fbpx

Метка: Советы

10 креативных идей для оформления площадки: как удивить гостей

Опубликовал Julia Mauer, . Категория: Советы.

Хотите завоевать репутацию самого креативного event-менеджера в своем городе? Тогда вам придется отказаться от избитых идей и решений, а вместо них использовать инновации и новшества. Не ограничивайтесь придумыванием необычных сценариев и развлечений, начните с основного – оформления площадки. Первое, что видят ваши гости – это интерьер помещения, поэтому постарайтесь удивить и поразить их с первого взгляда. А если они захотят снять на видео интерьер или сфотографироваться возле самых креативных элементов – значит успех достигнут. Уже на следующий день друзья и знакомые гостей также захотят попасть на ваше новое мероприятие.

Если вы пока что не знаете, чем именно удивить присутствующих, не беда. Мы подобрали для вас 10 самых креативных и ярких идей для оформления площадки. Будьте уверены, такие необычные решения надолго запомнятся всем гостям события.

Идея №1: интерактивный проекционный купол

Проекционный купол – специальная конструкция, которая в зависимости от размера устанавливается над столом, павильоном или над частью зала. На внутреннюю поверхность купола проецируются тематические изображения. Используя такой купол, вы гарантированно подарите гостям мероприятия массу эмоций и впечатлений.

Источник: https://www.plaisirsdhiver.be/en/

Идея №2: декор в аквариумах

Инновационное и практически универсальное украшение для помещений, в которых проводятся любые мероприятия – декор в воде. Аквариумы с цветами, необычными водорослями и другими красивыми элементами можно разместить посередине столов или расставить вдоль стен. Также можно использовать огромные высокие аквариумы для зонирования площадки.

Источник: http://posejdon.kiev.ua/

Идея №3: креативные надувные конструкции

Большие надувные конструкции можно креативно использовать практически на любом мероприятии. К примеру, в большой надувной палатке-иглу можно разместить столы для выставки или проведения переговоров. А огромная люстра с белыми шарами станет лучшим украшением банкетного зала.

Источник: https://www.vector-build.com/

Идея №4: качели вместо стульев и диванов

Уютные кресла-качели вокруг столов и в зоне для отдыха – необычно, красиво и очень комфортно. Такая оригинальная идея подойдет не только для детских праздников или вечеринок. Качели будут гармонично смотреться даже вокруг стола для переговоров.

Источник: https://nbiplus.com/

Идея №5: светодиодная подсветка на деревья

Интерактивный сад, переливающийся всеми оттенками радуги – очень красивая и необычная идея оформления локации. Эта идея подходит для мероприятий на открытых площадках в вечернее время. Причем для ее воплощения не обязательно нужно иметь большой бюджет – достаточно цветных светодиодов или гирлянд и полета фантазии.

Источник: https://mediasvet.com/

Идея №6: «волшебные» фотозоны

Сделайте на площадке «сказочный уголок» – фотозону, напоминающую фантазийный лес, локацию из фантастического фильма или волшебный мир. В такой фотозоне захотят сфотографироваться на память не только дети, но и взрослые. Больше креативных идей для оформления фотозон читайте в статье.

Источник: https://i.pinimg.com/originals/2d/ba/5a/2dba5ad128bb9d0d5659fadd36107296.jpg

Идея №7: необычные угощения

Фуршетная зона или бар – также место для проявления фантазии. Вы можете удивить гостей, предложив им необычные угощения. Вариантов таких угощений множество, все зависит лишь от вашей фантазии и бюджета. К примеру, присутствующих приятно удивят мороженое с необычными вкусами, дизайнерский торт или молекулярная кухня.

Источник: https://vgorode.ua/

Идея №8: фонтан с шампанским

Фонтан с шампанским – роскошное и элегантное украшение для банкетов, свадеб и вечеринок. Такой необычный элемент локации привлечет внимание всех гостей. Он придаст изысканности даже традиционному классическому интерьеру банкетного зала.

