Советы – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

Через тернии к спонсорам. Нюансы бартера

Опубликовал Julia Mauer, 13 января, 2021. Категория: Советы.

Поиск спонсора – обязательная составляющая продвижения любого проекта. Но найти компанию, готовую оплатить ваши расходы, пусть даже частично, не так просто. Особенно сейчас, когда кризис вынуждает всех существенно урезать бюджеты. Гораздо легче получить своего рода обмен рекламной или PR-услуги на продукцию компании-спонсора. В этом и заключается суть бартерных отношений – любимого многими вида партнерства, позволяющего максимально оптимизировать затраты для обеих сторон.

Как получить максимум от спонсорской поддержки по бартеру

Интерес к бартеру существовал всегда. И во времена расцвета, и в условиях кризиса любой здравомыслящий человек предпочтет не тратить деньги там, где этого можно избежать. Специфика бартерный отношений заключается в том, что они взаимовыгодны для обеих сторон:

организаторы ивентов стремятся заработать деньги для своего проекта, привлечь аудиторию или повысить интерес к событию со стороны СМИ;
спонсоры, не тратя лишних бюджетов, а лишь за счет предоставления собственных товаров или услуг могут заявить о себе, повысить собственную узнаваемость.

Грамотный ивент или PR-специалист может получить по бартеру практически любой товар или услугу. В обмен на бесплатную рекламу и освещение в СМИ компании предоставляют косметику, алкогольные и безалкогольные напитки, транспорт, сертификаты на различные услуги и многое другое. Но поиск бартерный партнеров требует внимания к деталям и терпения.

Основные моменты, от которых зависит успех бартерного партнерства

Четкое осознание концепции мероприятия

Искать спонсора на проект, не имеющий четкого плана – самое бессмысленное дело. Чтобы заинтересовать, необходимо предложить максимально “вкусные” условия партнерских возможностей. Четко определите для себя, без чего вы не можете обойтись, и составьте список потенциальных партнеров. Нужен конкретный товар? Ищите производителей или бренды так или иначе связанные с ним. Нуждаетесь в шоу-программе? Составляйте список всех артистов, шоу-групп, коллективов, которых могут заинтересовать партнерские отношения.

Будьте реалистом

Как бы кощунственно это не звучало, но в вопросах бартерных отношений следует учитывать статусность обеих сторон. Речь не о том, чтобы намеренно занижать свои возможности, стесняясь предлагать партнерство направо и налево. Но определенная иерархия все же должна сохраняться. Проведите параллель между уровнем вашего потенциального партнера, уровнем приглашенных СМИ и звезд. Слишком приукрасив действительность в попытке привлечь именитых гостей, вы можете раз и навсегда потерять их доверие.

Уточнение всех деталей сотрудничества

Если участие спонсора предполагается на безвозмездной основе, это следует оговорить заранее. Лучше всего – прописать все условия партнерства в договоре. Предоставьте спонсору гарантии того, что все обязательства будут выполнены. Еще лучше, если из пяти обещанных выгод, спонсор получит семь или десять – так вероятность расположенности к вам лично и согласия поддержать ваш следующий проект возрастет вдвое.

Коммуникация

Держите спонсора в курсе хода работы, особенно если подготовка ивента требует большого количества времени. Составьте график и минимум раз в две недели информируйте партнера о положении дел. После проведения мероприятия, не забудьте поблагодарить спонсора. Уместным будет также освещение его бренда в соцсетях, предоставление медиа отчета и пр.

Быстро не будет

Планируя мероприятие, будьте готовы к тому, что вам не удастся найти спонсора за 1 звонок. Поиск хороших партнеров — это десятки звонков, и как минимум половина из них может обернуться вежливым отказом. Помните, поиск бартерного спонсора – кропотливая работа, требующая терпения.

Уважайте труд и время

Соглашаясь на бартерное партнерство, любая компания в той или иной мере всегда упускает долю выгоды. Любой товар и услуга, предоставляемая вам на бартерной основе, стоит денег. Поэтому во главу угла следует ставить интересы партнера. Он должен остаться довольным сотрудничеством, только в этом случае он захочет его повторить.

