fbpx

Метка: Советы

12 отличий между успешным и неуспешным event менеджером

Профессия event-менеджер появилась не так давно, но уже множество людей попытали себя в это сфере.
 Важно быть успешным ивентом, чтобы получать новые заказы и завоевывать авторитет и признание.

 Прежде чем читать статью, пройдите небольшой тестик:

1. Вы можете выгнать участника мероприятия, который всех нервирует и портит его?
а) Да (1б) б) Нет (2б)

2. Если не хватает бюджета, вы будете винить в этом заказчика?
а) Да (1б) б) Нет (2б)

3. Вы наймете в свой штат помощников или сделаете все сами?
а) Найму (2б) б) Сам (1б)

Подсчитайте свои баллы:
Если у вас 4-6 баллов, то вы прирожденный event-менеджер, который разбирается во всех тонкостях и получает новые и новые заказы.
Если у вас 1-3 балла, то прочитайте нашу статью и поймите, что же вы делаете не так.

А вот теперь рассмотрим отличия успешного менеджера от неуспешного:

              Успешный event-менеджер           Неуспешный еvent-менеджер 
Держит спокойствие и находит подход даже к самым нервным участникам, излучая энергиюСам всегда психует и не может успокоить даже себя 
Старается уделить время каждому участнику и поговорить со всемиСчитает, что лучше отмолчаться, чтобы не наткнуться на нервных людей 
Ищет новые возможности, пытаясь разнообразить программуУверен, что, если программа всех устраивает на протяжении многих лет, то не стоит ничего менять 
Совершенствует свои навыкиСмеется над ошибками других, думая, что с ним такого не произойдет 
Ищет выход из любой ситуацииВинит всех вокруг в неудачах, пытаясь перевести стрелки 
Знает все расписание по минутам, потому что заранее все спланировалОткладывает и не успевает сделать многое. 
Набирает штат помощников, потому что так проще работатьБерет все на себя, в итоге про многое забывает и многое не успевает 
Уделяет внимание каждой мелочиНе тратит время на «всякую ерунду»
Старается выполнить все свои обещанияУверен, что, если про что-то забудет и не сделает, то никто этого не заметит
Креативит по полной, стараясь выделяться индивидуальностьюГотов переделать старое под себя, чтобы не тратить время на разработку нового
Интересуется миром event менеджмента и всегда в курсе всех событийНе находит время на чтение новостей
Отлично ладит со всеми коллегамиСчитает, что на первом месте организация мероприятия, а не отношения с командой
Учится новым технологиям                 Считает технологии ненужными  


Итак, теперь вы поняли, в чем заключались ваши ошибки. Если вы мечтаете о множестве вакансий, хотите проникнуться в свою работу до глубины души и получать удовольствия от всех мероприятий – соблюдайте правила успешного event-менеджера и не забывайте постоянно усовершенствовать свои навыки.             

Тонкости выбора идеальной площадки для мероприятия

Сегодня мы решили разобраться с основными тонкостями, которые помогут выбрать для вашего мероприятия площадку, приближенную к идеалу.

Формат и тип мероприятия

Это самый важный критерий, от которого зависит выбор площадки. Надо сразу понять, чего хочет заказчик: симпозиум, конференция, семинар, круглый стол требуют наличия актового или конференц-зала с мультимедийным оборудованием и местом для фуршета или кофе-брейка; любители активного отдыха захотят квест-вечеринку или тимбилдинг на природе. Детский праздник, корпоратив, свадьба, молодежная вечеринка, встреча выпускников – все это требует различного подхода к выбору площадки.

Бюджет мероприятия

Очень важно согласовать с заказчиком сумму, которую он готов потратить на данное мероприятие. Стоимость площадки можно немного снизить: будние дни чаще всего дешевле, чем выходные, есть акционные предложения, например, при раннем бронировании или при 100%-ной предоплате, а можно увеличить чек за еду вместо повышения стоимости аренды помещения.