Источник: http://sky-event.ru

Идея №9: селфи-зеркало

Селфи-зеркало – недорогое, но необычное и запоминающееся украшение локации, которое не останется без внимания гостей. Главное, подберите место для зеркала так, чтобы отражение заднего фона в нем было красивым: роскошный интерьер, оригинальное украшение зала и тд. А если вы проводите корпоративное мероприятие, пусть в зеркале будут видны и фирменные знаки компании. Так у вас получится одновременно порадовать гостей и сделаете дополнительную рекламу организации-заказчику мероприятия.

Источник: https://tech4event.ru/

Идея №10: воссоздание локаций из популярных фильмов и книг

Кто из людей хотя бы раз не мечтал стать героем фильма, походить по фантастическим местам и разделить подвиги с любимыми героями? Воссоздайте в помещении локацию одного из популярных фильмов и подарите своим гостям воплощение этой мечты. Пусть присутствующие на празднике почувствуют себя рыцарями круглого стола, волшебниками в Хогвартсе, гостями в уютном домике хоббитов или могущественными правителями из Игры Престолов.

Источник: https://m.buro247.ua/

Список креативных идей для оформления локаций на самом деле неисчерпаемый. И вы сами можете его пополнить в любой момент, придумав что-то новое, необычное. Главное – не ставьте себе рамок, фантазируйте и не бойтесь воплощать в жизнь самые смелые идеи!

4 способа оценить эффективность спонсорства

Опубликовал Irina Sherbul, . Категория: Советы.

Спонсорство — неотъемлемая часть современного эвент-пространства. Однако ответить на вопрос о том, кто больше выигрывает от сотрудничества, — спонсируемое мероприятие или компания-спонсор — очень сложно. И проблема вовсе не в отсутствии адекватных методов мониторинга, а в неготовности организаторов тратить деньги на оценку эффективности маркетинга. 

Доверяй, но проверяй

Анализ спонсорского рынка показывает, что три четверти всех спонсоров не готово оплачивать исследования по планированию, разработке и контролю результатов спонсорской компании. И даже в том случае, когда спонсорские затраты оцениваются в миллионы долларов, вложения в оценку эффективности проведенного мероприятия никогда не превышают 5% бюджета. 

И ладно бы у маркетологов отсутствовали реальные способы проверить результативность компании. Но нет же, они существуют. 

В итоге компании-спонсоры топчутся на одном месте, совершают одинаковые ошибки при вложении средств и теряют миллионы, которые могли бы быть потрачены более эффективно.

Увеличение финансирования оценки эффективности при одновременном уменьшении размера спонсорской помощи поможет рациональнее использовать целевой бюджет.

Разработка стратегии

Спонсорство — это взаимовыгодное сотрудничество. Одна сторона получает финансирование, вторая “покупает” имидж и (если предусмотрена трансляция мероприятия) эфирное время. 

Спонсоринг сам по себе практически не вызывает прямого роста продаж, однако он формирует представление массового потребителя о компании как о стабильном надежном партнере, дела которого находятся на высоком уровне.

Спонсорство — это маркетинговая стратегия, которая включает в себя известную долю рисков. Но и их можно если не свести к нулю, то хотя бы значительно уменьшить, если грамотно подойти к составлению стратегии. 

Угрозы и их нейтрализация

С первого взгляда может показаться, что спонсорство — заведомо беспроигрышный маркетинговый ход. Но это обманное впечатление. Давайте рассмотрим пять наиболее грубых ошибок при планировании компании, которые могут привести к провалу. 

