fbpx

Метка: Подбор персонала

Кому доверить подбор персонала на мероприятие: выбираем агентство промоутеров с открытыми глазами

Опубликовал Julia Mauer, . Категория: Советы.

Если планируете масштабное мероприятие, вам нужно решить ряд важных организационных вопросов: поиск локации, составление программы, подбор персонала. Если выбором места с высокой вероятностью придется заниматься самостоятельно, то решение некоторых задач можно и нужно делегировать специалистам. Одной из таких задач является подбор временных сотрудников на мероприятие: промо-моделей, регистраторов, переводчиков, аниматоров, парковщиков, официантов и прочих помощников.

С вопросом подбора персонала агентства промоутеров справятся лучше и быстрее, чем event-менеджеры. У таких агентств есть базы соискателей и отработанные схемы отбора сотрудников. Если вы доверите поиск помощников агентству, с большой вероятностью на вашем мероприятии будут лучшие работники, благодаря которым вы проведете событие на высшем уровне. Главное – выберите агентство промоутеров, которое действительно заслуживает доверия и способно предоставить вам настоящих профессионалов. О том, как выбрать такое агентство, читайте ниже.

Изучаем сайт и отзывы об агентстве

Самый простой способ выбора агентства – следование рекомендации знакомых. Но если вам не у кого узнать контакты заслуживающей доверия организации, не беда. Вам не составит сложности найти хорошие агентство в интернете, просто введя в Яндексе или Google запрос «агентство промо персонала в вашем городе». Главное – не звонить в первую же найденную организацию, для начала стоит изучить ее сайт. 

Итак, сайт хорошего агентства будет соответствовать следующим условиям:

  • визуально притягательный дизайн и интуитивно понятное меню;
  • платный домен второго уровня (например: maxi.events.ru, google.com, yandex.ru и тд.);
  • наличие подробного перечня предоставляемых услуг;
  • наличие прайс-листа с актуальными ценами;
  • несколько способов связи с менеджерами агентства в разделе «Контакты»;
  • портфолио сотрудников, которых вы можете заказать на свое мероприятие;
  • наличие на сайте фото с мероприятий, для которых агентство подбирало персонал ранее.

После изучения сайта вы должны получить подробное представление, каких именно помощников агентство сможет вам предоставить и сколько это будет стоить. Если же на сайте есть только общие фразы наподобие «Подберем персонал на ваше мероприятие быстро и дешево», лучше поищите другое агентство.

Также не лишним будет ознакомиться с отзывами об агентстве. Но помните, что на сайте организации отзывы могут быть с равной вероятностью как правдивыми, так и выдуманными. Поэтому лучше поищите информацию на независимых онлайн-ресурсах: городских форумах и в тематических группах соцсетей.

Обращаем внимание на информацию для соискателей

Если в целом сайт агентства вам понравился, уделите несколько минут вакансиям агентства. Ознакомившись с требованиями к потенциальным работникам, вы поймете, каких именно помощников вам предоставят. Если в описании вакансий указано, что агентство проводит собеседование с каждым кандидатом, не работает с людьми с зависимостями, требует от персонала знания английского языка, коммуникабельности, стрессоустойчивости, пунктуальности и др., это хороший признак.

А вот когда агентство готово включить всех желающих в свою базу персонала за деньги, от сотрудничества с ним лучше отказаться. В лучшем случае подобное промо агентство подберет вам новичков, а в худшем – людей, которые уже находятся в «черных списках» достойных организаций.

Узнаем о гарантиях и условиях сотрудничества

Прежде чем подписывать с промо агентством договор и платить задаток, уточните условия сотрудничества. В первую очередь уделите внимание трем нюансам:

  • возможность обозначить пожелания не только к специализации персонала, но и к внешнему виду, возрасту и опыту потенциальных помощников;
  • возможность заранее ознакомиться с портфолио/резюме подобранных сотрудников и утвердить персонал либо бесплатно заменить отдельных работников;
  • возможность однократной замены сотрудника непосредственно перед мероприятием без оплаты в случае, если по объективной причине он вам не подходит.

Также уточните схему оплаты. Частичной предоплаты бояться не нужно, однако помните, что она не должна составлять более 20-40%. Основную сумму лучше заплатить уже тогда, когда сотрудничество с агентством состоялось, и вы остались удовлетворены профессионализмом персонала.