Количество посетителей

Маленькая вечеринка или корпоратив целого предприятия – совершенно разные мероприятия по своей организации. Поэтому помните: огромный зал не следует арендовать для 20 гостей на свадьбу, а 500 участников конференции не поместить в зале на 100 посадочных мест. А на многих мероприятиях посещаемость вообще может стать залогом их успешности.

Поиск площадки

Есть несколько способов найти то, что вам нужно:

опыт сотрудничества — предложите клиенту ту площадку, с которой вы уже работали для аналогичного мероприятия;

партнерский опыт — обратитесь к коллегам по event-бизнесу;

коммуникативный опыт — просто общение и общение в соцсетях никто не отменял;

бизнес-опыт — есть специальные компании или даже Интернет-агрегаторы по поиску и бронированию площадок;

— и, наконец, личный опыт — выберите несколько площадок и самостоятельно посетите их.

Итак, вы подобрали, как вам кажется, «идеальную» площадку для данного мероприятия, но есть еще моменты, на которые стоит обратить внимание:

бронирование: стоит задуматься об этом заранее (иногда очень заранее, чуть ли не за полгода), ведь мероприятие может быть запланировано на «горячий сезон» и свободного времени просто не окажется;

доступность по местоположению: удобная геолокация площадки, близость к метро или другому общественному транспорту, необходимость трансфера, например, загород, наличие парковки для автомобилей;

удобство гостей: комнаты отдыха, детские комнаты, гардеробы и комнаты для переодевания, туалеты, своевременный клининг, места для курения, гримерки – продумайте любую мелочь;

оснащенность площадки: стильный и современный интерьер, реальная площадь помещения и ее вместимость, наличие мультимедийного, звукового и светового оборудования, создание комфортного и безопасного пространства (охрана, система вентиляции, кондиционирования и отопления, соблюдение санитарных норм и норм пожарной безопасности), мобильность, вариативность, полифункциональность  помещения или оборудования, освещение, комфортная мебель, возможность декорирования и проведения развлекательной программы, использования дополнительных элементов шоу (фейерверки, водное шоу, химические опыты и др.);

обеспечение потребностей лиц с ограниченными возможностями здоровья: безбарьерный доступ для инвалидов-колясочников, наличие пандусов, специальных лифтов, погрузчиков, специальный транспорт, сурдотехника и сурдопереводчик, тифломаркеры пространства;

«человеческий фактор»: вам и вашим клиентам должно быть комфортно с представителями площадки, ваши главные инструменты: вежливость, пунктуальность, четкость, демократичность;

— «Сытый клиент – довольный клиент», «Голодный гость – злой гость»: еда и напитки на мероприятии – отдельная тема, организация этого момента зависит снова от типа и продолжительности мероприятия, от количества гостей. Не забудьте уточнить возможность приносить свои напитки и угощения, наличие пробкового сбора.

Итак, вы нашли идеальную площадку и продумали все до мелочей, хорошего вам мероприятия! Ведь «Не место красит человека, а человек – место»! Теперь все зависит только от вас!

К чему приводит незнание закона?

«Искусство должно принадлежать народу», но так ли это на самом деле? Пересмотрев подборку статей в Интернете, начинаешь понимать, что отнюдь не народу, а правообладателям.

«Удалено по просьбе правообладателя»

Наверно, большинство видело такую фразу, скачивая музыку, фильм или электронную книгу из Интернета. Но это — только вершина айсберга, который называется «авторское право». Захотев потанцевать на дискотеке, поучаствовать в конкурсах на свадьбе, послушать музыку в такси или на сеансе маникюра в салоне красоты, никто из нас даже не задумывается о том, что администрация баров, ресторанов, кафе, торгово-развлекательных центров, спорткомплексов, театров, цирков, клубов, кинотеатров, домов отдыха, парков и садов, а также организаторы мероприятий на этих площадках несут ответственность, при чем сразу и гражданско-правовую, и административную, и даже уголовную.

Штрафы просто огромные, до нескольких миллионов рублей. То есть, просто так включать музыку на публичных мероприятиях в России запрещено — это нарушение авторских прав. Нельзя воспроизводить музыку в общественных местах для широкого круга лиц, не купив на нее права, не заключив лицензионный договор.