  1. Слишком много спонсоров мероприятия. Так в узких кругах называют мероприятия, собравшие десятки инвесторов. Что выгодно для организаторов эвента — не выгодно для компании-спонсора. За мельтешением логотипов и перечислением регалий стирается бренд. Хуже может быть лишь упоминание в одном ряду с конкурирующими компаниями или мелкими фирмами-однодневками, не вызывающими большого доверия публики. Решается такая угроза составлением договора на генеральное спонсорство. Это дорого, но эффективно.
  2. Расхождение ценностей. При выборе объекта финансирования стоит обращать внимание не только на его масштаб — важно совпадение ценностей компании-мецената и предстоящего эвента.  Перед заключением договора на спонсирование стоит провести небольшой анализ рынка и узнать, что думает целевая аудитория о предстоящем мероприятии. Сравнение полученных данных с ключевыми ценностями, пропагандируемыми спонсором, позволит в значительной степени оценить потенциальные риски спонсоринга.
  3. Форс-мажоры. В то время как традиционные формы маркетинга, такие как обзвон, рассылка и другие формы рекламных компаний, практически не несут в себе внешних рисков, спонсорство не будет иметь никакого эффекта, если мероприятие не состоится. Здесь поможет страхование всевозможных рисков и гарантированный возврат средств, если эвент не состоится.
  4. Отсутствие упоминаний в прессе. Скучная организация и отсутствие креативного подхода при разработке мероприятия приведут к тому, что средства будут потрачены впустую. Публика любит игры, флешмобы, конкурсы и розыгрыши — этим стоит воспользоваться.
  5. Конкуренты. Отсутствие других компаний-конкурентов на мероприятии важно прописать в договоре о спонсорстве. 

Правильное планирование кампании, и вложение средств в последующий анализ эффективности мероприятия позволит вывести имидж фирмы-спонсора на новый уровень.

А теперь перейдем непосредственно к инструментам оценки спонсорского эффекта.

Медиаохват 

Эффективность спонсорства можно условно конвертировать в другой, более осязаемый и понятный инструмент маркетинга — эфирное время и размер рекламных площадок. 

Условно это выглядит так: 

  • вы собираете все упоминания логотипа или компании на ТВ и в прессе и высчитываете количество времени, когда символика компании была видна потенциальному потребителю ваших товаров и услуг;
  • переводите полученные данные в стоимость рекламного времени (или рекламных площадей, если речь идет о печатных СМИ);
  • сравниваете реальные затраты на спонсорство и полученные гипотетические цифры, которые могли бы быть потрачены на рекламу;
  • выгодным считается спонсорский контракт, стоимость которого хотя бы на 10% ниже стоимости потенциальных затрат на промоушн.

Интернет-площадки

Однако маркетинг — это не просто голые цифры охватов. За захватывающим футбольным матчем зрители могут не увидеть логотипы компаний, а рекламный перерыв использовать на посещение уборной и поход к холодильнику за баночкой холодного пива. 

Одна из эффективных методик оценки успешности спонсорского контракта — мониторинг количества упоминаний спонсора в социальных сетях. 

Оценить реальный охват и вовлеченность потенциальных потребителей без предварительной подготовки практически нереально. 

В помощь маркетологу “вирусные” флешмобы и креативные конкурсы с обязательной установкой хештега. 

Одностраничные сайты, разработанные специально под связку “мероприятие-спонсор”, дают еще более точные данные по количеству оригинальных посетителей, возвратам и переходам по ссылкам для совершения покупки.

Окупаемость инвестиций

Или коэффициент ROI — сложный расчет прибыли, полученной за реализацию одного спонсорского контракта. 

Здесь учитываются все расходы:

  • собственно спонсорский контракт;
  • выплаты агентам;
  • затраты на производство акционных товаров и сувенирной продукции;
  • средства, вложенные в разработку рекламной кампании, ее реализацию и отслеживание эффективности.

В качестве прибыли выступают:

  • показатели медиаохвата;
  • деньги, полученные от продажи сувенирной/акционной продукции;
  • стоимость контрактов, полученных в процессе и в короткое время после завершения спонсорского мероприятия;
  • инвестиции;
  • повышение цены акций компании на бирже. 

Соотношение общих расходов и общей прибыли составляет коэффициент ROI, дающий представление об общей эффективности проведенной кампании. 

Анализ достижения целей

Здесь мы подходим к последнему и самому важному параметру оценки проделанной работы, который неразрывно связан с этапом предварительной подготовки. 

Спонсорство — это далеко не всегда экономически выгодная стратегия, однако она может служить отправной точкой для “переформатирования” имиджа компании, изменения уровня вовлеченности и интереса потребителей, повышения удовлетворенности покупателей, а также достижения других целей.

ROO — это анализ, при котором мы оцениваем, какие цели из сформулированных при подготовке мероприятия, были достигнуты. Провести его без “стартового” и “итогового” исследования невозможно. 