Четко формулируем требования к персоналу

Когда вы найдете заслуживающее доверие агентство промо персонала и будете готовы подписать договор, учтите: менеджеры не умеют читать мысли. Они не могут знать, какими вы видите своих идеальных помощников. При обсуждении сотрудничества как можно подробнее опишите, кого именно вы хотите видеть на мероприятии в качестве работников.

Также заранее позаботьтесь об униформе для персонала. Большинство агентств предлагает и аренду костюмов, и пошив промо одежды. Если хотите провести мероприятие на высшем уровне, обязательно воспользуйтесь такими услугами. В этом случае вы получите помощников, которые и с работой справятся на высшем уровне, и прибавят 100 очков к имиджу вашего мероприятия.

5 важных критериев при выборе диджея

Опубликовал Julia Mauer, . Категория: Разное, Советы.

Вы продумали программу события, определились с форматом и решили доверить музыкальное оформление мероприятия DJ? Наверняка сейчас вы уверены, что сложные организационные моменты уже позади, осталось дело за малым – найти диджея и сделать заказ. Но увы, не все так просто. Чтобы приглашенный DJ помог вам создать яркую веселую атмосферу, а не свел ваши усилия насмарку, к выбору профессионала нужно подойти со всей ответственностью.  

Найти контакты DJ в своем городе – не проблема. На соответствующий запрос поисковые системы выдадут вам десятки объявлений диджеев, готовых поработать на корпоративах, свадьбах, других мероприятиях. Но не спешите договариваться о сотрудничестве с первым же диджеем. Для начала изучите информацию о нем, ознакомьтесь с портфолио и пообщайтесь на тему оборудования. Чтобы точно не ошибиться в выборе DJ на свое мероприятие, ориентируйтесь на 5 ключевых критериев.

№1 Свое профессиональное оборудование

Первым делом поинтересуйтесь, есть ли у диджея свое оборудование или он предпочитает работать с аппаратурой, предоставленной заказчиком. Отличные профессионалы, как правило, приезжают на мероприятие со своим оборудованием:

  • микшером;
  • контролером;
  • микрофоном;
  • ноутбуком;
  • проигрывателем с колонками. 

Они очень щепетильны по отношению к качеству звука, поэтому не готовы работать с незнакомой аппаратурой.

Если DJ работает со своим оборудованием, важно убедиться, что его аппаратура профессиональная. Если вы не разбираетесь в этом оборудовании и название производителя/модели проигрывателя вам ничего не скажет, просто спросите цену техники, актуальную на данный момент. Можно поинтересоваться у знакомых, кто в этом разбирается или погуглить на крайний случай. Помните, хорошая аппаратура не может стоить дешево.

№2 Наличие в портфолио миксов, аранжировок

Опытные event-менеджеры шутят, что всех диджеев можно поделить на 2 группы: артисты и «плееры». Диджей-артист – профессионал, который работает с публикой, чувствует зал, экспериментирует со звучанием и аранжировками. Такому диджею под силу сделать миксы, которые звучат более зажигательно, чем оригиналы. DJ-«плеер» – полная противоположность артисту. Он видит свою работу в том, чтобы подключить ноутбук с плейлистом к колонке, запустить плеер и мышкой переключать хиты. Уверены, что такой специалист нужен на вашем мероприятии?

Чтобы не нарваться на «плеера», обязательно изучите портфолио DJ, посмотрите видео с мероприятий, на которых он отвечал за музыкальное оформление. Если же портфолио нет, попросите аудио с миксами. Отсутствие у диджея и портфолио, и аудио – свидетельство того, что с ним лучше не работать.

№3 Гибкость при составлении плейлиста для мероприятия

В отличие от музыкантов, диджеям не нужно разучивать песни, поэтому теоретически они могут включить в репертуар любые хиты. Однако отдельные DJ имеют один универсальный плейлист, который ставят на всех мероприятиях вне зависимости от формата события. Таких специалистов лучше обходить стороной. 

Чтобы мероприятие не пострадало из-за неподходящего музыкального сопровождения, выбирайте диджея, готового обсуждать плейлист. На этапе обсуждения сотрудничества он должен прислушиваться ко всем вашим пожеланиям.

№4 Положительный опыт работы с маленькой и большой аудиторией

Хороший DJ должен уметь не только миксовать зажигательную музыку, но и работать с гостями мероприятия. Такой специалист – первый помощник ведущего. Он способен разогреть весь зал, «вывести» присутствующих на танцпол и вызвать у них желание плясать до упаду.