Дело доходит до суда

Благодаря соцсетям и прессе, широкому кругу людей стали известны некоторые судебные иски, которые вызывают одно недоумение. Предъявляются претензии, например, к организаторам концерта хора ветеранов в Самаре за исполнение песен военных лет. Смешными кажутся иски к филармониям за воспроизведение классических композиций. Совсем недавно потребовали 320 тысяч рублей с музыкального фестиваля виольной музыки за исполнение произведений несуществующего автора и нарушение прав композитора 18 века. Эти иски не были удовлетворены из-за своей смехотворности, но в случае с малым бизнесом суды чаще всего выносят решения не в его пользу.

Как быть с авторскими правами на публичное исполнение музыки?

Казалось бы, как за включенную музыку или просмотренный клип на корпоративе можно взимать штрафы? Но нет ничего невозможного.

В России функционирует несколько официально аккредитованных организаций, занимающихся  авторскими правами на публичное исполнение музыки: Российское авторское общество (РАО) и Всероссийская организация интеллектуальной собственности (ВОИС). РАО занимается вознаграждениями  исполнителей и изготовителей фонограмм, ВОИС – в пользу авторов.

Как они узнают, что были использованы те или иные песни? Тут тоже нет ничего сложного: мониторят городские мероприятия, социальные сети, где гости корпоративов выкладывают видео с праздников. Очень часто на мероприятия и площадки попадают «тайные гости» или «тайные покупатели», которые анализируют музыкальный материал, делают записи, при нарушениях предлагается заключить договор, при отказе — подаются иски в суды, и чаще всего РАО и ВОИС их выигрывают.

Как быть с авторскими правами на публичное исполнение музыки?

При организации мероприятия event-менеджеру, чтобы избежать многих неприятностей, стоит узнать, легализовано ли использование музыки на выбранной площадке, согласовать музыкальный контент с разрешенным, то есть выбирать «из того, что есть». Но лучше всего сразу заплатить взносы в обе эти организации (или выбрать альтернативные, неаккредитованные). Ставки зависят от города, выбранной площадки, количества посадочных мест, сферы работы пользователя.

Получив лицензию, вы застрахуете себя от рисков, связанных с судебными тяжбами, уплатой штрафов, выплатой компенсаций правообладателям, а главное – избавитесь от лишней «головной боли» и освободите время для творчества и подготовки своего мероприятия.

Сколько платить

Нас конечно интересует денежная сторона вопроса. Чтобы получить ответ — нужно обратиться к официальным ресурсам, например, к сайту ВОИС (если мероприятие проходит на территории России) http://rosvois.ru/rates/

Там написано следующее:

Ставки Вознаграждения за Публичное исполнение Фонограмм при проведении массовых, развлекательных, торжественных, деловых, спортивных (за исключением официальных спортивных соревнований*), городских, образовательных Мероприятий, в том числе фестивалей, проходящих на открытых площадях, улицах, площадках (в том числе при проведении дня города, парадов, праздничных шествий, карнавалов и иных Мероприятий, связанных с празднованиями или памятными датами, а также общественно-политических Мероприятий и рекламных акций)…

(*) Официальные спортивные соревнования – физкультурные и спортивные Мероприятия,
включенные в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных
физкультурных Мероприятий, и соревнований в соответствии с Приказом Министерства спорта
Российской Федерации от 30 ноября 2017 г. № 1034

1) Для мероприятий в рамках государственного или муниципального заказа (**)
Вознаграждение начисляется в размере 1 % от суммы, выделенной на проведение Мероприятия, в соответствии со сметой. В случае проведения Мероприятий при «смешанном» финансировании размер Вознаграждения определяется с учетом как суммы бюджетных средств, так и суммы дополнительного финансирования.

(**) Под Мероприятием в рамках государственного или муниципального заказа подразумеваются
Мероприятия, организуемые и проводимые по инициативе органов государственной или
муниципальной власти на основании соответствующего тендера и финансируемые из средств
соответствующего бюджета.