Готовьтесь к переговорам

Не должно быть ни одного вопроса, касаемо планируемого мероприятия, на который вы бы не смогли ответить. Исключите варианты “уточнить у коллег”, “заглянуть в бумаги” – все, что касается проекта, должно быть у вас в голове. Не меньшее значение имеет информированность о самом спонсоре. Наведите справки, что это за компания, чем занимается, что из себя представляет.

Отчетность

Это не просто рутина и формальность. Предоставив дополнительное наглядное подтверждение о выполнении своих обязательств, вы еще больше укрепите партнерские взаимоотношения. Именно так выглядит грамотный подход к работе с перспективой дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества.

А в заключении еще раз акцентируем ваше внимание: главными составляющими успешного бартерного спонсорства является хорошая концепция мероприятия и профессионализм ивентора – его умение грамотно преподнести идею и гарантировать соблюдение всех условий сотрудничества. Зарекомендовав себя хорошим специалистом и порядочным человеком, вы без труда получите все необходимое для проведения своего мероприятия.

Рассадка гостей в банкетном зале: способы, правила и секреты

Опубликовал Julia Mauer, 4 января, 2021. Категория: Разное, Советы.

Опытные организаторы мероприятий знают, что успех праздника во многом зависит от такого незначительного на первый взгляд фактора, как рассадка гостей. Казалось бы, интересная шоу-программа, отличная музыка и вкусные угощения решают все. Но увы, это не так. Если за столом рядом друг с другом окажутся незнакомые люди, вряд ли им будет комфортно и весело. А вот если закадычных друзей посадить на некотором расстоянии друг от друга, некомфортно будет всем, кто сидит между ними. Чтобы обеспечить максимальный комфорт всем присутствующим, были разработаны правила рассадки гостей на свадьбе, юбилее или другом празднике. Чтобы узнать эти правила, читайте дальше.

Самые распространенные способы рассадки гостей

Первое, с чем нужно определиться при решении вопроса размещения гостей, – способ рассадки.

Современный, актуальный способ рассадки — Европейский. Расстановка отдельных круглых столов. За стандартные банкетные столы диаметром 1,8 м – оптимальная рассадка 10 гостей. Гости рассаживаются вокруг стола амфитеатром, лицом к сцене. Виновников торжества в этом случае сажают за стол — президиум, располагаемый таким образом, чтобы быть в поле зрения всех гостей, и чтобы с президиума было видно основные активности и сцену.

Для залов небольшой площади больше подходят те способны организации пространства, при которых столы сдвигаются друг с другом тем или иным образом. К примеру, расстановка столов буквами «П» и «Ш» позволяет сэкономить максимум свободного места и компактно разместить большое количество гостей. А вот европейский способ расстановки столов, хотя и является очень красивым и модным, требует большой площади. Чаще всего гостей размещают за отдельно стоящими столиками на банкетах, которые проводятся на летних площадках под открытым небом.

5 ключевых правил рассадки людей на банкете

После того, как будет выбран способ размещения столов, нужно определить места для каждого из приглашенных. Необходимо заранее уточнить список гостей и на его основании составить детальную схему рассадки. Выбирая место для каждого гостя, следует учитывать ряд правил:

виновники торжества всегда должны сидеть во главе стола либо за отдельным столом на небольшом возвышении, чтобы их все видели;
на свадьбах и юбилеях рядом с виновниками праздника нужно разместить близких родственников;
людей, хорошо знакомых друг с другом, следует усаживать рядом;
нельзя допускать, чтобы кто-либо из гостей оказался за столом в окружении незнакомцев;
людей, конфликтующих друг с другом, важно рассадить как можно дальше, в идеале – в разных углах зала;
при выборе банкетного зала также учитываем, что на каждого гостя должно приходиться 1,8 кв.м.

Чтобы гости не запутались в поисках своего места, необходимо заранее позаботиться о специальных карточках с номерами для каждого стола, а также об общем плане рассадки гостей. Красиво оформленные номерные таблички будут выполнять информационную функцию и одновременно – послужат элементом декора.

