Мероприятия – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

Что ждет event-индустрию в 2021 году?

Опубликовал Irina Sherbul, 16 декабря, 2020. Категория: Разное.

Что ждать от 2021 года, как дистанционка повлияла на сотрудников и почему отказ от гибридных мероприятий уже невозможен? Читайте прогноз о будущем event-индустрии в нашем обзоре.

Перераспределение расходов

2020 год показал, что виртуальные площадки вполне жизнеспособны и пригодны для проведения всевозможных ивентов.

Во время пандемии event-сервисы развивались семимильными шагами. О прогнозах на 2021 год пока говорить сложно, но все же есть вероятность, что он возьмет на вооружение тенденции 2020. Семинары, конференции и совещания имеют все шансы переместиться в онлайн и получить приоритетное финансирование.

Причин на это сразу несколько:

это дешевле организации реального мероприятия;
интернет-конференции собирают больше слушателей и участников за счет тех, кто по состоянию здоровья, из-за личных страхов или отдаленности проживания отказывается от участия в живой встрече;
виртуальные сервисы позволяют записывать весь ход встречи для дальнейшей обработки, статистического анализа и трансляции;
мобильные приложения упрощают процесс взаимодействия участников, расширяют границы функционала онлайн площадок, облегчают работу организаторов и многое другое;
онлайн-мероприятия можно масштабировать на десятки тысяч людей по всему миру.

Создание новых форматов тимбилдинга

Новый бизнес-мир требует новых решений. Например, старые добрые тимбилдинг игры, которые так активно развивались последние 5 лет, неожиданно оказались вне трендов. Предлагаем прочитать интересную статью о том, как можно провести онлайн тимбилдинг.

Зато в топ вышли командные виртуальные развлечения с общим чатом:

квесты по типу выход из комнаты;
совместное собирание онлайн-пазла;
игры “угадай, кто” по скриншоту эмоджи или содержанию виртуальной корзины;
видеоэкскурсии по домам сотрудников;
книжные клубы.

Эксперты уверены, что даже если в 2021 году реальные корпоративные вечеринки и вернутся в нашу жизнь, мы уже не сможем отказаться от виртуального тимбилдинга, когда качественно провести время со своей командой можно на диване в любимой пижаме с чашкой горячего какао.

Снижение интереса к живым мероприятиям

Пройдет еще много времени, прежде чем быстрое тестирование и вакцинация смогут победить страх перед массовым скоплением людей. Пандемия значительно повлияла на психику, даже если сейчас это замечают далеко не все.

Еще долгие годы будет сохраняться не только дискомфорт при личных встречах без масок и дезинфекторов. К тому же, карантинные мероприятия вскрыли еще одну больную мозоль — аудитория больше не хочет тратить время на сборы и дорогу там, где можно обойтись онлайн-встречей.

Даже после повсеместного снятия карантинных мер часть конференций и корпоративов окончательно и бесповоротно переместятся на виртуальные площадки.

При этом не стоит думать, что онлайн-мероприятия когда-то полностью заменят живые — это совершенно разные по уровню эмоций, общению и ощущению присутствия ивенты.

Event-индустрию ждут сложные, но плодотворные времена

Мир уже никогда не сможет вернуться на прежние рельсы — мы стали свидетелями виртуализации пространства и теперь должны учиться жить в нем. В 2020 году event-индустрия была практически полностью разрушена пандемическим кризисом и ее не спасет одно только восстановление спроса, как закрытые и заброшенные турецкие отели не спасет мгновенный массовый наплыв туристов.

Индустрия развлечений начнет постепенно возрождаться лишь после окончательного снятия карантинных мер, что, вероятнее всего, случится не ранее 2022 года. Восстановление будет длительным и медленным, более того, вся эта сложная ситуация частично отбросит event-индустрию на пять-десять лет назад.

В первое время после снятия ограничительных мер живых мероприятий будет больше, чем обычно. Этого вполне можно ожидать, так как люди соскучились по реальным ощущениям, проведя больше года дома.

В дальнейшем культура станет гибридной, виртуально-реальной. Живые мероприятия больше не смогут обходиться без приложений, потеряют элемент спонтанности, станут более структурированными, сегментированными и организованными. А онлайн-ивенты выйдут на новый, достаточно высокий уровень организации и оформления.

В целом, 2021 год обещает быть более комфортным и спокойным — бизнес уже прошел кризисное время и начинается эпоха адаптации к новым условиям и реалиям.

