Площадка – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

Как не ошибиться с выбором площадки на открытом воздухе

Опубликовал Julia Mauer, 7 декабря, 2020. Категория: Разное, Советы.

В теплое время года открытые площадки станут отличной альтернативой концертным, выставочным залам и другим помещениям для проведения мероприятий. На аренах, стадионах, в парках, скверах и на других локациях на свежем воздухе можно провести практически любое событие, начиная от выставки и тимбилдинга, заканчивая фестивалем. Но для того, чтобы мероприятие под открытым небом было успешным, важно не ошибиться с выбором площадки. В этой статье мы расскажем о ключевых нюансах, которые нужно учесть при поиске локации для какого-либо события.

Площадь локации: достаточная для всех участников, но не слишком большая

Прежде чем приступать к поиску площадки, необходимо определиться с ее примерной площадью. Для этой цели нужно сначала составить схему локации, разбив ее на зоны для различных активностей. Исходя из прогнозируемого количества участников, следует подсчитать, сколько квадратных метров должна занимать каждая зона.

Важно: помимо зон для запланированных в программе активностей, на площадке должны быть выделены участок для курения, парковка и санитарная зона (место для установки биотуалетов, умывальников).

Площадь участка на открытом воздухе должна быть такая, чтобы гости не чувствовали себя стесненно. Но при этом выбирать локацию слишком большой площади не рекомендуется, ведь во время проведения мероприятия площадка будет казаться полупустой.

Подходящий ландшафт и отсутствие опасных объектов на участке и рядом с ним

Зная нужную площадь участка, вы сможете начать поиски подходящей локации в разных районах города. Первым делом обращайте внимание на рельеф и безопасность участка. Откажитесь от идеи проведения мероприятия на определенной площадке, если при визуальном осмотре вы обнаружите:

неровный рельеф (глубокие ямы, выбоины);
наличие ядовитых растений, огромного числа колючих кустарников и сорняков, которые невозможно быстро убрать;
наличие змей и потенциально опасных насекомых (клещей, комаров);
проходящую в непосредственной близости от участка автостраду, железную дорогу.

Также нельзя выбирать для проведения любых мероприятий участки, находящиеся в пределах санитарной зоны производственных предприятий. На использование таких площадок для организации событий городские власти никогда не дадут разрешения.

Собственник, который даст разрешение на проведение мероприятие

Не менее важное обстоятельство, чем рельеф и безопасность участка – субъект, которому принадлежит право владения площадкой. Выбранная вами локация может быть и в частной, и в государственной собственности. Поэтому нужно как можно быстрее выяснить, кому принадлежит участок, и согласовать его использование для проведения мероприятия.

Если площадка находится в частной собственности, легче всего просто подписать договор аренды на срок подготовки и проведения мероприятия. А вот на использование локаций, которые принадлежат государству и являются общественными местами, нужно получать разрешение у городских властей, полиции и МЧС.

Транспортная доступность и удобный маршрут проезда

Открытая площадка для проведения какого-либо мероприятия должна располагаться в таком месте, куда без сложностей доберутся все приглашенные участники. В идеале, дорога к локации не должна быть перегружена, а рядом не лишней будет остановка общественного транспорта. Если же гостям будет сложно добираться до места проведения мероприятия, организатору нужно позаботиться о трансфере.

Даже если маршрут к месту проведения события нельзя назвать запутанным, организатору важно предоставить участникам подробную карту местности, а также обозначить интересные и важные места для участников. Сделать это можно, установив приложение для мероприятия Maxi Events и подключив расширение «Карты». С этой удобной опцией организатору не составит труда проложить маршрут и создать подробную схему локации для гостей. Также в приложении есть еще целый ряд функций и модулей, которые будут полезны для проведения события на открытом воздухе – система обмена сообщениями, программа, встроенные игры, квесты и многое другое.

Доступность основных коммуникаций

Последний в списке, но не по важности, критерий – наличие на площадке (или рядом с ней) водопровода и точки подключения к электричеству. Если воду на мероприятие с небольшим числом участников еще можно привезти в емкостях, то возможность быстрого и безопасного подключения к электричеству нужна обязательно. Одним из выходов будет обеспечить на мероприятие электрогенератор. Вода и электричество есть, осталось подготовить тенты и шатры на случай непогоды. Важно узнать о доступности коммуникаций у владельца площадки прежде, чем подписывать соглашение об использовании участка.