2) Для мероприятий вне рамок государственного или муниципального заказа платеж за каждый день проведения Мероприятия составляет:
— при озвучиваемой площади до 2500 м² — 1,5 руб. за 1 м²
— на территории 1001 м² до 5000 м² — 1500 руб. плюс 1 руб. за каждый 1 м² свыше 1000 м²
— на территории свыше 5 000 м² — 5500 руб. плюс 0,5 руб. за каждый 1 м² свыше 5 000 м²
— если площадь точно определить невозможно — 2500 руб. за одно Звукопередающее устройство (колонку и т.п.) ежемесячно

Как видите, стоимость лицензионного платежа не такая высокая, однако его оплата освободит организатора от множества потенциальных проблем, ведь если компания или индивидуальный предприниматель включает или даже исполняет произведение публично без заключения договора, то ему грозит ответственность.

А если не платить?

Наше законодательство оказалось щедро на перечень наказаний и прописало целых три вида ответственности за нарушение авторских прав.

Гражданско-правовая ответственность заключается в возмещении убытков или выплате компенсации за нарушение авторских и смежных прав (ст. 1301, 1311 ГК РФ). Компания заплатит от 10 тыс. до 5 млн руб. или возместит двукратную стоимость права использования произведения (объекта смежных прав). Размер определяет суд, исходя из стоимости, которая при сравнимых обстоятельствах взимается за правомерное использование такого объекта. При неоднократном или грубом нарушении суд вправе принять решение о ликвидации компании по требованию прокурора (ст. 1253 ГК РФ).

Административная ответственность за незаконное использование произведений или фонограмм установлена частью 1 статьи 7.12 КоАП РФ. Штраф для директора – от 10 до 20 тыс. руб., для компании – от 30 до 40 тыс. руб. Экземпляры произведений и фонограмм, а также материалы, оборудование и иные средства, используемые для воспроизведения, конфискуют.

Размер уголовного наказания зависит от стоимости прав на использование произведений. Если стоимость авторских прав составляет от 100 тысяч до 1 млн рублей – то выплачивается штраф до 200 тыс. руб. или в размере дохода директора за период до 18 месяцев, обязательные работы до 480 часов, принудительные работы и лишение свободы до 2 лет (п. 2 ст. 146 УК РФ). Если стоимость прав – от 1 млн руб, то уголовка обернется принудительными работами до 5 лет, лишением свободы до 6 лет со штрафом до 500 тыс. руб. или в размере дохода директора за период от 3 лет (п. 3 ст. 146 УК РФ).

Будьте в курсе всех важных нововведений законодательства. И помните: незнание закона не освобождает от ответственности!

Чем выгодны онлайн-мероприятия?

В век нано технологий мы так привыкли к работе в интернете и виртуальному общению, что даже мероприятия стали часто проводить онлайн.
 В 2020 году, из-за самоизоляции и противостоящими ей желанием и необходимостью встретиться с кем-то, нуждаемость в проведении виртуальных мероприятий увеличилась во много раз.
 

Действительно, в данный формат можно провести практически всё: конференции, праздники, экзамены, лекции и уроки, мастер классы, квесты, викторины, выставки и экскурсии, совещания, собеседования, спортивные события и много другого.

Давайте рассмотрим плюсы таких мероприятий в формате онлайн:

Экономия времени

Благодаря независимости от локации, можно участвовать в мероприятии из любой точки мира, сидя дома, экономив время на переездах.

Экономия финансов

Гораздо дешевле провести мероприятие онлайн, нежели тратить деньги на аренду помещения, питание сотрудников, питании спикеров, ведущих, перелетах и проживании приглашенным гостям и пр.


Сохраненные трансляции

В любой момент можно пересмотреть запись события, если вдруг упустил какой-то важный момент. Удобная функция!


Сниженная стоимость билетов

Цена билета значительно уменьшается благодаря экономии на затратах, связанных с организационными моментами.


Легкость участия онлайн

Для участия в мероприятии онлайн формата достаточно просто перейти по ссылке, что увеличивает интерес и привлекает гораздо больше участников к вашему событию.