Долгосрочный эффект от спонсорства невозможно описать сухими цифрами, однако экспресс-опросы, отзывы, анкетирование и другие способы сбора данных позволяют относительно точно узнать, что изменилось “в головах” потребителей, и с учетом этого строить дальнейшую маркетинговую кампанию. 

В заключение хотелось бы добавить, что спонсорство — это маркетинговый инструмент, который не имеет ничего общего с меценатством и благотворительностью. Правильное его использование, оценка и корректировка политики компании в соответствии с результатами проведенной работы принесут ощутимые материальные и имиджевые дивиденды вашей компании. 

Все о продюсировании мероприятий

Опубликовал Irina Sherbul, . Категория: Советы.

Мы привыкли называть устроителей и организаторов ивентов менеджерами. Однако на практике эти люди занимаются не только управлением, но и полным продюсированием мероприятий. 

Кто такой ивент-продюсер? Это движущая сила всего мероприятия, человек, который не просто реализует, а придумывает и отвечает за целый концепт проекта, находит возможности соединения всех шестерен в сложном механизме ивента и понимает, что необходимо сделать, чтобы этот проект функционировал.

Грамотно преподнести план мероприятия потенциальным клиентам, разработать, утвердить и реализовать маркетинговую стратегию, организовать систему коммуникации, обратной связи и другие фишки — вот неполный список задач, которые нужно решить перед запуском продюсеру проекта. 

Этап планирования

Любое мероприятие начинается с общения с клиентом. Он ставит задачи — не всегда ясные и точные, а вы собираете максимальное количество информации о количестве приглашенных гостей, формате, целях и задачах ивента.

Далее разрабатывается первый, “черновой” вариант будущего мероприятия:

  • формат и место проведения мероприятия;
  • количество выступающих и гостей;
  • наличие или отсутствие перерыва и финального банкета;
  • наличие рабочих групп или любого другого деления приглашенных в процессе проведения ивента;
  • организация обратной связи;
  • каналы распространения приглашений;
  • приблизительное количество обслуживающего персонала и состав команды организаторов;
  • бюджет.

После согласования и утверждения предварительного плана ивент-менеджер или, правильнее сказать, ивент-продюсер начинает детальную подготовку мероприятия.

Формат и место проведения

Как правило, заказчик знает, какой формат мероприятия ему необходим, однако подбор и бронирование места остается за организатором.

Формат определяет буквально все: 

  • дресс-код или его отсутствие;
  • особенности помещения;
  • количество и возраст гостей;
  • наличие или отсутствие фуршета.

Подавляющее большинство рабочих встреч и праздников не нуждаются в прописывании определенного дресс-кода. Если торжество требует наличия пиджаков и коктейльных платьев, это стоит прописать заранее. В противном случае подойдет пометка о casual-стиле — так гостям не придется долго колдовать над гардеробом, выбирая между джинсами и смокингом.

Зал важно подбирать в соответствии с запросом: если планируется работа в маленьких группах, то нет смысла бронировать большой конференц-зал.

Предусмотрите, чтобы в доступе посетителей имелось достаточное количество туалетных комнат, курилка, место для проведения фуршета. Если планируется визит маломобильных людей или инвалидов, выбирайте помещение на первом этаже без ступеней и порогов. Также важно наличие особых уборных. 

Если ожидается, что придут дети, то их родители будут благодарны за наличие детской комнаты, игровой площадки, аниматора или хотя бы телевизора.

Фуршет

Не каждая рабочая встреча заканчивается фуршетом, однако без него во многих случаях не обойтись. Здесь важно правильно выбрать формат банкета, его длительность и меню.

Мероприятия длительностью до 2 часов можно закончить 30-минутным фуршетом с шампанским, закусками, фруктами.

Во время 3-4 часовых встреч можно сделать паузу на чаепитие между выступлениями спикеров. 

Банкет может быть полноценным — с горячими блюдами и алкоголем и формата мини — с закусками, безалкогольными напитками или легкими винами. 

О том, как правильно рассчитать кол-во еды на мероприятие, читайте подробнее в отдельной статье. 