Трудности, с которыми часто встречается event-менеджер

Опубликовал Ekaterina Shmatova, 5 октября, 2020. Категория: Разное, Советы.

Многие люди даже не догадываются о том, насколько сложна профессия event-менеджер. Большинство считает, что организовать мероприятие очень легко, обесценивая трудности, которые могут встать на пути.

Не стоит быть слишком самоуверенным. Конечно, данное качество может принести пользу, но все же перед тем как принять решение стать event-менеджером необходимо все взвесить и узнать, что может ожидать вас.

Данная статья будет полезна новичкам в направлении организации мероприятий, для тех, кто сомневается, стоит ли вообще начинать карьеру в данной сфере. Вы узнаете о всем, что таится за словами «успешный event-менеджер», познакомитесь с подводными камнями и будете готовы к трудностям, которые могут встать на пути. Профессия, несмотря на всю сложность, интересная и поможет закалить характер. Также статья будет полезна для тех, у кого есть знакомые, работающие в event-менеджменте, и кто до сих пор не верит в серьезность данной работы. Хотите узнать, почему ваш друг обижается на слова: «Ну ты же всего лишь делаешь мероприятия, в этом ведь нет ничего сложного, справится любой»? Узнайте о сложностях, которые необходимо преодолеть на пути к признанию и успеху.


                                                        Мы стремимся к жизни без трудностей, но
                                                   дубы вырастают крепкими при сильных ветрах
                                                     и алмазы образуются под сильным давлением

                                                                                                        Питер Маршалл

Трудности перед мероприятием:

1. Низкая заинтересованность
Вы хотите сделать мероприятие, но совершенно не понимаете почему к вам не приходят заявки и никто не интересуется деталями? А рекламу вы сделали? Реклама – двигатель прогресса. Игнорировать этот фактор = остаться ни с чем и разочароваться. Какую рекламу можно сделать? Начните с самого простого – рассылка в социальных сетях, затем можно приступить к подаче объявлений в СМИ.

2. Путаница с гест-листами
Чтобы ни про кого не забыть и облегчить себе работу, необходимо создать четкую форму заполнения и записывать участника, обращая внимание только на самое главное: ФИО, номер телефона. Если вы не любитель писать в блокнот, то отличным решением будет регистрация в мобильном приложении Maxi Events, которое облегчит работу всем и значительно сэкономит время, ведь исчезнет необходимость в записи контактной информации на бумагу.

Приложение Maxi Events облегчает работу следующими функциями:

а) Упрощенная работа с визитками

Участники мероприятия теперь могут группировать, отмечать цветом и присваивать ярлыки контактам, которые получили на событии с помощью сканирования электронных визиток.

б) Список участников

Каждый человек сам решает, какую информацию выставлять на всеобщее обозрение, а какую лучше скрыть, тем самым становятся ясны интересы участников.

3. Мало времени
Бывают заказчики, которые требуют организовать мероприятие за 1 день. Запомните и запишите: даже самый организованный человек не способен на такое, потому что для качественного торжества необходимо многое сделать и подготовиться. Лучше отказаться от такого заказа

4. «Модная» непогода
Еще вчера вы прогуливались в легкой курточке и вам было жарко, а сегодня выпал снег? Да, такое бывает и к этому необходимо быть готовым. Консультируйте заранее всех участников, обращаясь за помощью на сайт гидрометцентра. Оповестите людей о погодных условиях площадки, где будет проходить мероприятие. Сообщить об этом можно в письме или же в приглашении.

Трудности во время мероприятии

1. Аппаратура объявила бойкот
Чтобы не было эксцессов с микрофонами, проекторами и прочим, нужно всегда иметь в персонале специалиста, который будет способен за короткое время устранить неполадки. Заранее проверьте состояние техники.

2. — Откройте окно, мне жарко.
— Закройте окно, мне холодно.

Известная еще со школы проблема, способная разделить людей на два фронта. Чтобы избежать духоты или холода, заранее подготовьте чай, пледы или вентилятор, способные успокоить участников.

3. Свет решил покинуть вас
Отключение света является распространенной проблемой. Заранее подготовьтесь к ее решению, приобретя генератор. Обязательно найдите контакты техника, который сможет приехать в любую минуту и устранить проблему.

4. Конфликтная ситуация
Вы на секунду отвернулись, а двое участников решили начать спарринг? Чтобы избежать этого, обзаведитесь хорошим охранником, который будет следить за дисциплиной, в случае, если вы сами не сможете справиться с участниками и успокоить их.