Больше вовлеченности

Благодаря вышеупомянутым пунктам, вовлеченность участников значительно возрастает. Это дешево, это просто, это удобно!

Что поможет организовать онлайн-мероприятие?

Ваш верный помощник в этом вопросе – приложение Maxi Events.  В нём вы с легкостью создадите регистрацию участников, запустите виртуальную продажу билетов, разместите рекламные блоки ваших партнёров и спонсоров, внедрите различные игровые механики в мероприятие и многое другое!      


Не забывайте, что онлайн-мероприятие, несмотря на обстоятельство, равноценно мероприятию в живую и нужно подходить к нему не менее ответственно, чем к реальному!


Нетворкинг: как правильно презентовать себя и свой продукт

Что такое нетворкинг?

Все когда-нибудь слышали о теории шести рукопожатий: каждый человек знаком с любым другим через пять общих знакомых. В принципе, это и есть «нетворкинг» — в дословном переводе «плетение сети», деятельность по решению любой проблемы, будь то жизненный, бытовой вопрос, или целая задача, связанная с бизнесом, с помощью круга друзей, знакомых, потенциальных партнеров. Термин «нетворкинг», конечно, пришел к нам из Америки, но сейчас это направление становится очень модным и в России. Слоганом нетворкинга может стать выражение: «Связи решают все!», а вот на российской почве хорошо подойдет русская народная пословица: «Не имей сто рублей, а имей сто друзей».

Для чего нужен нетворкинг?

Так, какие же сети необходимо плести? Сети деловых, дружеских и даже бытовых связей. Нетворкинг обязательно нужен в бизнесе и в профессиональных сообществах, при этом совсем не важно, в какой сфере вы хотите развиваться и продвигать свой продукт – данное направление работает везде, ваша «сеть» поможет вам добиться успеха, вовремя смотивирует, подскажет нужный путь, окажет содействие.

Что необходимо знать для результативного нетворкинга:

  • Ваш вид и манера общения

Посмотрите на себя со стороны: опрятный внешний вид, наличие визитки, бизнес-культура и деловой этикет, непринужденность в общении и искренность, ненавязчивость и незацикленность, положительная эмоциональная атмосфера, позитив, чувство юмора, широкий кругозор и эрудированность, правильная речь, четкая и внятная.

  • Ваша фишка

Мобильность, психологическая открытость, коммуникабельность и гибкость. Нужно постоянно посещать огромное количество мероприятий, выставок, конференций, семинаров, тренингов и встреч в бизнес-школах, клубах, на профессиональных или торжественных мероприятиях, общаться с массой людей, не только «полезных», найти свою целевую аудиторию. Любые контакты, чтобы они «работали», необходимо развивать и поддерживать.

  • Постоянная готовность к самопрезентации:

к краткой, доступной, простой в понимании, но при этом емкой. Сегодня во всем мире очень популярны короткие презентации. Ведь как сказал известный американский маркетолог Гай Кавасаки: «Если вы не можете описать вашу бизнес-модель в десяти словах, значит, у вас ее нет. Помните: максимум десять слов».

  • Использование различных способов коммуникации:

социальные сети, электронная почта, публикации в СМИ. Люди сегодня намного легче идут на контакт и сотрудничество через Интернет. Но не забывайте и о реальных встречах и договорах.

  • «Ты – мне, я – тебе»

Не забывайте: хоть и плетете необходимые вам сети, но вы – не паук, не делаете это исключительно для себя, не заводите круг общения  только из меркантильных соображений, вы готовы быть полезными другим людям, помочь им, чем можете, цените и уважаете их. Ваши отношения с другими людьми должны быть открытыми, доверительными, долгосрочными, основанными на принципах взаимопомощи, взаимовыручки, сотрудничества.

  • Ваш продукт или услуга

Об этом вы должны знать все,  не «плавать» в информации, разбираться в самых порой незначительных нюансах и мелочах.

Наш совет: пользуйтесь приемами нетворкинга, ведь он помогает экономить силы, время и ресурсы для достижения целей, Ваш круг общения станет намного шире, а значит бизнес – успешнее.

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.