Ориентируясь при выборе площадки на перечисленные выше 5 критериев, вы гарантированно подберете отличную локацию для проведения мероприятия. В теплое время года вашим гостям будет особенно комфортно находиться на такой локации на открытом воздухе. Они наверняка надолго запомнят событие, так разительно отличающееся от мероприятий в душных помещениях.

Возможности площадок для онлайн мероприятий: плюсы и минусы

Опубликовал Lolita Sokolova, 2 ноября, 2020. Категория: Разное, Технологии.

2020 год принес с собой изменение формата большинства мероприятий: они переехали в онлайн. Сфере организации событий пришлось быстро адаптироваться, но уязвимое место любого мероприятия осталось тем же — способ связи с гостями. Приглашение высылают на почту, программу можно посмотреть на сайте, активные чаты — в мессенджерах. Постоянно проверять несколько мест неудобно для пользователя. В этой статье мы рассмотрим, чем полезен Maxi Events при организации и проведении онлайн мероприятия.

Zoom

Если до недавнего времени вы могли про него не знать, то в этом году он был у всех на слуху. Это платформа для видеоконференций и онлайн-встреч. В нем есть все те опции, которые необходимы такой платформе: возможность отключать и включать микрофоны участников, предоставлять право на трансляцию своего экрана, рисование на экране, чаты, в том числе и приватные. Всего в конференции может участвовать до 500 участников в платной версии, и до 200 — в бесплатной.

Но чего же не хватает такому мощному инструменту, как Zoom? Если говорить о взаимодействии с участниками, то однозначно — опросов. Обычно для этого используются либо встроенный чат, где собирать статистику довольно неудобно, либо чат в любом другом месте, где есть возможность проведения опроса (например, в Telegram). Стоит ли говорить, что это неудобно?

Приложение Maxi Events решает эту проблему. Опросы и чаты в приложении — быстрая и очень удобная форма связи во время мероприятия. Данные функции входят в опцию “Сообщения”, с которым вы наверняка захотите познакомиться поближе.

Google Meet

Это приложение для проведения видеоконференций и вебинаров также доступно в браузере. Его преимущество по сравнению с Zoom — ничего не требуется устанавливать, достаточно перейти по ссылке и подключиться к конференции. Имеется у платформы ещё одна очень полезная функция: субтитры в режиме реального времени на основе технологий распознавания речи. Чат и трансляция экрана тоже есть — без них никуда на онлайн-конференциях.

Но посещая такие конференции, сложно заниматься нетворкингом. Практически безликий чат, люди, большинство из которых даже не отображается.

В Maxi Events можно подключить расширение “Нетворкинг+” и больше не волноваться об этой проблеме. Там есть все, что нужно для наиболее эффективного знакомства: список участников, их визитки, возможность создать несколько визиток для разных целей. Кроме того выбранного человека можно пригласить встретиться лично. Но так это работает на офлайн-мероприятиях — в виртуальном нетворкинге можно позвать нового знакомого в отдельный чат или отправить ссылку на тот же Google Meet и поговорить с глазу на глаз.

Skype

Раньше Skype был стандартом, и пользовался им практически каждый — сейчас его рейтинг упал из-за качества связи. Сейчас сервис вырос и в нем появились все привычные для платформы видеосвязи функции: в отличие от Zoom, там есть и опросы, и голосовые сообщения, а также все файлы хранятся в облаке 30 дней.

Чем еще можно дополнить функционал в таком случае? Продажей билетов, каталогом товаров и дополнительных услуг прямо в приложении Maxi Events. Можно получить более продвинутый статус на мероприятии, провести аукцион среди участников мероприятия и многое другое. Это значительно расширит ваше мероприятие.

О Maxi Events можно думать как об оболочке вашего онлайн-мероприятия. Несмотря на то, что основной контент пользователь получает на сторонней платформе, в приложении он осуществляет всю остальную деятельность как участник мероприятия. В сервисе можно вставить ссылки на виртуальные залы со спикерами, и по сути это будет единственное отличие от офлайн мероприятий.

Часто организаторы онлайн мероприятий полагают, что контент, доклад спикера — это все, что нужно их аудитории, но это не так. Общение с аудиторией, коммуникация внутри нее имеет большое значение. И Maxi Events является помощником в этом, обеспечивая комфортное взаимодействие со всеми участниками конференции.