5. Людей слишком много
Бывают случаи, когда участников становится больше, чем планировалось. В таком случае нужно иметь в запасе дополнительные сидения, информировать других людей, что уже заняты места, чтобы они не тратили время на дорогу. Если количество мест ограничено и вы знаете об этом заранее, то не стоит впускать опоздавших и неприглашенных гостей, дабы не доставлять дискомфорт остальным.

Трудности после мероприятия

1. Негатив
Кто-то оставил негатив в социальных сетях, плохие отзывы? Отвечайте на каждое сообщение и интересуйтесь, в чем причина такого отношения к мероприятию, чтобы впредь избежать проблем и улучшить качество организации.

2. Пропажа
Кто-то украл аппаратуру или что-либо из арендованного помещения? Лучше всего перед мероприятием составить список вещей, нанять охранника, но, если такая ситуация все же произошла, то лучше не распространяться, а обратиться в полицию и опросить персонал, который может быть видел что-то странное.

3. Фотографии испорчены или исчезли
Необходимо сразу нанять хорошего фотографа, если вы планируете размещать фотографии на сайте или в социальных сетях, если же вы упустили этот момент, то попросите участников скинуть вам фотографии, объявите конкурс.

Не забывайте, что не ошибается тот, кто ничего не делает. Не стоит расстраиваться, если что-то пошло не так. Необходимо взять себя в руки, не паниковать и подумать, как решить проблему.

Конечно, это далеко не все трудности, с которыми может столкнуться event-менеджер, но зато они самые распространенные и, узнав о них, вы сможете постараться заранее обеспечить себе безопасность.

5 главных трендов мероприятий 2020 года

Опубликовал Daniil Simonov, 18 сентября, 2020. Категория: Разное, Советы.

В России спрос на проведение мероприятий превышает в несколько раз предложение. В 2020 году эта цифра увеличилась вдвое! Так что работы точно хватит всем. Актуальным вопросом остаётся только привлечение и охват ещё большей аудитории клиентов.

Как это осуществить?

Легко. Развиваться, активно следить за новинками и трендами и, конечно же, везде быть первыми. А особенно в предложении клиентам услуг, которых пока нет у конкурентов.

Что нужно обязательно учесть в 2020 году при организации мероприятия:

Геймификация

Современные будни уже никак нельзя представить без мобильных телефонов, умных часов, планшетов и др. С их помощью вы можете ускорить регистрацию, коммуникацию и другие важные процессы, но также повышать вовлечение участников. Разбавить скучные лекции или доклады вы сможете с помощью игр, загруженных в специальные приложения. От такого развлечения не откажется даже самый строгий начальник. Преодоление препятствий в квесте, занятные викторины и увлекательные конкурсы, за которые гости получают баллы, и смогут обменять их на различные бонусы — точно запомнятся надолго.

С функционалом Maxi Events вы сможете реализовать свои любые фантазии! Подробности о геймификации читайте в нашей статье.

Онлайн-формат

Сфера ивента ощутимо пострадала от пандемии коронавируса в 2020 году. Везде отменились офлайн конференции, выставки, корпоративы и другие. Но многие руководители вовремя сориентировались и сосредоточились на онлайн-сегменте. В нём оказалось достаточно много плюсов. Главное, это количество аудитории. Онлайн-формат позволяет привлечь больше людей на мероприятие, а значит и потенциальных клиентов будет больше. Расходы сократятся в несколько раз, так как многие пункты, аренда площадки, размещение участников и другие будут не нужны. Ну и вы, конечно же, окажетесь в топе продвинутых агентств, так как онлайн-формат сейчас на пике популярности во всём мире.

Визуальные эффекты

Впечатления это главный инструмент ивент-индустрии. Лазерные шоу, проекции на стенах зданий, красочные голограммы заменили скучные бумажные баннеры и брошюры. Нельзя забывать о современной необходимости снять, что-то яркое и необычное на телефон и поделиться в сети, отметив геопозицию или название вашего мероприятии, так о нём узнает огромное количество людей. Мир иллюзии так прекрасен и заманчив для каждого, независимо от возраста и статуса. Это один из главных трендов, который содержит в себе все важные новинки.

