Советы – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

Как стать лидером в новой реальности ивент-индустрии: 5 работающих советов

Опубликовал Julia Mauer, 25 января, 2021. Категория: Советы.

Event-индустрия развивается огромными темпами, и за последние 5 лет рынок услуг организации мероприятий вырос почти в 2 раза. Статистика свидетельствует, что даже всемирная пандемия Covid-19 не стала преградой для дальнейшего развития индустрии праздников. Поэтому можно с уверенностью сделать вывод, что в 2021 году ивент-менеджеры не останутся без работы. Но чтобы получать действительно интересные заказы и зарабатывать баснословные гонорары, организатору нельзя действовать по привычным сценариям и предлагать людям стандартные идеи. Тот, кто хочет достичь успеха в сфере event услуг, должен стать лидером в условиях развивающегося рынка.

Первый и самый значимый шаг на пути к любой цели – четко сформулированное желание. Если вы мечтаете организовывать масштабные мероприятия на наивысшем уровне, а не ограничиваться корпоративами и свадьбами со скучными конкурсами, значит, вы уже сделали первый шаг к цели. А чтобы вы сумели преодолеть весь путь и достичь вершин в современной реальности ивент-индустрии, мы подобрали 5 действительно работающих рекомендаций. Прислушайтесь к советам, и уже скоро вы получите репутацию лучшего event-менеджера в своем городе.

Совет №1: выбирайте нестандартные локации

Все привыкли, что свадьбы и юбилеи проводятся в банкетных залах, конференции и семинары – в конференц-залах и переговорных комнатах, а выставки и ярмарки – в выставочных и торговых центрах. Подобными локациями вы не сможете удивить и впечатлить гостей. Поэтому лучше подойдите к подбору места проведения события креативно и предложите заказчикам свежие яркие идеи. К примеру:

отпраздновать свадьбу на открытой площадке, теплоходе, яхте или в арендованном старинном особняке;
провести семинар, выставку или мастер-класс в музее, библиотеке;
организовать корпоратив на специально оборудованной площадке на природе или в необычном тематическом ресторане и т.д.

Разумеется, при выборе площадок для проведения событий вам нужно будет учесть погодные условия и формат мероприятия. Также важно прислушиваться к пожеланиям заказчика.

Совет №2: откажитесь от привычных сценариев

Из-за того, что большинство событий проводятся по стандартным сценариям, гости и участники уже спустя пару месяцев не смогут сказать, чем именно им запомнилось то или иное мероприятие. Поэтому если хотите, чтобы организованный вами праздник гости запомнили надолго, придумайте интересный необычный сценарий.

Для примера: на праздничных мероприятиях вместо набивших оскомину конкурсов организуйте увлекательный квест. А в сценарий выставок и обучающих семинаров включите интересный мастер-класс, соответствующий тематике события. Также людям нравятся концептуальные праздники – к примеру, тематические свадьбы и корпоративы, костюмированные вечеринки.

Совет №3: совмещайте приятное и полезное

Здоровый образ жизни, саморазвитие и осознанность – тренд XXI века. Большинство жителей мегаполисов дни напролет проводят в офисах или дома за удаленной работой. Неудивительно, что всем им хочется хотя бы периодически отвлечься от рутины и заняться чем-то полезным для тела и души. Поэтому в программу обучающих мероприятий, семинаров, конференций можно и нужно включать различные активности – йогу, гимнастику, выезд на природу или ознакомительную экскурсию по достопримечательностям города.

На первый взгляд эта идея кажется немного абсурдной, но на второй – свежей и интересной. Подуставшие гости и участники мероприятия во время таких активностей смогут отвлечься, отдохнуть и зарядиться положительными эмоциями.

Совет №4: используйте современные технологии

С помощью современных технологий вы сможете обеспечить максимальное удобство всем присутствующим на мероприятии. Вместо нарисованных указателей и схем локации, бумажных программ и приглашений создайте приложение своего мероприятия с помощью конструктора Maxi Events. В этом приложении гости смогут найти карту локации со всеми интересными местами, ознакомиться со сценарием, пообщаться между собой и с организаторами.