Умение чувствовать зал и взаимодействовать с аудиторией приходит с опытом. Поэтому прежде, чем заказывать диджея на мероприятие, стоит уточнить, какой у него опыт деятельности. Также не лишним будет поинтересоваться, работал ли он ранее на мероприятиях, похожих по формату на ваше.

№5 Готовность работать в слаженной команде с организаторами мероприятия

Опытный диджей готов к тесному взаимодействию с организаторами во время мероприятия. Он придет на помощь в случае, если кто-то из гостей захочет потанцевать под определенную песню и, даже при необходимости, на несколько минут подменит ведущего.

Чтобы всегда быть на связи с диджеем, зарегистрируйтесь в мобильном приложении Maxi Events и предложите установить его всем участникам. В приложении вы сможете уведомлять всех, в том числе и DJ об изменениях онлайн. Благодаря всплывающим push-уведомлениям, никто не пропустит ваших сообщений даже тогда, когда вокруг будет звучать громкая музыка. Также с помощью приложения ваш диджей сможет заранее ознакомиться с программой мероприятия и составить плейлист, ориентируясь на нее.

7 мифов о волонтерстве: бесплатная рабочая сила или часть команды?

Опубликовал Julia Mauer, . Категория: Разное.

Планируете масштабное мероприятие и хотите найти бесплатных помощников – волонтеров? Или может вы сами не прочь испытать себя на волонтерском поприще, поучаствовать в интересных проектах и научиться чему-то новому? Какой бы ни была причина вашей заинтересованности вопросом, можем уверить вас, что организаторы мероприятий и волонтеры могут многое дать друг другу. Главное – знать об особенностях привлечения добровольцев и о тонкостях взаимодействия организаторов с волонтерами.

Но к сожалению, в России волонтерское движение развито слабо. В среде организаторов событий и людей, которые не прочь оказать помощь на добровольных началах, существует ряд вредных заблуждений и мифов. Эти мифы – одна из главных помех взаимовыгодному сотрудничеству организаторов и добровольцев. Предлагаем вместе разобрать и опровергнуть 7 самых распространенных мифов и заблуждений о волонтерстве.

Миф №1: волонтеры – бесплатная рабочая сила

Волонтеров нельзя сравнивать с персоналом, который работает без оплаты. Суть волонтерства – полезный для общества труд на добровольных началах. К добровольцам следует относиться, как к членам команды, помощникам организаторов. Им нельзя поручать грязную или физически тяжелую работу. После завершения мероприятия волонтеров важно поблагодарить и вручить им хотя бы символические презенты.

Миф №2: есть специальные места, где каждый желающий может набрать волонтеров

Волонтерские организации и объединения – это не аналоги биржи труда для добровольцев. Люди из базы волонтеров уже являются участниками каких-либо проектов. Максимум, чем могут помочь волонтерские объединения – сообщить участникам о мероприятии и предоставить заинтересовавшимся координаты организатора. Но в большинстве случаев организаторы сами ищут помощников через социальные сети, СМИ.

Миф №3: волонтеры участвуют только в благотворительных мероприятиях

Волонтерство не ограничивается благотворительностью. Добровольцы могут участвовать в любых мероприятиях и акциях, которые им по душе. К волонтерству относится и помощь детским домам, и содействие в организации/проведении какого-либо мероприятия.  

Миф №4: волонтерство – дело для людей с уникальными моральными качествами

Думаете, что волонтеры – особенные люди, отличающиеся альтруизмом и огромной силой духа? На самом деле, вовсе не обязательно. Стать добровольным помощником в проведении мероприятия или социально значимой акции может любой человек. Главное – располагать хотя бы несколькими часами свободного времени и искренне хотеть совершить доброе дело.

Миф №5: координировать волонтеров очень сложно, так как их действия не согласованы

Несмотря на то, что волонтеры – новые люди в команде, управлять их действиями просто. Самый легкий способ организовать добровольцев и координировать их участие в проведении события – регистрация в мобильном приложении для мероприятия. Конструктор Maxi Events станет для вас настоящей выручалочкой. В готовом приложении будут все нужные функции для работы с волонтерами, а также остальными участниками события: программа мероприятия, нетворкинг, система сообщений, общий чат, мгновенные уведомления и пр.

Миф №6: волонтер может делать только то, что хочет

Волонтерством занимаются по призванию души. Но все же добровольцы обязаны прислушиваться к организаторам и выполнять их указания. Волонтеры сами выбирают, в каких событиях и мероприятиях они будут участвовать, а также сообщают организаторам о том, чем готовы помочь. Но приступив к делу, они должны следовать инструкциям организатора и придерживаться принципа «не навреди».