Экологичность

Не заказывайте пластиковую посуду. Успешное мероприятие должно сопровождаться звоном бокалов. Залы будут намного интереснее смотреться окутанными живыми растениями, а не букетами. Заботиться о нашей природе стало уже не трендом, а необходимостью.

Начало десятилетия диктует нам перемены. Давайте вступим в новую эпоху знатоками, а не просто пользователями инноваций в сфере ивента. Самое время менять свой подход к организации и быть умнее современных технологий!

Мероприятия с приложением

Этому тренду начали следовать большинство event-агентств относительно недавно. Мобильное приложение и организация мероприятия становятся уже неразделимыми понятиями. Если вы еще не использовали приложение для организации мероприятия, то самое время это исправить! Попробуйте мобильный сервис Maxi Events, который отлично подойдет как начинающему event-менеджеру, так и матерому профессионалу в event-индустрии. Самые необходимые и удобные функции собраны в одном месте. Используйте мобильное приложение совершенно бесплатно для мероприятий до 10 человек!

Будьте всегда в курсе новых трендов, следите за новостями и не давайте вашим конкурентам превосходить вас в каких-то областях. Желаем удачи!

Узнайте больше об экологичных мероприятиях

Опубликовал Alexandra Skarukina, 10 сентября, 2020. Категория: Разное.

Современный мир и глобальные проблемы человечества накладывают отпечаток на любую сферу деятельности человека, в том числе, конечно же, на event-индустрию. 2019 год был объявлен в России годом экологии, чтобы привлечь внимание общественности к экологическим проблемам. Заботиться об окружающем мире стало не только жизненно важно, но и популярно. В 2020 году эко-мероприятия стали одним из ярких и наиболее актуальных трендов современности. Зеленый цвет стал модным, «зелеными» хотят видеть свои мероприятия многие клиенты, в том числе большие компании. Этот тренд повышает корпоративный авторитет, вызывает уважение со стороны партнеров и коллег, говорит о глобальной ответственности.

Направления эко-мероприятий

Экологичность мероприятия можно рассматривать в двух аспектах:

— как направление: различные семинары и конференции, благотворительные и спонсорские акции типа «Подари дерево», волонтерские движения и др.

— как форма планирования и организации мероприятий. Для event-менеджера очень важно понимать, как сделать мероприятие максимально «зеленым», какие моменты в этом вопросе необходимо учесть и что может особо заинтересовать вашего клиента.

Основные принципы экологичных событий

1. «Зелёный кейтеринг» включает в себя два понятия:

— «зелёная еда» — при организации эко-мероприятия главными критериями являются натуральность, свежесть, полезность: овощи и фрукты, молочные и мясные продукты – только с местных фермерских хозяйств. Важно также бережное отношение к еде. Применяется эко-подход: количество необходимой еды на мероприятие, желательно, рассчитать на количество участников с небольшим запасом, некоторые блюда можно подавать порционно или использовать раздачу блюд. Излишки продуктов принято не выбрасывать, а отдавать в социальные приюты для нуждающихся людей, а также бездомным животным.

— «зеленая посуда» — давно уже считается плохим тоном использовать на мероприятиях пластиковую посуду, одноразовые трубочки и пр. Но и бумажная посуда не является экологичной, потому что ее производство связано с использованием лесных и водных ресурсов. Лучше всего использовать многоразовую посуду: стеклянную, металлическую, керамическую, фарфоровую, но после применения она требует тщательной обработки. Некоторые event- и кейтеринг-специалисты предлагают выбирать одноразовые варианты из безопасных материалов, например, березовый шпон, пальмовые листья, сахарный тростник, кукурузный крахмал. Они термостойки, отличаются прочностью и эстетичностью. Если все-таки ваш выбор пал на пластиковую посуду, то нужно все равно позаботиться о экологичности мероприятия, например, о переработке пластика.

2. «Зеленое оформление» — будет очень эстетично, практично и гармонично смотреться, если площадка вашего мероприятия будет украшена растениями и цветами в кадках и горшках (не забывайте о безопасности, особенно на детских праздниках). Растениями можно раззонировать площадку, сделать креативную фото-зону и др.

3. Оставляйте после себя чистоту! — позаботьтесь о раздельном сборе, утилизации и переработке мусора и отходов, а также о возможности вторичного использования.

4. Оформление и декорации: при организации мероприятия использовать только то оборудование и конструкции, которые можно использовать повторно или не приведут к образованию мусора, особенно токсичного. Например, сейчас в России постепенно отказываются от использования на мероприятиях (детские праздники, промо-акции и др.) надувных шаров.