На праздниках, развлекательных и образовательных мероприятиях будут уместны современные интерактивные игры. А виртуальные игры в формате дополненной реальности произведут незабываемое впечатление на участников любого события.

Совет №5: следуйте современным трендам при оформлении локации

Современные технологии будут полезны не только для развлечения гостей, но и при оформлении локации. Интерактивные и 3D фотозоны, световое шоу, видеопроекции, световые картины – все это поможет организовать впечатляющее мероприятие и приятно удивить всех присутствующих.

Отказавшись от банальностей и следуя последним трендам, вы быстро заслужите репутацию талантливого и креативного event-менеджера. Главное – доброжелательно относитесь ко всем заказчикам, прислушивайтесь к их пожеланиям и предлагайте впечатляющие идеи. Но не забывайте о необходимости собрать сильную команду помощников – таких же энтузиастов, мечтающих задавать тренды в ивент-индустрии.

Специфика работы с VIP гостями

Опубликовал Julia Mauer, 15 января, 2021. Категория: Советы.

Работа с VIP клиентами – это не только большие деньги, но и большая ответственность. Избранные и “очень важные персоны” составляют тот небольшой процент клиентов, который сулит наибольший процент прибыли. Поэтому в вопросе планирования мероприятий с участием VIP гостей, следует соблюдать точность и слаженность, аналогичную работе швейцарских часов.

Вместе с тем, даже самый именитый VIP – прежде всего, человек, а не должность или прибыль. Такие гости, пусть и очень высокопоставленные, имеют те же потребности и желания. Да, такие клиенты действительно требуют повышенного внимания, а работа с ними имеет ряд особенностей, но все хорошо в пределах разумного.

Кто такой VIP клиент

Модная приставка, прочно вошедшая в словарь отечественной ивент-индустрии в конце прошлого столетия, дословно переводится как “очень важная персона”. Как ни печально, в нашей стране понятия сословности и классовой градации по-прежнему живо и актуально. Это порождает тенденцию, что многие из тех, кто так или иначе причисляет себя к привилегированной касте “випов”, стараются соответствовать стереотипу, который складывался десятилетиями – грозный и капризный клиент, которому практически невозможно угодить.

VIP- клиенты – это успешные, обеспеченные люди, добившиеся определенного успеха и признания. Работа с ними действительно требует учета ряда нюансов, большинство из которых базируются на особенностях их образа жизни и психологии. Но не стоит излишне демонизировать образ VIP-клиента. Таким подходом вы добьетесь только того, что человек невольно начнет подстраиваться под созданный для него образ.

Как узнать, что нужно VIP клиенту

Нет более надежного источника информации, чем сам клиент. Лучший способ узнать, чего он хочет – спросить об этом напрямую. Это правило применимо и к сотрудничеству с “очень важными персонами”. Главное в этом вопросе – сохранить баланс между уважением и лестью, между общением на равных и панибратством.

Задавайте вопросы. Разумеется, вы будете готовиться ко встрече и спланируете речь, в которой постараетесь изложить свои идеи. Но не нужно превращать переговоры в монолог. Дайте клиенту возможность высказаться. Заранее продумайте, какие вопросы вы ему зададите, и лучше, чтобы эти вопросы предполагали развернутый ответ.

Изучите клиента. Анализ информации – важнейший этап планирования работы с VIP. Без предварительной подготовки и сбора информации о клиенте вы будете слепы, в 90% случаев не сможете предложить то, что его заинтересует, удовлетворит его потребности.

Усмирите нервозность. Помните, что даже самый высокопоставленный гость – такой же как и все мы человек, который когда-то начинал свою карьеру, так же трясся перед важными переговорами. Вспомните об этом, когда нервы будут на пределе, и успокойтесь. Никому не захочется общаться с невротиком.

Особенности работы с VIP

Образ жизни сильных мира сего несколько отличается от нашего. Крайне важно учитывать это в процессе работы с VIP. Один из главных аспектов – время. Каждый день випов расписан по минутам. Как правило, это очень занятые люди, привыкшие получать желаемое в кратчайшие сроки. Поэтому цените время клиента: готовьтесь к встречам заранее, тщательно планируйте программу мероприятия, чтобы избежать малейших задержек.

