Идеи, которые спасут ваше мероприятие

Один день из жизни event-менеджера

— Алло, Иван Михайлович! У нас проблемы!

— Что за проблемы?

Иван Михайлович не успевал на работу. Конференция, которую он организовывал, должна была начаться через час, и то, что он ещё не на площадке — выводило его из себя. Непреодолимые обстоятельства сегодня заставляли его так поздно приехать.

— Рабочие, которые должны были собирать сцену на улице не приедут. Сказали, что заплатят неустойку конечно, но сейчас-то что делать?

Звонила помощница Ивана, которая уже была на площадке. Проблема серьёзная — без сцены точно не обойтись. Там выступление вечером планируется какое-то особое, поэтому даже на сцену во внутренний зал его не перенести… Иван Михайлович тяжело вздохнул.

— Вот что. Я сейчас подниму свои пассивные резервы, кто-нибудь наверняка сейчас свободен. А с этими рабочими мы больше не связываемся. Скоро буду!

У организатора мероприятий должны быть контакты на все случаи жизни, — так считал Иван. Поэтому порывшись в телефоне, он нашёл свою знакомую бригаду — за небольшую доплату сверху, они согласились выйти в свой выходной. Отлично!. 

“Ладно, с кем не бывает. Теперь всё должно быть хорошо,”  — подумал организатор Иван и в следующую же минуту ему опять позвонили. 

— Да?

— Здравствуйте, я спикер с вашей конференции, Алексей Павлович. 

— Помню, помню. Что-то хотели?

— Да… Понимаете, тут такая заминка… Еду с другого города, а тут пробка ужасная. Я думаю, не смогу приехать к своему времени, хотя планировал приехать к самому началу. Опоздаю на час, скорее всего.

Иван ещё не доехал до места конференции, а беды уже начали сыпаться на его голову. Он поблагодарил Алексея за то, что тот хотя бы предупредил об опоздании, и принялся менять его с другим спикером в конце программы . То, как разворачиваются события, организатору Ивану совсем не нравилось. Почему-то было ощущение, что это не последний форс-мажор на сегодня.

Когда Иван приехал, доклады во внутреннем зале уже начались. Он встретился с помощницей, которая вскоре убежала за кулисы к спикерам.

Через пару часов Иван решил в очередной раз проверить, как идут дела на улице — там проходила выставка, где люди увлеченно  рассматривали стенды. Однако  первое, что он заметил — начинающий моросить дождь и большую темную тучу впереди, которая грозно двигалась навстречу Ивану. 

Решать нужно было быстро, да и не то чтобы это было прям совсем неожиданностью, хотя синоптики говорили только о пасмурной погоде. Иван подозвал волонтёров, уже волнующихся за свои стенды, и попросил их переместить по возможности всё в холл.

Зная, что гостей конференции нельзя оставлять в неведении, он отправил всем push-уведомление через мобильное приложение для организации мероприятия. Мгновенно все участники события прочитали на своих телефонах оповещение: «Выставка перенесена в холл из-за погодных условий». Осталось дождаться рабочих, пусть соберут сцену в холле — хорошо, что они и его арендовали.

А в холле тем временем случилась небольшая неприятность — во время переноски одного стенда ножка держащей конструкции умудрилась сломаться и теперь еле-еле держалась. “Ну это совсем мелочь,” — хмыкнул Иван и достал скотч из своего аварийного чемоданчика организатора и в несколько движений починил ножку конструкции. Особого внимания на это даже обращать не стоило, это случалось на всех мероприятиях, а чемоданчик он всегда брал с собой на выезды.

Конечно, было не совсем хорошо, что гости увидят, как собирается сцена. Иван задумался об этом только тогда, когда бригада приехала и уже взялась за работу. Организатор решил, что можно занять гостей нетворкингом на некоторое время — как раз должно хватить, чтобы собрать сцену. Участники конференции не были против, а после мирно пошли смотреть выступление — и остались довольны.

Конференция закончилась, и спустя неделю вышел бекстейдж подготовки к нему, куда вошли и все неожиданности во время проведения мероприятия. В комментариях участники оценили такой быстрый подход к решению проблем, — по их мнению всё прошло отлично . 

И  с подобными трудностями организаторы мероприятий сталкиваются очень и очень часто. Иван, конечно, не хотел бы повторения такого дня, но зная всю специфику своей профессии, всегда к этому готов.