Разное – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

5 важных критериев при выборе диджея

Опубликовал Julia Mauer, 10 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

Вы продумали программу события, определились с форматом и решили доверить музыкальное оформление мероприятия DJ? Наверняка сейчас вы уверены, что сложные организационные моменты уже позади, осталось дело за малым – найти диджея и сделать заказ. Но увы, не все так просто. Чтобы приглашенный DJ помог вам создать яркую веселую атмосферу, а не свел ваши усилия насмарку, к выбору профессионала нужно подойти со всей ответственностью.

Найти контакты DJ в своем городе – не проблема. На соответствующий запрос поисковые системы выдадут вам десятки объявлений диджеев, готовых поработать на корпоративах, свадьбах, других мероприятиях. Но не спешите договариваться о сотрудничестве с первым же диджеем. Для начала изучите информацию о нем, ознакомьтесь с портфолио и пообщайтесь на тему оборудования. Чтобы точно не ошибиться в выборе DJ на свое мероприятие, ориентируйтесь на 5 ключевых критериев.

№1 Свое профессиональное оборудование

Первым делом поинтересуйтесь, есть ли у диджея свое оборудование или он предпочитает работать с аппаратурой, предоставленной заказчиком. Отличные профессионалы, как правило, приезжают на мероприятие со своим оборудованием:

микшером;
контролером;
микрофоном;
ноутбуком;
проигрывателем с колонками.

Они очень щепетильны по отношению к качеству звука, поэтому не готовы работать с незнакомой аппаратурой.

Если DJ работает со своим оборудованием, важно убедиться, что его аппаратура профессиональная. Если вы не разбираетесь в этом оборудовании и название производителя/модели проигрывателя вам ничего не скажет, просто спросите цену техники, актуальную на данный момент. Можно поинтересоваться у знакомых, кто в этом разбирается или погуглить на крайний случай. Помните, хорошая аппаратура не может стоить дешево.

№2 Наличие в портфолио миксов, аранжировок

Опытные event-менеджеры шутят, что всех диджеев можно поделить на 2 группы: артисты и «плееры». Диджей-артист – профессионал, который работает с публикой, чувствует зал, экспериментирует со звучанием и аранжировками. Такому диджею под силу сделать миксы, которые звучат более зажигательно, чем оригиналы. DJ-«плеер» – полная противоположность артисту. Он видит свою работу в том, чтобы подключить ноутбук с плейлистом к колонке, запустить плеер и мышкой переключать хиты. Уверены, что такой специалист нужен на вашем мероприятии?

Чтобы не нарваться на «плеера», обязательно изучите портфолио DJ, посмотрите видео с мероприятий, на которых он отвечал за музыкальное оформление. Если же портфолио нет, попросите аудио с миксами. Отсутствие у диджея и портфолио, и аудио – свидетельство того, что с ним лучше не работать.

№3 Гибкость при составлении плейлиста для мероприятия

В отличие от музыкантов, диджеям не нужно разучивать песни, поэтому теоретически они могут включить в репертуар любые хиты. Однако отдельные DJ имеют один универсальный плейлист, который ставят на всех мероприятиях вне зависимости от формата события. Таких специалистов лучше обходить стороной.

Чтобы мероприятие не пострадало из-за неподходящего музыкального сопровождения, выбирайте диджея, готового обсуждать плейлист. На этапе обсуждения сотрудничества он должен прислушиваться ко всем вашим пожеланиям.

№4 Положительный опыт работы с маленькой и большой аудиторией

Хороший DJ должен уметь не только миксовать зажигательную музыку, но и работать с гостями мероприятия. Такой специалист – первый помощник ведущего. Он способен разогреть весь зал, «вывести» присутствующих на танцпол и вызвать у них желание плясать до упаду.

Умение чувствовать зал и взаимодействовать с аудиторией приходит с опытом. Поэтому прежде, чем заказывать диджея на мероприятие, стоит уточнить, какой у него опыт деятельности. Также не лишним будет поинтересоваться, работал ли он ранее на мероприятиях, похожих по формату на ваше.

№5 Готовность работать в слаженной команде с организаторами мероприятия

Опытный диджей готов к тесному взаимодействию с организаторами во время мероприятия. Он придет на помощь в случае, если кто-то из гостей захочет потанцевать под определенную песню и, даже при необходимости, на несколько минут подменит ведущего.