Секреты правильной рассадки гостей на свадьбе

В отличие от корпоративов, юбилеев и других праздников, на большинстве свадеб присутствуют минимум 2 отдельных «клана» гостей, не знакомых друг с другом. А порою таких групп гораздо больше, чем 2: родственники жениха, родственники невесты, друзья жениха, друзья невесты, коллеги молодоженов и т.д. Поэтому при рассадке гостей на свадебном банкете важно разместить присутствующих по «кланам». Со стороны жениха сидят его родня и друзья, а со стороны невесты – ее. По умолчанию, рядом с новобрачными сидят свидетели, дальше – родители, близкие родственники, друзья, дальние родственники и коллеги.

Некоторые организаторы свадеб считают, что на банкете нужно «перемешать» гостей за столом, чтобы они познакомились друг с другом. На практике, такой подход ошибочен. С вероятностью свыше 90% уже через 10-15 минут гостям станет скучно, и они начнут меняться местами и пересаживаться поближе к знакомым. А вот если рассадить гостей так, как рекомендовано выше, они обязательно начнут знакомиться чуть позже, во время танцев, конкурсов и других развлечений.

Как «убить» свое мероприятие? 13 рекомендаций как НЕ надо делать

Опубликовал Julia Mauer, 1 января, 2021. Категория: Советы.

Вы где-то услышали, что «черный пиар – тоже пиар», и теперь хотите заработать репутацию самого плохого организатора мероприятий во всей стране? Или может быть ваша цель – сделать так, чтобы в будущем ни у кого не возникло идеи доверить вам организацию какого-либо события? Приведенные здесь 13 рекомендаций помогут вам гарантированно «убить» любое мероприятие. Следуйте нашим вредным советам, и у вас все получится в наилучшем (то есть – в наихудшем) виде.

1. Экономия – превыше всего. Не тратьтесь на профессионалов, поручите решение организационных вопросов знакомым.

Вы думаете, что подбором ведущих должно заниматься агентство промоутеров, составлением меню – опытный повар, а украшением локации – декораторы? Нанимать этих специалистов очень дорого! Ваши знакомые или коллеги справятся не хуже. Задействуйте всех, кто вовремя не спрятался.

2. Доверьте решение организационных задач сразу нескольким людям. Знакомить их между собой и координировать их действия необязательно.

На тот случай, если кто-то из ваших помощников окажется ненадежным, делегируйте одну задачу сразу нескольким людям. Кто-то что-то да сделает. А если вдруг окажется, что вам арендовали сразу три зала, это уже нюансы.

3. Не утруждайтесь назначением ответственных за ту или иную задачу. Пусть ваши помощники сами разбираются, кто что должен делать.

Сообщите помощникам, что до определенной даты нужно организовать такое-то мероприятие. А дальше пускай каждый делает то, что лучше получается. Если все решат выбирать декорации, но никто не займется подбором локации, будет просто отлично.

4. Не знакомьте помощников с концепцией мероприятия. Пусть они проявят инициативу и креативность.

Не нужно ставить рамок, пусть ваши помощники проявят себя. Если результаты превзойдут все ожидания, просто заявите, что бардак и хаос – это стильно и концептуально.

5. Составление бюджета мероприятия? Не утруждайте себя, вы же event-менеджер, а не бухгалтер.

Считать и подбивать сметы – это скучно. Вам выделили какую-то сумму на проведение мероприятия? Вот ее и тратьте, пока не закончится. Но не забудьте перевести часть денег на свой банковский счет, порадуйте себя премией.

6. Не спешите подбирать локацию и решать организационные вопросы заранее. Вполне успеете, если приступите за неделю до предполагаемой даты события.

Настоящий профессионал все вопросы решает в считанные минуты. А если вдруг поставщики не успеют доставить нужное оборудование, это не ваша вина. Это просто поставщики непрофессионалы, так всем и скажите.

7. Не заморачивайтесь подбором локации – все везде одинаковое. Выберете зал или ресторан поближе к дому, да и все.

