Что делать, если всё идёт не по плану

Мероприятие — это такое явление, которое зависит от множества переменных: от спикеров, организаторов, спонсоров, даже грузчиков и официантов. Поведение всех предугадать невозможно, всегда найдется что-то, что пойдет не так. Ниже представлены советы, как предотвратить неприятные ситуации, и как справляться с ними на месте. 

Что делать во время подготовки мероприятия? Для начала подумать заранее, что в теории может пойти не так. Есть несколько распространенных проблем и решений для них:

Плохая погода

Устраивая мероприятие на открытом воздухе,  позаботьтесь о варианте с крытым помещением. Если это открытое пространство рядом со зданием, то  в крайнем случае всегда можно перенести основную площадку в зал. Если же мероприятие проходит на природе, то спасти ситуацию могут тенты.

Проблемы с техникой

Может случится такое, что батарейки в микрофоне сядут прямо перед выступлением, или подключение к колонкам закончатся безрезультатно. Решение простое — репетиция за несколько дней до начала с проверкой всей аппаратуры.

Не открываются файлы

Спикер принес вам презентацию, но по каким-то причинам открыть ее не удается. Проблема может быть с флэшкой или поврежденным файлом.  Выход один — отправляйте все необходимые материалы заранее со своевременной проверкой, и эта проблема вас точно не коснется. 

Один из главных участников не приехал

Ситуация сложная, особенно если он выступает в начале или открывает мероприятие. В таком случае, следует иметь в запасе еще одного человека, который сможет выступить вместо кого-то. Нужно всегда иметь замену участникам и держать в голове план Б.  

Слабый интернет

Это довольно острая проблема. Узнавайте заранее, есть ли на площадке Wi-Fi, достаточно ли будет его скорости для ваших целей. Другой вариант — иметь с собой переносной модем, которого хватит на все ваши нужды.

Отключили электричество

Технические моменты площадки оговариваются во время планирования мероприятия, но на всякий случай заранее запишите техника и аварийных служб.

Не стоит забывать и про аварийный набор, который поможет вам чувствовать себя увереннее на мероприятии.  Читать статью об аварийном наборе event-менеджера

Что же делать, если форс-мажор случился с вами?

Главное не паникуйте и действуйте по ситуации согласно инструкции. В паническом состоянии сложно адекватно оценивать обстановку и реагировать на события. Необходимо успокоиться и начать объективно думать, как решить проблему.

Кроме того, если начнете паниковать вы, то это распространится на ваших коллег, весь персонал и возможно даже гостей. Даже если ситуация это их не касается, гости почувствуют напряженную атмосферу и тоже начнут совершать ошибки это точно не сыграет вам на руку. 

Можно использовать связи нетворкинга: полезные контакты, которые пригодятся в нужный момент. Вполне возможно, что знакомые выручат вас в трудной ситуации.

Выбирайте проверенных партнеров, на которых можно положиться. Разошлите им заранее план проведения мероприятия с прописанными таймингами и контактами. 

Наш сервис Maxi Events поможет вам легко справиться с форс-мажорными обстоятельствами и обеспечит оперативное решение форс-мажорных проблем! Мгновенные PUSH-уведомления вовремя уведомят всех участников о каких-либо изменениях и многое другое. Подробнее читайте о функциях приложения

Помните, нет таких проблем, которые нельзя решить. Желаем меньше непредсказуемых ситуаций на вашей практике!