Чтобы всегда быть на связи с диджеем, зарегистрируйтесь в мобильном приложении Maxi Events и предложите установить его всем участникам. В приложении вы сможете уведомлять всех, в том числе и DJ об изменениях онлайн. Благодаря всплывающим push-уведомлениям, никто не пропустит ваших сообщений даже тогда, когда вокруг будет звучать громкая музыка. Также с помощью приложения ваш диджей сможет заранее ознакомиться с программой мероприятия и составить плейлист, ориентируясь на нее.

Мало половин: как сплотить коллектив и не позволить сотрудникам открыть мир других ивент агентств

Опубликовал Irina Sherbul, 9 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

Ивент-менеджмент в общепринятом понятии — это относительно новая для России отрасль, которая занимается организацией и управлением мероприятий самого разного уровня. Процесс становления ивент-менеджеров как отдельной профессиональной группы все еще не завершен, а сами ивент-агентства имеют довольно зыбкий статус.

Неудивительно, что в подобных организациях все еще наблюдается большая текучка кадров. Мы знаем несколько секретов, которые помогут вам сплотить коллектив, повысить престиж агентства и укрепить корпоративное единство.

Постановка целей

Единая цели — главная задача каждого руководителя. Они сближают, задают направление компании и удерживают коллектив в приподнятом настроении и едином русле.

При этом сама цель не так важна:

занять первую строку в выдаче поисковика;
выйти на чистую прибыль в 1 миллион рублей;
выехать коллективом на совместный отдых;
арендовать просторный офис в центре города.

Не смещайте фокус на формулировки “закончить проект” или “провести на высоком уровне мероприятие N” — цели должны касаться комфорта и благосостояния ваших сотрудников, а не ваших клиентов.

Ивент для ивент-менеджеров

Практически полное отсутствие корпоративной культуры в российских организациях связано с отсутствием… корпоративных мероприятий. Новогодняя вечеринка и цветы женщинам к 8 марта не в счет. Вы организовываете ивенты для других — почему бы не позаботиться о своих сотрудниках?

Откажитесь от банальных посиделок в ресторане — сегодня существует миллион способов развлечь и сплотить коллектив без алкоголя. Гигантская дженга, боулинг, творческий мастер-класс, посещение квеста — все это заставит ваших сотрудников действовать сообща не только в игре, но и во время подготовки мероприятий.

Руководите!

Руководитель, которого сотрудники видят только раз в месяц, — плохой руководитель. Вы должны быть для работников лидером, а не карателем, которые приезжает только после провального проекта.

Проживайте вместе и неудачи, и успехи, находитесь по одной стороне баррикад и ваша команда не уйдет от вас даже в сложные времена.

Визуализируйте конкурента

Все знают, что конкуренция на рынке ивент-менеджмента высока. Однако это соперничество для рядовых сотрудников довольно абстрактно. Отличный способ сплотить коллектив — устраивать планерки не только для дискуссии по поводу очередного проекта, но и для обсуждения общей стратегии компании.

Разберите слабые и сильные стороны конкурентов — это позволит знать “врага” в лицо.

Создайте корпоративные ценности

Как бы банально и старомодно это ни звучало, корпоративные ценности важны, нужны и работают на благо коллектива. Стоит один раз потратиться не только на разработку символики компании, но и на создание корпоративного духа.

Высший класс — ежеквартальные сеансы с психологом или коучем. Всегда помните, что даже один человек, не разделяющий ценностей компании, может расколоть коллектив, создать движение кадров, а то и вовсе увести половину команды.

Обеспечьте прозрачность

Сложная система секретарей и заместителей не только повышает расходы компании, но и не дает руководителю вовремя заметить и ликвидировать проблему в коллективе. До вас должно быть легко “достучаться” даже сотруднику низшего уровня. Создайте единую почту или время приема, в которое работники могут обратиться к вам с предложением, просьбой или требованием.

Доступность руководителя — это половина успеха компании.

Внимательно формируйте коллектив

В идеале сотрудники должны быть примерно одного возраста, социального положения и материального уровня. Это не значит, что не бывает хороших креативщиков в категории 50+, но это значит, что в компании молодежи человеку советской закалки может быть некомфортно.

Соблюдение этого простого правила позволит на начальном этапе избежать недопониманий и конфликтов, а в дальнейшем — обеспечить простое вливание нового члена в коллектив.

Создайте единую систему бонусов

Ивент-индустрия напрямую зависит от количества проектов и заказов. Именно поэтому люди, работающие в этой области, хуже простых офисных клерков защищены от финансовых проблем.