5. Постепенный отказ от полиграфии: про вред бумажной промышленности мы уже говорили; постепенно мероприятия должны отказаться от бумажных носителей, которые заменят digital-приложения. С этой задачей отлично справится приложение Maxi Events. Забудьте о печати планов, расписаний, таймингов и прочих документах. В приложение вы сможете загрузить все, что вам необходимо, а также оперативно вносить изменения, которые увидят все участники мероприятия. Подробнее о приложении. Использование цифровых технологий повышает авторитет компании и показывает современный уровень организации любого мероприятия.

6. Сувенирная продукция: часто на мероприятиях выдают сувениры с логотипом фирмы (ручки, кружки, блокноты, брелки, флешки и др.). Чтобы сделать сувениры «зелеными», следует использовать для их изготовления вторичное сырье ( текстиль, переработанный пластик, бумага-крафт), заменить деревянные предметы на бамбуковые (экологически чистый и быстро возобновляемый материал), полиэтиленовые и бумажные пакеты – на сумки-шоперы из хлопка и спанбонда, В качестве презентов лучше подойдут товары многоразового использования или из переработанных материалов, а еще лучше – подарочные сертификаты, приятные эмоции и впечатления, благотворительные взносы и пожертвования.

Эко-мероприятия важны для всех нас. Давайте сделаем наш мир чуточку чище и лучше, ведь нам здесь жить!

Александра

Частые ошибки при организации мероприятий

Опубликовал Olga Cherepanova, 10 августа, 2020. Категория: Разное, Советы.

Все в этом мире ошибаются, и event-менеджеры никак не могли стать исключением из правила. Однажды американский писатель У. Чаннинг сказал: «Ошибки – это наука, помогающая нам двигаться вперед». А если мы хотим преуспеть в своем бизнесе, то надо просто присмотреться к опыту коллег, понять, что становится причиной их ошибок, постараться не «наступать на чужие грабли», а уж тем более на свои. Давайте разбираться:

1. Работа в команде: тут все просто – не стоит брать слишком много на себя, тащить все за всех, важно доверять своим партнерам и подчиненным, уважать мнение и труд каждого, возможно применение «метода конвейера», когда каждый участник проекта будет отвечать только за свою «маленькую деталь» общего дела, научитесь делегировать обязанности. Доверие и профессионализм – две составляющие успеха команды.

2. Планирование: важную роль играет не только наличие плана работы, но и его качество. Вами должна быть учтена любая мелочь, даже, возможно, мало относящаяся к делу. Найдите сотрудника-пессимиста, который будет отрицать все, что запланировано, например, «А если дождь…», «А если кто-то опоздал…», «А если ведущий заболел…» и др. В своем алгоритме мероприятия учтите все его «Если», все негативные варианты развития событий.

3. Время: это понятие многогранно. Будьте пунктуальны, требуйте того же от команды. Не беритесь за «горящие» заказы – работа на выжигание себя не стоит никакой прибыли, а проекты на скорую руку от ошибок точно не застрахованы. А ошибки в нашем деле чреваты подорванной репутацией и малым количеством заказов. И никогда не меняйте ничего в последнюю минуту. Концепция разработана не вчера, все участники готовы, и сиюминутное желание «что-то исправить» только навредит.

4. А теперь самое главное – Я. Очень многое зависит от личности организатора. Да, Я — активный, уверенный в себе, коммуникабельный, ответственный, творческий, опытный профессионал. Но любого человека иногда заносит: уверенность в себе превращается в самоуверенность, активность – в излишнюю суетливость, коммуникабельность – в болтовню, опыт регрессирует, а креативность и профессионализм покрываются налетом шаблонов и стереотипов. Как этого избежать? Прислушиваться к замечаниям и советам коллег и клиентов, постоянно саморазвиваться, посещая тренинги, мастер-классы и открытые мероприятия. Идите в ногу со временем, не бойтесь инноваций event-индустрии. Будьте пластичны и динамичны, готовы подстроиться под любую ситуацию. Не теряйте головы и чувства юмора. Будьте спокойны, скажите «нет» волнениям и стрессу. Вы – Профессионал своего дела.

А самое важное – не бойтесь совершить ошибку, опыт – дело наживное, всегда есть время сделать работу над ошибками, узнать причины их появления, а главное – постараться никогда их не допускать и не повторять.

Метка: Мероприятия