Привлекая VIP клиента, каждый рассчитывает на то, что он поможет решить какую-то конкретную задачу или проблему. Это подразумевается само собой. Поэтому в процессе общения избегайте фраз “нам нужно”, “мы хотим”. Стройте беседу с позиции того, чем вы и ваша компания будете полезны клиенту.

Планируя мероприятие, помните, что VIP гости требуют определенного подхода. Клиенты такого уровня хотят получить:

максимально комфортные условия обслуживания;
приложения минимум усилий для решения того или иного вопроса;
соблюдение всех сроков и обязательств, согласно существующим договоренностям;
должную меру уважения, без излишней лести и лебезения;
профессиональное экспертное сопровождение.

Времена, когда VIP гостям требовался отдельный стол с устрицами и дорогим вином, роскошные подарки и прочая мишура, канули в лету. Сегодня во главу угла ставится качественный, продуманный до мелочей контент, четко согласованная программа мероприятия.

Единственное, что остается актуальным – определенный протокол, предполагающий наличие опций, повышающих уровень комфорта и безопасности гостя (охрана, сохранение личного пространства), стиль и атмосфера.

Секрет успешной работы с VIP клиентами до гениального прост: тщательное планирование и четкое следование этому плану. Такой профессионализм точно будет оценен высокопоставленным гостем по достоинству.

Источники вдохновения для event-менеджера

Опубликовал Julia Mauer, 14 января, 2021. Категория: Разное, Советы.

Event-индустрия – это, прежде всего, люди. Талантливые, креативные, находящиеся в постоянном поиске люди, которые делают события. Ивентор – профессия синтетическая, она предусматривает наличие самых разных навыков и знаний: от психологии до истории искусств. Но все же одна из главных составляющих успешного ивент-менеджера – это его умение мыслить креативно, воплощая в жизнь самые неожиданные, привлекающие максимум внимания идеи.

Но творить и генерировать новые идеи в режиме 24/7 не может никто. Сумасшедший ритм жизни, стрессы, рутина – в таких условиях трудно сохранить свежесть мыслей. Профильное ивент-обучение или курсы здесь тоже вряд ли пригодятся, ведь вдохновение и творческий подход вещь индивидуальная. Откуда же черпать новые идеи? Предлагаем несколько источников вдохновения для ивент-менеджера, которые могут непосредственно воплотиться в новую идею или стать основой для поиска своего собственного метода.

Отказ от рутины

Жизнь многих из нас чем-то напоминает пресловутый “день сурка”. Ежедневный стандартный набор дел: принять душ, позавтракать, добраться до офиса сесть в привычное кресло за привычный компьютер. Мы встречаемся с одними и теми же людьми, просматриваем ленты в соцсетях, читаем книги, иногда позволяем себе расслабиться с бокалом вина или в кафе с друзьями. Вроде не так уж и плохо. Но именно такая рутина, следование тем же привычкам убивают всякое вдохновение еще в зародыше.

Чтобы в мозгу рождались новые, свежие идеи, его следует подпитывать новой, незнакомой пищей. А для этого стоит вырваться из замкнутого круга привычной жизни. Вариантов здесь может быть масса:

Заводите новые знакомства. Еще лучше, если это будут люди непривычного для вас круга, представители других профессий. Возьмите в привычку заводить по одному интересному знакомству в неделю.
Меняйте места и окружение. Смените привычную кофейню или место обеда, вместо офиса, возьмите ноутбук и проведите несколько часов в антикафе.
Прочтите книгу или статью на тему, которой ранее не интересовались. Пристрастия в чтении тоже может стать рутиной. Смените любимую фантастику на приключенческий роман, а вместо бизнес литературы обратите внимание на биографии известных личностей.
Боритесь с привычками. Речь здесь, конечно, не о привычке писать правой рукой или чистить зубы по утрам. Начните с малого: займите другое кресло во время совещания, ходите на работу другой дорогой, приготовьте на ужин блюдо азиатской кухни, сходите на занятия по танго – в общем, пробуйте что-то новое.