Взаимодействие с гостями

Наличие каналов обратной связи поможет при организации дальнейших мероприятий и позволит составить отчет о прошедшей встрече. Можно использовать электронную рассылку, воспользоваться специально разработанным приложением для мероприятий.

Присутствие ивент-менеджера в зале во время проведения встречи позволит держать руку на пульсе события и вовремя корректировать возникающие накладки и проблемы.

Команда

Умение делегировать задачи и собрать хорошую команду — одно из важнейших при продюсировании мероприятия. Члены команды будут зависеть от характера и тематики мероприятия. Контроль за каждым, сбор отчетности и регулировка возникающих событий обычно тоже в квалификации продюсера.

Реклама и приглашения

Формат мероприятия определяет наличие или отсутствие рекламной кампании. Для всевозможных популярных тренингов, семинаров и коуч-сессий это необходимая часть продюсирования. Подробнее можно прочитать в статье об эффективных маркетинговых тактиках.

Для закрытых встреч и приватных ивентов нужны приглашения, которые могут быть как электронными, так и печатными. 

Закупка сувенирной продукции

Люди любят знаки внимания и подарки. Вы можете заказать небольшие блокноты, ежедневники, ручки, карандаши или календари с логотипами приглашающей компании. Многие гости часто забывают собственные канцелярские принадлежности во время посещения лекций, семинаров, брифингов или рабочих совещаний, поэтому такие презенты будут как нельзя кстати.

Если позволяет бюджет, можно заказать леденцы в обертках с названием или логотипом компании-организатора и расставить их в небольших вазах на входе в зал или у столиков с водой.

Документация и бюджетирование

Составление полного документационного сопровождения и бюджетирование — одна из сложнейших частей продюсирования. Часто клиент не только обладает скромным бюджетом, но и всеми силами старается сократить расходы, не желая отказываться от ключевых моментов мероприятия (например, сувениров или банкета). 

Поэтому при составлении сметы важно быть не столько хорошим бухгалтером, сколько грамотным дипломатом. Часть менеджеров предпочитают немного сократить общие расходы при предварительном планировании, чтобы не спугнуть клиента. Однако куда эффективнее наоборот завысить бюджет на 10-15%, чтобы выйти “в ноль” или снизить его в конце.

Контроль проведения

Планированием и организацией ваша работа продюсера не закончится — ведение и контроль мероприятия тоже в вашей компетенции. После окончания нужно будет проследить за уборкой помещения и предоставить клиенту полный отчет о проведении.

Некоторые заказчики помимо письменного протокола требуют фото и видеоматериалы с мероприятия. 

Ошибки, которых стоит избегать

В продюсировании мероприятия, как в сложном пазле, сотни деталей и людей, которых нужно сцепить друг с другом в определенной последовательности. Ошибки неизбежны, но со временем и опытом их становится меньше.

Вот самые страшные оплошности и недосмотры, с которыми приходится сталкиваться начинающему (и не только начинающему) продюсеру в процессе работы:

  • Отсутствие договора. Договор — не формальность, а официальный документ, который защитит вас, если заказчик окажется не слишком честным человеком. Никогда не работайте без договора, даже если вам обещают хорошо заплатить после согласования проекта. Перефразируя Мечникова: “Утром договор, вечером план мероприятия”. И никак иначе;
  • Отсутствие четкого распределения ролей и условий. Вы — продюсер. И даже если вы отвечаете за то, чтобы приглашенная звезда в назначенный час стояла на сцене заказчика, это еще не значит, что вас можно заставить вызвать такси для клиента. Расставляйте роли, границы и условия своевременно и грамотно, иначе рискуете сделать много бесплатной работы;
  • Невнимательное отношение к проекту. Даже если кажется, что уже все стоит на своих рельсах и достаточно стартового слова, чтобы все заработало, как должно, не оставляйте мероприятие без внимания надолго. В процессе работы всегда всплывают дополнительные факторы и непредвиденные обстоятельства, которые могут разрушить создаваемое на протяжении нескольких недель или даже месяцев великолепие;
  • Полностью отдать управление менеджеру. В продолжение предыдущего пункта — делегирование работает хорошо лишь до тех пор, пока строгий руководитель не сводит глаз с работников. Стоит отвернуться, и что-то обязательно пойдет не так. И вы даже не поймете, в какой именно момент. 
  • Работать без предоплаты. Во-первых, нанятые работники, не получившие аванс, могут выполнять свои функции хуже, во-вторых, по завершении мероприятия вы можете обнаружить недосдачу, которую придется закрывать. С большим долгом сделать это сложнее;
  • Боязнь масштабирования проекта. Большинство мероприятий могло бы иметь в разы больший охват, чем оно имело в момент запуска. Не бойтесь развивать проект — удача любит не только рисковых людей, но и эвент-продюсеров. А рисковых эвент-продюсеров она любит в десятки раз больше.  