Планирование распределения денежных потоков — ключевое при создании ивент-компании. Дайте сотрудникам понять, что при любом раскладе они не останутся без своего куска хлеба (в идеале — с маслом и икрой) и строго придерживайтесь своей же собственной политики.

Хорошо, если работники знают, какая часть доходов идет на развитие компании и для чего это необходимо. В противном случае они сами додумают это и их выводы будут отнюдь не в вашу пользу.

Создание и поддержание доброжелательной обстановки в коллективе и сплоченная команда невозможны без последовательной политики и вдумчивого руководства, следуйте нашим советам и вы забудете о текучке кадров!

7 мифов о волонтерстве: бесплатная рабочая сила или часть команды?

Опубликовал Julia Mauer, 8 декабря, 2020. Категория: Разное.

Планируете масштабное мероприятие и хотите найти бесплатных помощников – волонтеров? Или может вы сами не прочь испытать себя на волонтерском поприще, поучаствовать в интересных проектах и научиться чему-то новому? Какой бы ни была причина вашей заинтересованности вопросом, можем уверить вас, что организаторы мероприятий и волонтеры могут многое дать друг другу. Главное – знать об особенностях привлечения добровольцев и о тонкостях взаимодействия организаторов с волонтерами.

Но к сожалению, в России волонтерское движение развито слабо. В среде организаторов событий и людей, которые не прочь оказать помощь на добровольных началах, существует ряд вредных заблуждений и мифов. Эти мифы – одна из главных помех взаимовыгодному сотрудничеству организаторов и добровольцев. Предлагаем вместе разобрать и опровергнуть 7 самых распространенных мифов и заблуждений о волонтерстве.

Миф №1: волонтеры – бесплатная рабочая сила

Волонтеров нельзя сравнивать с персоналом, который работает без оплаты. Суть волонтерства – полезный для общества труд на добровольных началах. К добровольцам следует относиться, как к членам команды, помощникам организаторов. Им нельзя поручать грязную или физически тяжелую работу. После завершения мероприятия волонтеров важно поблагодарить и вручить им хотя бы символические презенты.

Миф №2: есть специальные места, где каждый желающий может набрать волонтеров

Волонтерские организации и объединения – это не аналоги биржи труда для добровольцев. Люди из базы волонтеров уже являются участниками каких-либо проектов. Максимум, чем могут помочь волонтерские объединения – сообщить участникам о мероприятии и предоставить заинтересовавшимся координаты организатора. Но в большинстве случаев организаторы сами ищут помощников через социальные сети, СМИ.

Миф №3: волонтеры участвуют только в благотворительных мероприятиях

Волонтерство не ограничивается благотворительностью. Добровольцы могут участвовать в любых мероприятиях и акциях, которые им по душе. К волонтерству относится и помощь детским домам, и содействие в организации/проведении какого-либо мероприятия.

Миф №4: волонтерство – дело для людей с уникальными моральными качествами

Думаете, что волонтеры – особенные люди, отличающиеся альтруизмом и огромной силой духа? На самом деле, вовсе не обязательно. Стать добровольным помощником в проведении мероприятия или социально значимой акции может любой человек. Главное – располагать хотя бы несколькими часами свободного времени и искренне хотеть совершить доброе дело.

Миф №5: координировать волонтеров очень сложно, так как их действия не согласованы

Несмотря на то, что волонтеры – новые люди в команде, управлять их действиями просто. Самый легкий способ организовать добровольцев и координировать их участие в проведении события – регистрация в мобильном приложении для мероприятия. Конструктор Maxi Events станет для вас настоящей выручалочкой. В готовом приложении будут все нужные функции для работы с волонтерами, а также остальными участниками события: программа мероприятия, нетворкинг, система сообщений, общий чат, мгновенные уведомления и пр.

Миф №6: волонтер может делать только то, что хочет

Волонтерством занимаются по призванию души. Но все же добровольцы обязаны прислушиваться к организаторам и выполнять их указания. Волонтеры сами выбирают, в каких событиях и мероприятиях они будут участвовать, а также сообщают организаторам о том, чем готовы помочь. Но приступив к делу, они должны следовать инструкциям организатора и придерживаться принципа «не навреди».

Миф №7: волонтеру не нужны никакие специальные знания и навыки

Разумеется, волонтер – это не профессия, которую можно получить в ВУЗе или колледже. Но для того, чтобы эффективно помогать, добровольцам чаще всего необходимо пройти соответствующий инструктаж и получить определенные знания. А отдельные виды работ организаторы могут доверить только волонтерам с соответствующим образованием и навыками. К примеру, встречать гостей из США или Австралии могут только помощники, владеющие разговорным английским.