Какая разница, где будет проходить мероприятие? Гости ведь не интерьеры придут рассматривать. Так что просто арендуйте локацию там, где недорого и удобно вам. А если гостям будет сложно добираться, так вы причем?

8. Вам нужен ведущий и помощники? Найдите тамаду на досках бесплатных объявлений, он со всем справится. Не забывайте об экономии.

Дешевый тамада заменит вам ведущего и аниматоров. Он же просит маленький гонорар исключительно потому, что работает от любви к искусству. А вы как думали?

9. Вам нужны музыканты или DJ? Ошибаетесь, не нужны вам лишние траты. Поставьте ноутбук с колонками, и пусть тамада переключает треки в проигрывателе.

Громкая танцевальная музыка вызовет головную боль у гостей, а музыканты поют под фонограмму. Зачем переплачивать?

10. Вам нужна профессиональная музыкальная аппаратура? Колонки, одолженные у соседа – отличная альтернатива (и бесплатная).

Вся музыкальная аппаратура работает по одному и тому же принципу, а значит, разницы нет. Не переплачивайте, одолжите у знакомых колонки или воспользуйтесь сабвуфером из автомобиля.

11. План рассадки гостей? Не утруждайтесь, сами разместятся, не дети.

Никто раньше не составлял никаких планов, все и так прекрасно размещались. И ваши гости сами пускай садятся, куда хотят.

12. Составление программы мероприятия – не ваша забота. Пусть ведущий-тамада импровизирует, иначе за что ему платить.

Спонтанность – наше все. Тамада наверняка знает веселые конкурсы, чтобы развлечь присутствующих. А если не знает, включит им музыку, пусть пляшут.

13. Помните: люди ходят на мероприятия развлекаться, а не есть. Не тратьтесь на угощения, лучше сэкономьте.

На свадьбе или юбилеях, где без угощений не обойтись, достаточно символического фуршета. А на выставках и семинарах даже не думайте организовывать бизнес-ланч или кофе-брейк. Нечего следовать западной моде, берите пример с заседаний коммунистической партии времен СССР. Там важные вопросы решали, а не ели.

Если же вы не ставите перед собой странных целей, а хотите провести мероприятие на высшем уровне и порадовать всех присутствующих, просто делайте все наоборот. Прочитайте вредные советы еще раз и действуйте от противного. В этом случае у вас получится провести отличный праздник и заслужить репутацию event-менеджера, которому можно доверить организацию самых ответственных, торжественных и важных событий.

Кому доверить подбор персонала на мероприятие: выбираем агентство промоутеров с открытыми глазами

Опубликовал Julia Mauer, 30 декабря, 2020. Категория: Советы.

Если планируете масштабное мероприятие, вам нужно решить ряд важных организационных вопросов: поиск локации, составление программы, подбор персонала. Если выбором места с высокой вероятностью придется заниматься самостоятельно, то решение некоторых задач можно и нужно делегировать специалистам. Одной из таких задач является подбор временных сотрудников на мероприятие: промо-моделей, регистраторов, переводчиков, аниматоров, парковщиков, официантов и прочих помощников.

С вопросом подбора персонала агентства промоутеров справятся лучше и быстрее, чем event-менеджеры. У таких агентств есть базы соискателей и отработанные схемы отбора сотрудников. Если вы доверите поиск помощников агентству, с большой вероятностью на вашем мероприятии будут лучшие работники, благодаря которым вы проведете событие на высшем уровне. Главное – выберите агентство промоутеров, которое действительно заслуживает доверия и способно предоставить вам настоящих профессионалов. О том, как выбрать такое агентство, читайте ниже.

Изучаем сайт и отзывы об агентстве

Самый простой способ выбора агентства – следование рекомендации знакомых. Но если вам не у кого узнать контакты заслуживающей доверия организации, не беда. Вам не составит сложности найти хорошие агентство в интернете, просто введя в Яндексе или Google запрос «агентство промо персонала в вашем городе». Главное – не звонить в первую же найденную организацию, для начала стоит изучить ее сайт.