Лики ивент-продюсирования

Современная ивент-индустрия не ограничивается частными вечеринками — сюда входит огромный пласт общественных событий (от благотворительных вечеров до городских мероприятий), событийный маркетинг (все типы B2B-встреч), HR-ивенты. 

У каждого из них своя специфика, каждое требует специальных навыков и знаний, начиная от бренд-менеджмента и заканчивая психологией. Продюсирование мероприятий включает в себя как сугубо технические, так и творческие моменты, поэтому подойдет людям любого склада характера и образования. 

Профессия ивент-менеджера все еще не преподается в вузах или колледжах стран СНГ, поэтому, чтобы стать квалифицированным специалистом, придется пройти путь с самых низов ассистирования в каком-нибудь крупном агентстве. А уже потом пуститься в самостоятельное плавание в увлекательном деле продюсирования.

Как оценить успешность проведенного мероприятия

Опубликовал Irina Sherbul, . Категория: Советы.

Среди сотен ежедневно проводимых мероприятий лишь единицы можно назвать действительно запоминающимися, стоящими и удавшимися. Но не является ли подобное представление субъективным и есть ли какие-то параметры, которые можно использовать для оценки успешности ивента?

Старые добрые отзывы

Исследование маркетингового рынка показало, что главным показателем эффективности мероприятия, как и 50 лет назад, остаются отзывы участников. Можно использовать классические опросники или составлять тесты с вариантами ответов, но лучше непосредственных участников никто и никогда не расскажет вам, что действительно удалось, а что можно было сделать лучше.

Если нет желания составлять и анализировать анкету с открытыми типами вопросов, то просто попросите всех гостей оценить событие по шкале от 1 до 10 и назвать сильные и слабые стороны мероприятия.

Лояльность клиентов

Попросите гостей ответить на простой вопрос: “По шкале от 1 до 10 какова вероятность, что вы бы посоветовали мероприятие друзьям, коллегам и знакомым?”

Чем больше ответов расположено в “зеленой” зоне от 8 до 10, тем лучше это характеризует вас как организатора ивента. Это ваши бесплатные промоутеры, которые поделятся восторгом с соседом по лестничной площадке, даже если их никто об этом не просит.

Люди, оценившие событие в 5-8 баллов, особого восторга от прошедшего мероприятия не испытывают, но и сильно разочарованными себя не чувствуют. Ждать от них отзывов вообще не стоит — ни негативных, ни позитивных. 

Третья группа, от которой вы получите от 0 до 5 баллов, потенциально опасна и может навредить репутации компании нелестными комментариями в сети.

Соцсети

С тех пор как социальные сети практически заменили нам живое общение, количество упоминаний и лайков превратилось в важный показатель оценки качества работы маркетолога и ивент-менеджера.

Для получения этого показателя придется провести предварительную работу — активно вести страницу события, выкладывать фотографии с мероприятия, ввести хештеги. 

Не стоит, что называется, “выпрашивать” заветные сердечки — до тех пор, пока вы используете их в качестве инструмента оценки, а не привлечения спонсоров. 

Регистрация

Большая часть современных мероприятий не проходит без предварительной регистрации в сети. Данные можно использовать несколькими способами:

  • оценить разрыв между цифрами — сколько человек заявило о желании участвовать и сколько из них реально посетило событие;
  • проанализировать, какой процент прошедших первоначальную регистрацию подтверждает адрес электронной почты и проходит полную активацию профиля. 