Тонкости выбора идеальной площадки для мероприятия

Опубликовал Lolita Sokolova, 24 августа, 2020. Категория: Разное, Советы.

Сегодня мы решили разобраться с основными тонкостями, которые помогут выбрать для вашего мероприятия площадку, приближенную к идеалу.

Формат и тип мероприятия

Это самый важный критерий, от которого зависит выбор площадки. Надо сразу понять, чего хочет заказчик: симпозиум, конференция, семинар, круглый стол требуют наличия актового или конференц-зала с мультимедийным оборудованием и местом для фуршета или кофе-брейка; любители активного отдыха захотят квест-вечеринку или тимбилдинг на природе. Детский праздник, корпоратив, свадьба, молодежная вечеринка, встреча выпускников – все это требует различного подхода к выбору площадки.

Бюджет мероприятия

Очень важно согласовать с заказчиком сумму, которую он готов потратить на данное мероприятие. Стоимость площадки можно немного снизить: будние дни чаще всего дешевле, чем выходные, есть акционные предложения, например, при раннем бронировании или при 100%-ной предоплате, а можно увеличить чек за еду вместо повышения стоимости аренды помещения.

Количество посетителей

Маленькая вечеринка или корпоратив целого предприятия – совершенно разные мероприятия по своей организации. Поэтому помните: огромный зал не следует арендовать для 20 гостей на свадьбу, а 500 участников конференции не поместить в зале на 100 посадочных мест. А на многих мероприятиях посещаемость вообще может стать залогом их успешности.

Поиск площадки

Есть несколько способов найти то, что вам нужно:

— опыт сотрудничества — предложите клиенту ту площадку, с которой вы уже работали для аналогичного мероприятия;

— партнерский опыт — обратитесь к коллегам по event-бизнесу;

— коммуникативный опыт — просто общение и общение в соцсетях никто не отменял;

— бизнес-опыт — есть специальные компании или даже Интернет-агрегаторы по поиску и бронированию площадок;

— и, наконец, личный опыт — выберите несколько площадок и самостоятельно посетите их.

Итак, вы подобрали, как вам кажется, «идеальную» площадку для данного мероприятия, но есть еще моменты, на которые стоит обратить внимание:

— бронирование: стоит задуматься об этом заранее (иногда очень заранее, чуть ли не за полгода), ведь мероприятие может быть запланировано на «горячий сезон» и свободного времени просто не окажется;

— доступность по местоположению: удобная геолокация площадки, близость к метро или другому общественному транспорту, необходимость трансфера, например, загород, наличие парковки для автомобилей;

— удобство гостей: комнаты отдыха, детские комнаты, гардеробы и комнаты для переодевания, туалеты, своевременный клининг, места для курения, гримерки – продумайте любую мелочь;

— оснащенность площадки: стильный и современный интерьер, реальная площадь помещения и ее вместимость, наличие мультимедийного, звукового и светового оборудования, создание комфортного и безопасного пространства (охрана, система вентиляции, кондиционирования и отопления, соблюдение санитарных норм и норм пожарной безопасности), мобильность, вариативность, полифункциональность помещения или оборудования, освещение, комфортная мебель, возможность декорирования и проведения развлекательной программы, использования дополнительных элементов шоу (фейерверки, водное шоу, химические опыты и др.);

— обеспечение потребностей лиц с ограниченными возможностями здоровья: безбарьерный доступ для инвалидов-колясочников, наличие пандусов, специальных лифтов, погрузчиков, специальный транспорт, сурдотехника и сурдопереводчик, тифломаркеры пространства;

— «человеческий фактор»: вам и вашим клиентам должно быть комфортно с представителями площадки, ваши главные инструменты: вежливость, пунктуальность, четкость, демократичность;

— «Сытый клиент – довольный клиент», «Голодный гость – злой гость»: еда и напитки на мероприятии – отдельная тема, организация этого момента зависит снова от типа и продолжительности мероприятия, от количества гостей. Не забудьте уточнить возможность приносить свои напитки и угощения, наличие пробкового сбора.

Итак, вы нашли идеальную площадку и продумали все до мелочей, хорошего вам мероприятия! Ведь «Не место красит человека, а человек – место»! Теперь все зависит только от вас!

Метка: Площадка