Миф №7: волонтеру не нужны никакие специальные знания и навыки

Разумеется, волонтер – это не профессия, которую можно получить в ВУЗе или колледже. Но для того, чтобы эффективно помогать, добровольцам чаще всего необходимо пройти соответствующий инструктаж и получить определенные знания. А отдельные виды работ организаторы могут доверить только волонтерам с соответствующим образованием и навыками. К примеру, встречать гостей из США или Австралии могут только помощники, владеющие разговорным английским.

Волонтерство – благородное и общественно полезное занятие. Организаторы мероприятий, привлекающие добровольцев, получают надежных помощников, а сами волонтеры – возможность поучаствовать в интересных проектах и обрести новый опыт. Но взаимовыгодное сотрудничество возможно только в том случае, если организатор будет учитывать, что добровольцы – не бесплатная рабочая сила, а члены команды. А волонтерам, в свою очередь, важно выполнять инструкции организаторов и помнить русскую пословицу «Взялся за гуж – не говори, что не дюж».

Чек-лист персонала для выставки

Опубликовал Ekaterina Shmatova, . Категория: Разное, Советы.

Выставка – культурное мероприятие, организованное в целях продемонстрировать возможности той или иной компании для привлечения аудитории.

На первый взгляд покажется, что любую выставку не так сложно организовать. На самом же деле процесс требует тщательной подготовки, а список персонала довольно емкий. Об этом мы сегодня и поговорим.

Чтобы персонал смог точно определить свои задачи и обеспечил спокойствие организатора в технических и организационных вопросах, необходимо заранее проконсультировать сотрудников и рассказать о целях мероприятия. Таким образом, люди будут четко понимать, что от них требуется.

Без кого не обойтись на любой выставке?

Персонал можно разделить на несколько категорий: обслуживающий, консультирующий, выполняющий поставленные задачи, принимающий решения. Нельзя ставить акцент на определенном типе, недооценивая необходимость в другом, так как каждый человек будет играть существенную роль на выставке.

Исходя из этого, мы сделали подборку самых важных единиц, которые помогут в проведении мероприятия:

☐ Хостес

Лицо компании, которое отвечает за встречу гостей. Главные критерии: опрятный внешний вид, владение языками, хорошо поставленная речь, коммуникабельность.

☐ Консультант

Выступает в роли эксперта, который готов ответить на все вопросы посетителей выставки.

☐ Менеджер

Отвечает за концепцию и организацию выставки, подбор персонала. Во время подготовки распределяет задачи и консультирует персонал. На мероприятии следит за тем, чтобы все четко выполняли свои обязанности.

☐ Монтажники

Устанавливают конструкции, стенды, необходимое оборудование и все, что необходимо для функционирования выставки.

☐ Волонтеры

Помогают остальному персоналу, консультируют посетителей. Добровольно решают возникающие проблемы .

☐ Ведущий

Развлекает посетителей и отвечает за вовлеченность аудитории, психологически подталкивая к просмотру и покупке экспонатов. Обращает внимание участников на тот или иной бренд. 

☐ Регистратор

Регистрирует пришедших посетителей для дальнейшего анализа и обработки данных.

☐ Переводчик

Во время масштабных проектов, на которых присутствуют иностранные гости, решает трудности во время диалогов посетителей.

☐ Стендист

Встречает посетителей, проводит рекламные акции, отвечает на возникающие вопросы.

☐ Официант и бармен

Обслуживают участников, предлагая напитки и еду .

☐ Модель

Демонстрирует брендированный товар или услугу

☐ Фотограф

Ведет фото- и видеорепортаж с места события.

☐ Охрана

Отвечает за порядок и безопасность в месте проведения события

☐ Мед. персонал

Произойти может что угодно, поэтому присутствие врачей крайне необходимо, если кому-то из участников мероприятия вдруг станет плохо. Оказывает первую медицинскую помощь.

Во время подготовки к выставке важно составить схему площадки и предоставить ее персоналу, чтобы каждый знал, в какой точке ему необходимо находиться. Тем самым, вы сможете избежать проблем, связанных с растерянностью сотрудников. В этом вам помогут расширения Maxi Events “Карта местности” и “Check-IN”. У вас появится возможность не только составить схему помещения, но также вы сможете отслеживать перемещения всех сотрудников.