Возврат инвестиций

ROI или Return on Investment — это один из самых популярных показателей коммерческой успешности проекта. Он высчитывается по сложной схеме и представляет собой отношение между потраченными на организацию мероприятия средствами и полученной от его проведения прибылью. 

При этом учитывается не только “голая” денежная статистика, но и такие показатели, как возросшая популярность бренда и повышение уровня доверия потребителей.

Коэффициент полезен для планирования дальнейшей маркетинговой стратегии и оптимизации расходов на проведение ивентов.

Медиаохват

Еще один классический показатель успешности — количество упоминаний в прессе. Чем интереснее проект и креативнее подход к организации события, тем больший отклик он получит в независимых СМИ. 

Наличие электронных версий материалов сегодня позволяет более детально отслеживать реакцию аудитории и даже управлять ей. 

Приложения 

Развитие сферы мобильных приложений и перенос части ивентов из реальных на виртуальные площадки изменило и маркетинговую часть разработки проекта.

Платформа Maxi Events — незаменимый инструмент для организаторов мероприятий. Простой и быстрый сервис позволяет начать работу уже через 30 минут с момента регистрации. Широкий спектр необходимых и удобных функций позволяет повысить эффективность вашего события, а также вывести его на совершенно другой уровень. Нетворкинг, геймификация, рейтинги и голосования, библиотека материалов, доступ по QR-коду, живой экран, карта местности и еще много других интересных опций. Приложение можно использовать совершенно бесплатно при кол-ве участников до 10 человек.

Maxi Events — мероприятия на максимум!

Современные инструменты оценки эффективности позволяют не только в полной мере проанализировать проделанную работу, но и обеспечивают организаторов бесценными данными, которые можно использовать для построения маркетинговых стратегий и улучшения качества планирования последующих мероприятий. При этом процент организаторов, готовых вложиться не только в проект, но и в его последующий всесторонний анализ, остается удручающе низким.

5 принципов работы с инфопартнерами

Опубликовал Lolita Sokolova, . Категория: Советы.

Инфорпартнёрами могут выступать СМИ, инфлюенсеры, блогеры, инфопорталы, которые будут освещать ваше событие и рекламировать его. Обычно у организатора и инфопартнёра взаимовыгодное сотрудничество: первый получает продажи билетов, второй аудиторию. Но это не значит, что СМИ будут рассказывать о мероприятии бесплатно. За свою работу информационные партнёры могут просить бартер в виде своих логотипа и предложений на раздаточных материалах или оплату по прайсу. 

Поиск инфопартнёров стоит начинать заранее, а не за неделю до самого мероприятия. Обычно организатор делает сетку публикаций и столько времени будет мало для того, чтобы охватить всю возможную аудиторию. 

Где искать

Для начала обратитесь к коллегам, которые уже проводили похожие мероприятия — спросите у них есть ли база по партнёрам. Наверняка они расскажут вам о некоторых подводных камнях или интересных фишках, которые пригодятся на этом этапе подготовки к событию.

Узнайте, какие ещё подобные мероприятия проводятся и проводились. У них на сайте должен быть блок с инфопартнёрами. Скорее всего, ваше мероприятие тоже будет им интересно.

У аудитории можно узнать, на какие ресурсы по теме мероприятия они подписаны. Они также могут стать вашими инфопартнёрами, хотя это ещё предстоит проверить.

Некоторые заинтересованные в сотрудничестве СМИ и компании могут сами предлагать свою кандидатуру, но они могут узнать о мероприятии слишком поздно, так что всецело надеяться на эту категорию партнёров не стоит.

Если ваше мероприятие проводится в городе впервые, то местные СМИ могут заинтересоваться вами и без какой-либо оплаты. Но стоит знать, что так делают только один раз и в следующий уже придётся платить. 

Собирая информацию о потенциальном партнёре, нужно выяснить контактное лицо, что может инфопартнёр предоставить и что ему нужно взамен. Это — ваша база контактов, её удобно представлять в виде таблицы. После анализа продаж напишите отзыв в отдельной колонке, чтобы в следующий раз не забыть о специфике работы с разными людьми. И не спешите удалять такую базу — она может пригодиться в будущем, если вы будете организовывать повторное мероприятие. Договариваться о партнёрстве будет намного проще.