Поиск вдохновения вокруг

Окружающий мир таит в себе массу источников вдохновения, которые можно с успехом реализовывать в сфере ивент-индустрии.

Архитектура. Находитесь в поиске новых форм? Оглядитесь по сторонам. Здания, ландшафты, даже сама природа порой может подсказать потрясающие идеи – от зонирования пространства до цветовых решений

Театр. Не стоит думать, что театр – это уходящая в прошлое классика. Современные театральные постановки – настоящий взрыв новаторских идей и решений. Режиссеры экспериментируют с декорациями, светом, самой атмосферой, царящей на сцене. Так почему бы не перенести эти задумки на базу конкретного мероприятия?

Творчество звезд шоу бизнеса. Мы ежедневно смотрим видеоклипы известных исполнителей, ходим на их концерты. И не всегда отдаем себе отчет, что выступления многих отечественных и зарубежных звезд – настоящее произведение искусства. Не меньше интересного таят в себе клипы. Оригинальные, стильные, провокационные, смешные, нередко глупые – каждый из них может стать тем импульсом, благодаря которому в голове зародится новая идея. Главная задача ивент-менеджера в данном случае заключается в том, чтобы среди вороха различных решений отыскать интересные и оригинальные, соответствующие концепту конкретного мероприятия.

Образование

Учиться никогда не поздно. А для такой творческой профессии, как ивент-менеджер непрерывное совершенствование себя – залог успеха и карьерного роста. Чувство вкуса, широкий кругозор, насмотренность, так необходимые в этой профессии, тоже можно воспитать, путем постоянного познания.

Читайте книги по истории искусств, ходите в музеи и на выставки, путешествуйте, открывайте для себя новые кухни, культуры и традиции. Помочь могут знание этикета, знакомство с искусством во всех его проявлениях — от салонного до уличного. Вы даже не заметите, как много идей войдет в вашу голову вместе с этим культурно-эстетическим кодом.

Путешествия

Отчасти каждое путешествие меняет нашу жизнь, мысли, стремления и желания. Мы вырываемся из привычного ритма жизни, обстановки и окружения. Именно во время путешествий мы максимально открыты новому. Вереница интересных событий и ярких впечатлений во время поездок – неисчерпаемый источник вдохновения для неординарных идей. А в творческой работе зачастую именно они становятся решающим фактором успешности проекта.

Вы можете воспользоваться нашими советами или найти из множества других вариантов свой личный источник вдохновения. Но главное – не пытайтесь заставить себя сгенерировать идею. Как правило, чем больше вы думаете, тем дальше и недоступней становится цель. Идея должна родиться сама собой, а для этого необходимо выйти из так называемой зоны комфорта, отказаться от обыденности. Не бойтесь рисковать и экспериментировать, вдохновляйтесь новым и неизведанным – тогда оригинальность вашим проектам гарантирована.

Через тернии к спонсорам. Нюансы бартера

Опубликовал Julia Mauer, 13 января, 2021. Категория: Советы.

Поиск спонсора – обязательная составляющая продвижения любого проекта. Но найти компанию, готовую оплатить ваши расходы, пусть даже частично, не так просто. Особенно сейчас, когда кризис вынуждает всех существенно урезать бюджеты. Гораздо легче получить своего рода обмен рекламной или PR-услуги на продукцию компании-спонсора. В этом и заключается суть бартерных отношений – любимого многими вида партнерства, позволяющего максимально оптимизировать затраты для обеих сторон.

Как получить максимум от спонсорской поддержки по бартеру

Интерес к бартеру существовал всегда. И во времена расцвета, и в условиях кризиса любой здравомыслящий человек предпочтет не тратить деньги там, где этого можно избежать. Специфика бартерный отношений заключается в том, что они взаимовыгодны для обеих сторон:

организаторы ивентов стремятся заработать деньги для своего проекта, привлечь аудиторию или повысить интерес к событию со стороны СМИ;
спонсоры, не тратя лишних бюджетов, а лишь за счет предоставления собственных товаров или услуг могут заявить о себе, повысить собственную узнаваемость.

