Чек-лист персонала для выставки

Выставка – культурное мероприятие, организованное в целях продемонстрировать возможности той или иной компании для привлечения аудитории.

На первый взгляд покажется, что любую выставку не так сложно организовать. На самом же деле процесс требует тщательной подготовки, а список персонала довольно емкий. Об этом мы сегодня и поговорим.

Чтобы персонал смог точно определить свои задачи и обеспечил спокойствие организатора в технических и организационных вопросах, необходимо заранее проконсультировать сотрудников и рассказать о целях мероприятия. Таким образом, люди будут четко понимать, что от них требуется.

Без кого не обойтись на любой выставке?

Персонал можно разделить на несколько категорий: обслуживающий, консультирующий, выполняющий поставленные задачи, принимающий решения. Нельзя ставить акцент на определенном типе, недооценивая необходимость в другом, так как каждый человек будет играть существенную роль на выставке.

Исходя из этого, мы сделали подборку самых важных единиц, которые помогут в проведении мероприятия:

☐ Хостес

Лицо компании, которое отвечает за встречу гостей. Главные критерии: опрятный внешний вид, владение языками, хорошо поставленная речь, коммуникабельность.

☐ Консультант

Выступает в роли эксперта, который готов ответить на все вопросы посетителей выставки.

☐ Менеджер

Отвечает за концепцию и организацию выставки, подбор персонала. Во время подготовки распределяет задачи и консультирует персонал. На мероприятии следит за тем, чтобы все четко выполняли свои обязанности.

☐ Монтажники

Устанавливают конструкции, стенды, необходимое оборудование и все, что необходимо для функционирования выставки.

☐ Волонтеры

Помогают остальному персоналу, консультируют посетителей. Добровольно решают возникающие проблемы .

☐ Ведущий

Развлекает посетителей и отвечает за вовлеченность аудитории, психологически подталкивая к просмотру и покупке экспонатов. Обращает внимание участников на тот или иной бренд. 

☐ Регистратор

Регистрирует пришедших посетителей для дальнейшего анализа и обработки данных.

☐ Переводчик

Во время масштабных проектов, на которых присутствуют иностранные гости, решает трудности во время диалогов посетителей.

☐ Стендист

Встречает посетителей, проводит рекламные акции, отвечает на возникающие вопросы.

☐ Официант и бармен

Обслуживают участников, предлагая напитки и еду .

☐ Модель

Демонстрирует брендированный товар или услугу

☐ Фотограф

Ведет фото- и видеорепортаж с места события.

☐ Охрана

Отвечает за порядок и безопасность в месте проведения события

☐ Мед. персонал

Произойти может что угодно, поэтому присутствие врачей крайне необходимо, если кому-то из участников мероприятия вдруг станет плохо. Оказывает первую медицинскую помощь.

Во время подготовки к выставке важно составить схему площадки и предоставить ее персоналу, чтобы каждый знал, в какой точке ему необходимо находиться. Тем самым, вы сможете избежать проблем, связанных с растерянностью сотрудников. В этом вам помогут расширения Maxi Events “Карта местности” и “Check-IN”. У вас появится возможность не только составить схему помещения, но также вы сможете отслеживать перемещения всех сотрудников.

Найти персонал на выставку можно, разместив объявления в интернете, обратившись в волонтерские организации или же агентства. Последние могут потребовать дополнительной платы за посредничество.
Подбор персонала — ответственный шаг. Очень важно не забыть про определенную категорию сотрудников, предоставить всем задачи, график, схему местности. Чтобы выставка прошла на ура — используйте приложение Maxi Events.

Как вы считаете, кто еще может понадобиться из персонала во время выставки?