Как оценить эффективность 

Инфопартнёров следует выбирать по их аудитории. Она не должна быть слишком разрозненной, иначе партнёрство рискует быть неэффективным. В идеальном варианте аудитория инфопартнёра должна быть живой и активной. 

Тут есть одна очень неприятная особенность узконаправленных, нишевых мероприятий — аудитория у инфопартнёров таких мероприятий часто не активна и в итоге совсем немного людей узнают о вашем событии. Поэтому если вы всё-таки нашли партнёра с хорошей аудиторией, то держите с ним связь.

На паблики города редко когда можно положиться из-за их широкой аудитории. Исключение — если у вас мероприятие, на которое мог бы пойти абсолютно любой человек. Иначе такое сотрудничество вряд ли будет полезным.

Какие материалы предоставлять 

Инфопартнёрам передают так называемый пресс-кит. Это пакет документов, в которых содержится вся нужная информация о мероприятии. Что в нём должно быть:

  • Пресс-релиз (сообщение для СМИ в виде новости)
  • Факт-лист (исчерпывающая информация о мероприятии — программа мероприятия, список спикеров, стоимость билетов и тд.)
  • Брошюра о мероприятии
  • Подборка изображений для публикации (определенного размера и формата)
  • Ответы на часто задаваемые вопросы
  • Видеоролики

С каждым инфопартнёром согласуйте дату, когда он должен опубликовать публикацию, пост или анонс, и обязательно проконтролируйте выполнение своего задания. Заранее договоритесь о компенсации, если новость не будет выложена вовремя. Помните, что новости о вашем мероприятии не должны появляться у всех в один день: они должны равномерно всплывать у целевой аудитории и постоянно о нём напоминать. 

Где размещать информацию об инфопартнёрах

Классическое место для размещения логотипов партнёров на самом мероприятии это специальная стенка, которая называется пресс-волл (анг. press wall) или брэнд волл (англ. brand wall). Партнёрам важно, чтобы их лого попали в объективы камер, поэтому такая стенка должна быть относительно большой.  Размещают логотипы и в фотозоне, рядом со сценой, на сцене, по бортам зрительских мест. 

Из необычных мест, куда можно интегрировать логотип инфорпартнёра, можно выделить печати на фруктах, украшения коктейлей, двери лифтов. 

Кроме этого, если у мероприятия есть сайт, то на нём традиционно тоже есть символика инфопартнёров на специальной отведённой для этого странице или в подвале сайта.

Ещё один удобный способ размещения информации о партнёрах — приложение для мероприятия Maxi Events. В отдельном расширении, которое позволяет создавать рекламные блоки, организатор может настроить частоту показа блока, ротацию, ему доступна полная картина взаимодействия пользователя с рекламой.

Стоит отметить, что разным партнёрам могут понадобиться разные баннеры. В таком случае лучше отдавать их отрисовку своим дизайнерам, а не самому партнёру, чтобы общий стиль мероприятия был соблюдён. 

Как оценить сотрудничество 

У всех партнёров должна быть своя уникальная ссылка, с помощью которой можно будет определить количество переходов и количество пользователей, которые стали участниками мероприятия. 

Не всегда количество переходов является решающим фактором. Намного важнее процент людей, которые в конце концов посетили мероприятие. Поэтому если у большого СМИ было много переходов, но мало продаж, а у маленького сообщества почти все перешедшие стали участниками, то есть смысл попытаться расширить такое сотрудничество.

Напишите себе отзыв об инфопартнёре. Опишите его аудиторию, процент покупателей, по каким именно каналам партнёра лучше прошла реклама. При повторном мероприятии вы скажите себе спасибо, что не нужно снова вспоминать и собирать сведения по крупицам.

После мероприятия поблагодарите инфопартнёров за сотрудничество и дайте фидбек. Надеемся, что благодаря этой статье ваше сотрудничество с партнерами будут в разы эффективнее, приятнее и долгосрочнее.

+7 499 301 7119

sales@teambuilding.moscow

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.