Итак, сайт хорошего агентства будет соответствовать следующим условиям:

визуально притягательный дизайн и интуитивно понятное меню;
платный домен второго уровня (например: maxi.events.ru, google.com, yandex.ru и тд.);
наличие подробного перечня предоставляемых услуг;
наличие прайс-листа с актуальными ценами;
несколько способов связи с менеджерами агентства в разделе «Контакты»;
портфолио сотрудников, которых вы можете заказать на свое мероприятие;
наличие на сайте фото с мероприятий, для которых агентство подбирало персонал ранее.

После изучения сайта вы должны получить подробное представление, каких именно помощников агентство сможет вам предоставить и сколько это будет стоить. Если же на сайте есть только общие фразы наподобие «Подберем персонал на ваше мероприятие быстро и дешево», лучше поищите другое агентство.

Также не лишним будет ознакомиться с отзывами об агентстве. Но помните, что на сайте организации отзывы могут быть с равной вероятностью как правдивыми, так и выдуманными. Поэтому лучше поищите информацию на независимых онлайн-ресурсах: городских форумах и в тематических группах соцсетей.

Обращаем внимание на информацию для соискателей

Если в целом сайт агентства вам понравился, уделите несколько минут вакансиям агентства. Ознакомившись с требованиями к потенциальным работникам, вы поймете, каких именно помощников вам предоставят. Если в описании вакансий указано, что агентство проводит собеседование с каждым кандидатом, не работает с людьми с зависимостями, требует от персонала знания английского языка, коммуникабельности, стрессоустойчивости, пунктуальности и др., это хороший признак.

А вот когда агентство готово включить всех желающих в свою базу персонала за деньги, от сотрудничества с ним лучше отказаться. В лучшем случае подобное промо агентство подберет вам новичков, а в худшем – людей, которые уже находятся в «черных списках» достойных организаций.

Узнаем о гарантиях и условиях сотрудничества

Прежде чем подписывать с промо агентством договор и платить задаток, уточните условия сотрудничества. В первую очередь уделите внимание трем нюансам:

возможность обозначить пожелания не только к специализации персонала, но и к внешнему виду, возрасту и опыту потенциальных помощников;
возможность заранее ознакомиться с портфолио/резюме подобранных сотрудников и утвердить персонал либо бесплатно заменить отдельных работников;
возможность однократной замены сотрудника непосредственно перед мероприятием без оплаты в случае, если по объективной причине он вам не подходит.

Также уточните схему оплаты. Частичной предоплаты бояться не нужно, однако помните, что она не должна составлять более 20-40%. Основную сумму лучше заплатить уже тогда, когда сотрудничество с агентством состоялось, и вы остались удовлетворены профессионализмом персонала.

Четко формулируем требования к персоналу

Когда вы найдете заслуживающее доверие агентство промо персонала и будете готовы подписать договор, учтите: менеджеры не умеют читать мысли. Они не могут знать, какими вы видите своих идеальных помощников. При обсуждении сотрудничества как можно подробнее опишите, кого именно вы хотите видеть на мероприятии в качестве работников.

Также заранее позаботьтесь об униформе для персонала. Большинство агентств предлагает и аренду костюмов, и пошив промо одежды. Если хотите провести мероприятие на высшем уровне, обязательно воспользуйтесь такими услугами. В этом случае вы получите помощников, которые и с работой справятся на высшем уровне, и прибавят 100 очков к имиджу вашего мероприятия.

Музыканты на мероприятие: где искать, как выбирать и как с ними работать?

Опубликовал Julia Mauer, 28 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

Хотите организовать корпоратив, свадьбу или другое мероприятие так, чтобы оно надолго запомнилось гостям и оставило у них только положительные впечатления? Тогда не ограничивайтесь ведущим и ди-джеем, а пригласите музыкантов. Опытные артисты обеспечат живое музыкальное сопровождение на высшем уровне, зажгут зал, помогут создать идеальную атмосферу под любой повод мероприятия.

Если вы найдете действительно хороших музыкантов, даже самые въедливые и требовательные гости останутся довольны. Но чтобы найти таких артистов и организовать сотрудничество с ними, придется приложить немного усилий. Здесь мы расскажем, где именно нужно искать хороших музыкантов и как с ними работать.