Грамотный ивент или PR-специалист может получить по бартеру практически любой товар или услугу. В обмен на бесплатную рекламу и освещение в СМИ компании предоставляют косметику, алкогольные и безалкогольные напитки, транспорт, сертификаты на различные услуги и многое другое. Но поиск бартерный партнеров требует внимания к деталям и терпения.

Основные моменты, от которых зависит успех бартерного партнерства

Четкое осознание концепции мероприятия

Искать спонсора на проект, не имеющий четкого плана – самое бессмысленное дело. Чтобы заинтересовать, необходимо предложить максимально “вкусные” условия партнерских возможностей. Четко определите для себя, без чего вы не можете обойтись, и составьте список потенциальных партнеров. Нужен конкретный товар? Ищите производителей или бренды так или иначе связанные с ним. Нуждаетесь в шоу-программе? Составляйте список всех артистов, шоу-групп, коллективов, которых могут заинтересовать партнерские отношения.

Будьте реалистом

Как бы кощунственно это не звучало, но в вопросах бартерных отношений следует учитывать статусность обеих сторон. Речь не о том, чтобы намеренно занижать свои возможности, стесняясь предлагать партнерство направо и налево. Но определенная иерархия все же должна сохраняться. Проведите параллель между уровнем вашего потенциального партнера, уровнем приглашенных СМИ и звезд. Слишком приукрасив действительность в попытке привлечь именитых гостей, вы можете раз и навсегда потерять их доверие.

Уточнение всех деталей сотрудничества

Если участие спонсора предполагается на безвозмездной основе, это следует оговорить заранее. Лучше всего – прописать все условия партнерства в договоре. Предоставьте спонсору гарантии того, что все обязательства будут выполнены. Еще лучше, если из пяти обещанных выгод, спонсор получит семь или десять – так вероятность расположенности к вам лично и согласия поддержать ваш следующий проект возрастет вдвое.

Коммуникация

Держите спонсора в курсе хода работы, особенно если подготовка ивента требует большого количества времени. Составьте график и минимум раз в две недели информируйте партнера о положении дел. После проведения мероприятия, не забудьте поблагодарить спонсора. Уместным будет также освещение его бренда в соцсетях, предоставление медиа отчета и пр.

Быстро не будет

Планируя мероприятие, будьте готовы к тому, что вам не удастся найти спонсора за 1 звонок. Поиск хороших партнеров — это десятки звонков, и как минимум половина из них может обернуться вежливым отказом. Помните, поиск бартерного спонсора – кропотливая работа, требующая терпения.

Уважайте труд и время

Соглашаясь на бартерное партнерство, любая компания в той или иной мере всегда упускает долю выгоды. Любой товар и услуга, предоставляемая вам на бартерной основе, стоит денег. Поэтому во главу угла следует ставить интересы партнера. Он должен остаться довольным сотрудничеством, только в этом случае он захочет его повторить.

Готовьтесь к переговорам

Не должно быть ни одного вопроса, касаемо планируемого мероприятия, на который вы бы не смогли ответить. Исключите варианты “уточнить у коллег”, “заглянуть в бумаги” – все, что касается проекта, должно быть у вас в голове. Не меньшее значение имеет информированность о самом спонсоре. Наведите справки, что это за компания, чем занимается, что из себя представляет.

Отчетность

Это не просто рутина и формальность. Предоставив дополнительное наглядное подтверждение о выполнении своих обязательств, вы еще больше укрепите партнерские взаимоотношения. Именно так выглядит грамотный подход к работе с перспективой дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества.

А в заключении еще раз акцентируем ваше внимание: главными составляющими успешного бартерного спонсорства является хорошая концепция мероприятия и профессионализм ивентора – его умение грамотно преподнести идею и гарантировать соблюдение всех условий сотрудничества. Зарекомендовав себя хорошим специалистом и порядочным человеком, вы без труда получите все необходимое для проведения своего мероприятия.

Рассадка гостей в банкетном зале: способы, правила и секреты

Опубликовал Julia Mauer, 4 января, 2021. Категория: Разное, Советы.