Волонтерство – благородное и общественно полезное занятие. Организаторы мероприятий, привлекающие добровольцев, получают надежных помощников, а сами волонтеры – возможность поучаствовать в интересных проектах и обрести новый опыт. Но взаимовыгодное сотрудничество возможно только в том случае, если организатор будет учитывать, что добровольцы – не бесплатная рабочая сила, а члены команды. А волонтерам, в свою очередь, важно выполнять инструкции организаторов и помнить русскую пословицу «Взялся за гуж – не говори, что не дюж».

Как не ошибиться с выбором площадки на открытом воздухе

Опубликовал Julia Mauer, 7 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

В теплое время года открытые площадки станут отличной альтернативой концертным, выставочным залам и другим помещениям для проведения мероприятий. На аренах, стадионах, в парках, скверах и на других локациях на свежем воздухе можно провести практически любое событие, начиная от выставки и тимбилдинга, заканчивая фестивалем. Но для того, чтобы мероприятие под открытым небом было успешным, важно не ошибиться с выбором площадки. В этой статье мы расскажем о ключевых нюансах, которые нужно учесть при поиске локации для какого-либо события.

Площадь локации: достаточная для всех участников, но не слишком большая

Прежде чем приступать к поиску площадки, необходимо определиться с ее примерной площадью. Для этой цели нужно сначала составить схему локации, разбив ее на зоны для различных активностей. Исходя из прогнозируемого количества участников, следует подсчитать, сколько квадратных метров должна занимать каждая зона.

Важно: помимо зон для запланированных в программе активностей, на площадке должны быть выделены участок для курения, парковка и санитарная зона (место для установки биотуалетов, умывальников).

Площадь участка на открытом воздухе должна быть такая, чтобы гости не чувствовали себя стесненно. Но при этом выбирать локацию слишком большой площади не рекомендуется, ведь во время проведения мероприятия площадка будет казаться полупустой.

Подходящий ландшафт и отсутствие опасных объектов на участке и рядом с ним

Зная нужную площадь участка, вы сможете начать поиски подходящей локации в разных районах города. Первым делом обращайте внимание на рельеф и безопасность участка. Откажитесь от идеи проведения мероприятия на определенной площадке, если при визуальном осмотре вы обнаружите:

неровный рельеф (глубокие ямы, выбоины);
наличие ядовитых растений, огромного числа колючих кустарников и сорняков, которые невозможно быстро убрать;
наличие змей и потенциально опасных насекомых (клещей, комаров);
проходящую в непосредственной близости от участка автостраду, железную дорогу.

Также нельзя выбирать для проведения любых мероприятий участки, находящиеся в пределах санитарной зоны производственных предприятий. На использование таких площадок для организации событий городские власти никогда не дадут разрешения.

Собственник, который даст разрешение на проведение мероприятие

Не менее важное обстоятельство, чем рельеф и безопасность участка – субъект, которому принадлежит право владения площадкой. Выбранная вами локация может быть и в частной, и в государственной собственности. Поэтому нужно как можно быстрее выяснить, кому принадлежит участок, и согласовать его использование для проведения мероприятия.

Если площадка находится в частной собственности, легче всего просто подписать договор аренды на срок подготовки и проведения мероприятия. А вот на использование локаций, которые принадлежат государству и являются общественными местами, нужно получать разрешение у городских властей, полиции и МЧС.

Транспортная доступность и удобный маршрут проезда

Открытая площадка для проведения какого-либо мероприятия должна располагаться в таком месте, куда без сложностей доберутся все приглашенные участники. В идеале, дорога к локации не должна быть перегружена, а рядом не лишней будет остановка общественного транспорта. Если же гостям будет сложно добираться до места проведения мероприятия, организатору нужно позаботиться о трансфере.

Даже если маршрут к месту проведения события нельзя назвать запутанным, организатору важно предоставить участникам подробную карту местности, а также обозначить интересные и важные места для участников. Сделать это можно, установив приложение для мероприятия Maxi Events и подключив расширение «Карты». С этой удобной опцией организатору не составит труда проложить маршрут и создать подробную схему локации для гостей. Также в приложении есть еще целый ряд функций и модулей, которые будут полезны для проведения события на открытом воздухе – система обмена сообщениями, программа, встроенные игры, квесты и многое другое.