Найти персонал на выставку можно, разместив объявления в интернете, обратившись в волонтерские организации или же агентства. Последние могут потребовать дополнительной платы за посредничество.
Подбор персонала — ответственный шаг. Очень важно не забыть про определенную категорию сотрудников, предоставить всем задачи, график, схему местности. Чтобы выставка прошла на ура — используйте приложение Maxi Events.

Как вы считаете, кто еще может понадобиться из персонала во время выставки? 

Чек-лист персонала для проведения тимбилдинга

Опубликовал Lolita Sokolova, . Категория: Разное, Советы.

Тимбилдинг — один из лучших командообразующих форматов корпоративных мероприятий. Есть разные виды тимбилдингов, в некоторых больше физических активностей, некоторые построены в основном на интеллектуальных задачах, но у всех них одна цель — сплотить команду. Так кто же нужен, чтобы провести тимбилдинг?

Пожалуй, персонал для тимбилдинга можно условно поделить на две группы: который будет активно заниматься всей командообразующей стороной процесса, и который будет следить за тем, чтобы всё прошло по плану. Обе группы очень важны и взаимодействуют друг с другом.

Скорее всего, первый, кого увидят гости на площадке, — это ведущий. Можно сказать, лицо всего мероприятия. Он должен быть не только харизматичной личностью, но и уметь вовлечь каждого в процесс и таким образом сплотить команду. Этот человек будет направлять ваше мероприятие и от него многое зависит.

Несомненно, если у вас спортивный или экстремальный тимбилдинг, вам нужны инструкторы или профессиональные тренеры, которые расскажут, как правильно выполнять те или иные упражнения. Не зная технику безопасности, легко пораниться и испортить так весь день. Инструкторы должны следить за тем, чтобы всё было безопасно и комфортно для всех участников.

Помимо этого, инструктор может быть и по каким-то более тонким вещам, — по взаимоотношениям внутри команды. Это человек, который непосредственно будет работать над сплочением всех. Люди должны будут довериться ему и раскрыться перед друг другом с других сторон.

Если душа требует креативного или творческого тимбилдинга, то вероятнее всего с командой будут работать аниматоры или мастера (если речь о мастер-классах). Аниматор — это актер, от которого зависит погружение в атмосферу. Возможно, вам нравится тематика ретро, пиратов или индейцев, — соответствующий антураж будет действовать на гостей в полной мере только если будет подкреплен хорошей игрой актеров. 

Ну и как же проводить тимбилдинг в тишине? Пожалуй, только если у вас не завязан на этом сценарий. А во всех остальных случаях вам понадобится диджей. Обеспечивать мероприятие хорошей атмосферой может (и должна) музыка. Разным активностям — разные композиции. При любом развитии событий позаботиться о соответствующем музыкальном сопровождении всё равно стоит.

Фотографы и видеооператоры — люди, которые ответственны за приятное послевкусие. Просматривая отснятое во время тимбилдинга, уже сплоченная команда будет с теплотой вспоминать этот день. Обычно фотографов и операторов не замечают в небольшой суматохе мероприятия, но они очень ценные работники. Читайте также полезную статью о советах работы с фотографом. 

Как было сказано выше, атмосферу на тимбилдинге создают ведущий, аниматоры, инструкторы и диджей. Далее поговорим о тех, кто ответственен за то, чтобы все остальные работали хорошо. 

Менеджер мероприятия — тот, кто занимается непосредственно организацией тимбилдинга, ответственен за мероприятие в целом. Именно он претворяет идею в жизнь. Разработка идеи от заказчика, составление событий, расписания и так далее — это всё его заботы. С него начинается весь тимбилдинг.

Иногда у менеджера могут быть в помощниках несколько администраторов. Они тоже находятся на площадке во время мероприятия и помогают менеджеру. Администратор взаимодействует с персоналом и помогает его координировать, может заниматься кейтерингом и другими схожими делами.

Говоря о персонале, мы забыли одну важную деталь. При выездных тимбилдингах, связанных с физической активностью, особенно если это что-то экстремальное, нужно позаботится о безопасности (что делают инструкторы) и форс-мажорах — травмах и других болезненных вещах. Врач должен присутствовать на площадке, а хорошо, если будет дежурить машина скорой помощи.

Вот и весь персонал, который нужен будет вам для проведения тимбилдинга. Надеемся, что этот чек-лист поможет вам организовать качественное мероприятие и оставить довольными не только всех участников, но и себя!

  • 1
  • 2

+7 499 301 7119

sales@teambuilding.moscow

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.