Опытные организаторы мероприятий знают, что успех праздника во многом зависит от такого незначительного на первый взгляд фактора, как рассадка гостей. Казалось бы, интересная шоу-программа, отличная музыка и вкусные угощения решают все. Но увы, это не так. Если за столом рядом друг с другом окажутся незнакомые люди, вряд ли им будет комфортно и весело. А вот если закадычных друзей посадить на некотором расстоянии друг от друга, некомфортно будет всем, кто сидит между ними. Чтобы обеспечить максимальный комфорт всем присутствующим, были разработаны правила рассадки гостей на свадьбе, юбилее или другом празднике. Чтобы узнать эти правила, читайте дальше.

Самые распространенные способы рассадки гостей

Первое, с чем нужно определиться при решении вопроса размещения гостей, – способ рассадки.

Современный, актуальный способ рассадки — Европейский. Расстановка отдельных круглых столов. За стандартные банкетные столы диаметром 1,8 м – оптимальная рассадка 10 гостей. Гости рассаживаются вокруг стола амфитеатром, лицом к сцене. Виновников торжества в этом случае сажают за стол — президиум, располагаемый таким образом, чтобы быть в поле зрения всех гостей, и чтобы с президиума было видно основные активности и сцену.

Для залов небольшой площади больше подходят те способны организации пространства, при которых столы сдвигаются друг с другом тем или иным образом. К примеру, расстановка столов буквами «П» и «Ш» позволяет сэкономить максимум свободного места и компактно разместить большое количество гостей. А вот европейский способ расстановки столов, хотя и является очень красивым и модным, требует большой площади. Чаще всего гостей размещают за отдельно стоящими столиками на банкетах, которые проводятся на летних площадках под открытым небом.

5 ключевых правил рассадки людей на банкете

После того, как будет выбран способ размещения столов, нужно определить места для каждого из приглашенных. Необходимо заранее уточнить список гостей и на его основании составить детальную схему рассадки. Выбирая место для каждого гостя, следует учитывать ряд правил:

виновники торжества всегда должны сидеть во главе стола либо за отдельным столом на небольшом возвышении, чтобы их все видели;
на свадьбах и юбилеях рядом с виновниками праздника нужно разместить близких родственников;
людей, хорошо знакомых друг с другом, следует усаживать рядом;
нельзя допускать, чтобы кто-либо из гостей оказался за столом в окружении незнакомцев;
людей, конфликтующих друг с другом, важно рассадить как можно дальше, в идеале – в разных углах зала;
при выборе банкетного зала также учитываем, что на каждого гостя должно приходиться 1,8 кв.м.

Чтобы гости не запутались в поисках своего места, необходимо заранее позаботиться о специальных карточках с номерами для каждого стола, а также об общем плане рассадки гостей. Красиво оформленные номерные таблички будут выполнять информационную функцию и одновременно – послужат элементом декора.

Секреты правильной рассадки гостей на свадьбе

В отличие от корпоративов, юбилеев и других праздников, на большинстве свадеб присутствуют минимум 2 отдельных «клана» гостей, не знакомых друг с другом. А порою таких групп гораздо больше, чем 2: родственники жениха, родственники невесты, друзья жениха, друзья невесты, коллеги молодоженов и т.д. Поэтому при рассадке гостей на свадебном банкете важно разместить присутствующих по «кланам». Со стороны жениха сидят его родня и друзья, а со стороны невесты – ее. По умолчанию, рядом с новобрачными сидят свидетели, дальше – родители, близкие родственники, друзья, дальние родственники и коллеги.

Некоторые организаторы свадеб считают, что на банкете нужно «перемешать» гостей за столом, чтобы они познакомились друг с другом. На практике, такой подход ошибочен. С вероятностью свыше 90% уже через 10-15 минут гостям станет скучно, и они начнут меняться местами и пересаживаться поближе к знакомым. А вот если рассадить гостей так, как рекомендовано выше, они обязательно начнут знакомиться чуть позже, во время танцев, конкурсов и других развлечений.

Метка: Советы