорить об обычном сотруднике, которого назначили ответственным за событие. Можно конечно по старинке записывать все в тетрадь, а затем делать массовую рассылку в соц.сетях, гадая, ответят ли сразу или ещё один день в бесцельном ожидание. Впрочем, это не единственный выход.

На помощь придет мобильное приложение Maxi Events. Пользу и преимущества использования его на своих событиях оценят не только профессиональные организаторы. Приложение позволяет более эффективно организовывать и проводить бизнес-конференции, мастер-классы, открытые уроки, свадьбы и выставки и многое другое. Помимо множества полезных и удобных функций, рассмотрим основные преимущества, которыми обладает приложение.  

Чем полезно приложение Maxi Events?

▪️ Не надо вести отдельные списки под каждое направление, приложение само скомпонует и наглядно покажет весь ход подготовки. Вы просто наполняет его контентом, включая списки участников, спикеров, библиотеку и другие материалы. Возможность упустить что-то важное стремится к нулю.

▪️ Это новая альтернатива печатным буклетам. Сканируя QR код, участники получают доступ ко всей информации. Если в материалах мероприятия что-то изменилось (программа, состав участников, место проведения событий), то в мобильном приложении все меняется моментально в один клик.

▪️ Больше нет необходимости думать как собрать обратную связь. Maxi Events позволяет проводить анкетирование, где вы можете задать все необходимые вопросы. Мнение участников всегда нужно учитывать, ведь именно для них и было организовано мероприятие.

Также в любой момент запустите голосование и быстро получите обратную связь от всех участников.

▪️ Нетворкинг участников. Внутри приложения есть список всех участников мероприятия. Каждый может написать кому-либо сообщение, задать вопрос или договориться о встрече. Этакая временная социальная сеть.

▪️ Больше не будет необходимости тянуть руку, чтобы задать свой вопрос спикерам. Или искать организаторов в зале, чтобы спросить их. Участникам будет доступно это прямо из приложения. Самые интересные чаты можно выводить на экран.

▪️ Отдельного упоминания заслуживает список партнёров и спонсоров. Раньше информация о них располагалась на большом баннере, где очень трудно разобрать где чей логотип, или на буклетах, которыми чаще обмахивались, чем читали.

Сейчас есть возможность разместить информацию о спонсорах и партнёрах на страницах приложения и ознакомить участников с их услугами или продукцией.

Спонсор может четко увидеть, сколько участников зашло на его страницу в приложении, сколько кликнуло по ссылке для перехода на сайт. С вами захотят сотрудничать намного больше людей.

▪️ PUSH-уведомления
Ваши участники не пропустят ничего важного, ведь уведомления об изменении расписания или новости приходят моментально. Многие практикуют рассылать уведомления за день до события или даже за несколько часов, чтобы собрать тех, кто сомневается и думает.

Правильное решение, вовремя разосланное Push-сообщение прибавляет 1,5-3% участников.

Весь мир стремится к интерактивности. Не упускайте своей возможности подстроить свой бизнес под современные рамки. 
Maxi Events меняет сам формат мероприятий, экономя ваше время и деньги.

На что стоит обратить внимание в первую очередь при подготовке конференции?

Любое мероприятие, даже самое маленькое, достаточно хлопотное занятие для организаторов. Растеряться легко, упустив что-то важное.

Понимая всю тяжесть, мы подготовили для вас список задач, следуя которым вы эффективно подготовитесь к конференции.

✔️ Руководители. Рекомендуем сразу выбрать команду, каждому распределив его уровень ответственности. Кто-то набирает спикеров, кто-то отвечает за помещение. При этом не стоит привлекать слишком много людей, 7-9 для большой конференции достаточно. (Это именно руководителей, обычных помощников может быть больше, но они не участвуют в обсуждениях, а просто выполняют поставленные задачи).

Сразу продумайте канал связи. Вам же не нужны игры в глухой телефон? Беседа в мессенджерах, в идеале приложение, куда можно не только писать, но и в живом режиме видеть, как продвигается подготовка мероприятия.

✔️Постановка цели. Стоит понимать, что должна принести конференция. Рост продаж? Новых клиентов? Повышение узнаваемости компании?

✔️План мероприятия. Спикеры, гости, программа, площадка, техническое оснащение. Отмечайте и фиксируйте все изменения сразу. Если тяжело делать это вручную, обратитесь к помощи программ или приложений.

✔️Смета расходов и бюджет на ее основе. Давайте признаем, если у вас нет денег на конференцию из 200 человек, вряд ли поможет правильная цель или план. Смета — это дорожная карта, каждая мелочь в ней важна.

✔️Дата мероприятия. Заранее определитесь с датой проведения мероприятия. Никаких абстрактных цифр: через 2 недели или в конце следующего месяца. Только точное число.

✔️Помещение. Желательно забронировать его минимум за 2 недели, а в случаях с крупным городом, за месяц, а лучше 2. Не забудьте про количество посадочных мест, от этого будет зависеть площадь. Формула здесь проста: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 30% (не все попадут на мероприятие, даже если заплатили за билет).

✔️Партнёры. Привлекаем партнёров. Тут два пути: бартер и коммерческая основа. Бартер подразумевает, что вы упоминаете партнёров на конференции, в пресс-релизе, а он за это покрывает ваши расходы на полиграфию (если это его сфера деятельности), или даёт скидку на аренду (если он является владельцем помещения). Коммерческая основа- это когда партнёры просто платят за упоминание. Оплату устанавливаете сами, в зависимости от масштаба мероприятия.

✔️Спикеры. Без них не состоится ни одна конференция. Выбирайте их исходя из вашей тематики. А также обратите внимание на практический опыт спикера. Вряд ли людям будет интересно слушать теоретика.

✔️Программа мероприятия. Ориентируйтесь на тематику спикеров, компонуя похожие темы в одну часть. Продумайте перерывы, чем вы будете угощать гостей.

✔️Сбор гостей. Используйте все каналы привлечения. Контекстную рекламу. Таргет. Рассылку и прямые продажи.

✔️Техническое оснащение. Вам понадобится: проектор с экраном или светодиодный экран, микрофон-петличка для спикера, один-два радиомикрофона для вопросов, ноутбук, кликер-указка, звуковое оборудование, видеокамера.

✔️Особое внимание на комфорт гостей. Все должно быть понятно, с того самого момента, когда человек переступает порог. Рекомендуем в день конференции заранее приехать и самим пройтись по важным точкам. Свободна ли парковка? Не будет ли большой очереди на стойке регистрации?

Ну вот все и готово, остались последние штрихи и конференция состоится. Желаем успеха в таком непростом деле!

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.