Где найти музыкантов на мероприятие: 3 варианта

Даже в маленьких городках есть несколько соло-музыкантов и пара-тройка коллективов артистов, выступающих на мероприятиях. А в мегаполисах свои услуги предлагают более сотни кавер-бэндов и музыкантов, работающих в самых разных жанрах. Поэтому найти артистов на мероприятие не составит никакого труда. Это можно сделать тремя способами:

Через интернет – самый простой и быстрый способ. Открываете поисковик, вводите соответствующий запрос и вам сразу предоставится несколько десятков сайтов музыкантов, а также объявления от артистов на сайтах наподобие «Авито».
Через знакомых – способ, предполагающий получение контактов музыкантов у знакомых, которые недавно заказывали живую музыку на свое мероприятие. Но прежде чем просить телефон артистов, убедитесь, что ваши знакомые остались полностью довольны музыкантами и готовы со всей ответственностью рекомендовать их вам.
Использование личного опыта – способ, заключающийся в целевом поиске музыкантов, которые понравились вам ранее. Если в течение года вы посещали фестивали или какие-либо праздники с живой музыкой, вспомните, какой коллектив артистов вам понравился больше всего. Если формат, в котором работают эти исполнители, подходит для вашего мероприятия, ищите в поисковике или в соцсетях именно их.

Третий способ поиска артистов – самый надежный и безопасный. Используя его, вы не получите «кота в мешке». Вы заранее знаете, чего ждать от приглашенных музыкантов, останется только обсудить с ними организационные моменты.

3 ключевых критерия выбора музыкантов на праздник

Если вы ищете музыкантов через интернет или знакомых, не спешите договариваться с первым же коллективом. Для начала убедитесь, что найденные вами артисты – талантливые профи, готовые работать на взаимно комфортных условиях.

Ориентируйтесь на три ключевых критерия:

Наличие/отсутствие у музыкантов своего оборудования. Если вы не располагаете профессиональной аппаратурой, ищите артистов со своим оборудованием – музыкальными инструментами, микрофонами, усилителями, стойками, акустическими системами и др.
Формат выступлений. Одни коллективы просто общаются с публикой и исполняют песни, а другие делают на сцене феерическое шоу. Если вы ищете музыкантов на юбилей, с большой вероятностью вам нужны талантливые певцы, которые красиво исполнят любимые песни именинника. А вот на корпоративные праздники чаще заказывают кавер-бенды, выступления которых напоминают красочные шоу.
Жанр и репертуар. Большинство музыкантов работают в одном или нескольких жанрах. К примеру, некоторые артисты поют шансон и бардовские песни, а другие – исполняют эстрадные шлягеры в оригинальной аранжировке. Ваша задача – найти музыкантов, репертуар которых впишется в формат мероприятия.

Перед подписанием договора о сотрудничестве изучите портфолио музыкантов, просмотрите видео из их выступлений и обсудите репертуар. Полезный совет: отдайте предпочтение тем артистам, готовым по вашей просьбе дополнить репертуар 3-5 песнями. Конечно, за это придется доплатить, но зато виновники события гарантированно спляшут под любимые песни.

Райдер и договор: без документов никак

Когда артисты на мероприятие будут найдены, а этап предварительных договоренностей успешно завершен, попросите райдер. Райдер – это список требований и условий музыкантов, которые организатор должен выполнить, чтобы выступление состоялось. Как правило, в райдере вы обнаружите:

перечень нужного технического оборудования;
организационные моменты (схемы подключения оборудования, время саундчека, др.);
пожелания к обстановке гримерок и комнаты для отдыха;
вопросы питания и проживания артистов;
организация транспорта или компенсация транспортных расходов музыкантов, др.

Если условия райдера вас устраивают, заключайте с музыкантами договор. В документе четко укажите дату мероприятия, продолжительность выступления, размер гонорара. Также предусмотрите штрафные санкции для обеих сторон, которые будут действовать в случае нарушения договора.

После того, как договор подписан, можете расслабиться, ведь вопрос с живой музыкой на мероприятие решен. Главное – не забудьте исполнить райдер артистов.