Доступность основных коммуникаций

Последний в списке, но не по важности, критерий – наличие на площадке (или рядом с ней) водопровода и точки подключения к электричеству. Если воду на мероприятие с небольшим числом участников еще можно привезти в емкостях, то возможность быстрого и безопасного подключения к электричеству нужна обязательно. Одним из выходов будет обеспечить на мероприятие электрогенератор. Вода и электричество есть, осталось подготовить тенты и шатры на случай непогоды. Важно узнать о доступности коммуникаций у владельца площадки прежде, чем подписывать соглашение об использовании участка.

Ориентируясь при выборе площадки на перечисленные выше 5 критериев, вы гарантированно подберете отличную локацию для проведения мероприятия. В теплое время года вашим гостям будет особенно комфортно находиться на такой локации на открытом воздухе. Они наверняка надолго запомнят событие, так разительно отличающееся от мероприятий в душных помещениях.

Одежда или надежда? Как образ организатора влияет на мероприятие

Опубликовал Irina Sherbul, 4 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

Ивент-менеджер — это не только движущая сила, но и лицо мероприятия. Он сопровождает ивент от начала и до конца, решает возникающие проблемы, координирует работы всех сопутствующих служб, поэтому постоянно находится на глазах самого заказчика и его гостей. Несоответствующая формату мероприятия одежда может подорвать не только репутацию клиента, но и престиж вашей собственной компании.

Мы подробно расскажем, что важно помнить при выборе одежды для ивента и какой образ подойдет организатору.

Просто и уместно

Ивент-менеджер должен быть одет уместно и стильно. Для серьезных мероприятий нужна строгая одежда, для неформальных встреч подойдут вещи в стиле кэжуал: брюки, кардиган, рубашка для мужчин, брюки, блуза или рубашка для женщин — это просто, удобно и красиво.

А вот от джинс и футболок на ивенте любого масштаба стоит отказаться.

Черный цвет

Темная одежда универсальна и подходит практически для любого случая. Она меньше пачкается и часто выглядит как униформа. Если в вашей компании не приняты никакие знаки отличия и фирменные цвета, смело надевайте черный — гости обычно интуитивно ищут в толпе человека в черном, считая его обслуживающим персоналом. В некоторых случаях это может сыграть на руку.

Многослойность

Ивент-менеджмент — это не только документы и улыбки. Часто мероприятие требует от организатора полной включенности в процесс, быстрого перемещения с улицы в зал и обратно, выполнения несложной физической работы.

Отдавайте предпочтение многослойной одежде: проще накинуть легкую куртку на рубашку с коротким рукавом, выходя на улицу, чем весь вечер мучиться в теплом свитере в душном помещении.

Карманы вместо сумок

Ивент-менеджеру приходится носить с собой кучу мелочей: помимо личного телефона, гарнитуры и портмоне это могут быть ключи от запасных комнат, пульт от проектора, флешки с записями и другие важные вещи.

Большинство сумок, которые приходится держать в руках, для организатора мероприятия не подходят: велика вероятность забыть поклажу в гардеробе, будуаре или на столике и вспомнить о пропаже в самый неподходящий момент.

Используйте сумки на длинной ручке, которую можно повесить на плечо или наденьте одежду с потайными карманами.

Удобные кроссовки

Да, именно кроссовки, а не туфли. Максимально простые черные сникеры с черными шнурками и подошвой. Они удобнее большинства моделей строгих туфель и подходят к костюмам. Если формат мероприятия требует лакированных туфель — наденьте их, но не забудьте прихватить с собой сникеры, чтобы переобуться при первом же удобном случае.

Меньше аксессуаров

Неброские, но дорогие часы и кольцо — оптимальный набор аксессуаров для ивент-менеджера. В суете мероприятия легко потерять браслет, цепочку или подвеску.

Можно отдать предпочтение смарт-часам — так вы точно не пропустите важный звонок или сообщение, но при этом не будете вынуждены постоянно смотреть на экран телефона. Однако на серьезных встречах и конференциях выбирайте швейцарскую классику.

Мини-набор на любой случай

Вопреки представлениям большинства людей, задачи ивент-менеджера не ограничиваются бумажной работой. Во время мероприятия гостям или клиенту может понадобиться абсолютно все: начиная от батареек для пульта от проектора и заканчивая иголкой с ниткой.

Имейте при себе запасную ручку, зажигалку, пару батареек, флешку, скотч, бумажные салфетки, обезболивающие таблетки и небольшой швейный набор и тогда никакие непредвиденные обстоятельства будут вам не страшны.