fbpx

Метка: Советы

Трудности, с которыми часто встречается event-менеджер

Многие люди даже не догадываются о том, насколько сложна профессия event-менеджер. Большинство считает, что организовать мероприятие очень легко, обесценивая трудности, которые могут встать на пути.

Не стоит быть слишком самоуверенным. Конечно, данное качество может принести пользу, но все же перед тем как принять решение стать event-менеджером необходимо все взвесить и узнать, что может ожидать вас.

Данная статья будет полезна новичкам в направлении организации мероприятий, для тех, кто сомневается, стоит ли вообще начинать карьеру в данной сфере. Вы узнаете о всем, что таится за словами «успешный event-менеджер», познакомитесь с подводными камнями и будете готовы к трудностям, которые могут встать на пути. Профессия, несмотря на всю сложность, интересная и поможет закалить характер. Также статья будет полезна для тех, у кого есть знакомые, работающие в event-менеджменте, и кто до сих пор не верит в серьезность данной работы. Хотите узнать, почему ваш друг обижается на слова: «Ну ты же всего лишь делаешь мероприятия, в этом ведь нет ничего сложного, справится любой»? Узнайте о сложностях, которые необходимо преодолеть на пути к признанию и успеху.

   
                                                        Мы стремимся к жизни без трудностей, но
                                                   дубы вырастают крепкими при сильных ветрах
                                                     и алмазы образуются под сильным давлением

                                                                                                        Питер Маршалл

 

Трудности перед мероприятием:

1. Низкая заинтересованность
 Вы хотите сделать мероприятие, но совершенно не понимаете почему к вам не приходят заявки и никто не интересуется деталями? А рекламу вы сделали? Реклама – двигатель прогресса. Игнорировать этот фактор = остаться ни с чем и разочароваться. Какую рекламу можно сделать? Начните с самого простого – рассылка в социальных сетях, затем можно приступить к подаче объявлений в СМИ.

2. Путаница с гест-листами
 Чтобы ни про кого не забыть и облегчить себе работу, необходимо создать четкую форму заполнения и записывать участника, обращая внимание только на самое главное: ФИО, номер телефона. Если вы не любитель писать в блокнот, то отличным решением будет регистрация в мобильном приложении Maxi Events, которое облегчит работу всем и значительно сэкономит время, ведь исчезнет необходимость в записи контактной информации на бумагу.


Приложение Maxi Events облегчает работу следующими функциями:

а) Упрощенная работа с визитками

Участники мероприятия теперь могут группировать, отмечать цветом и присваивать ярлыки контактам, которые получили на событии с помощью сканирования электронных визиток.

б) Список участников

Каждый человек сам решает, какую информацию выставлять на всеобщее обозрение, а какую лучше скрыть, тем самым становятся ясны интересы участников.

3. Мало времени
 Бывают заказчики, которые требуют организовать мероприятие за 1 день. Запомните и запишите: даже самый организованный человек не способен на такое, потому что для качественного торжества необходимо многое сделать и подготовиться. Лучше отказаться от такого заказа

4. «Модная» непогода
 Еще вчера вы прогуливались в легкой курточке и вам было жарко, а сегодня выпал снег? Да, такое бывает и к этому необходимо быть готовым. Консультируйте заранее всех участников, обращаясь за помощью на сайт гидрометцентра. Оповестите людей о погодных условиях площадки, где будет проходить мероприятие. Сообщить об этом можно в письме или же в приглашении.

Трудности во время мероприятии

1. Аппаратура объявила бойкот
Чтобы не было эксцессов с микрофонами, проекторами и прочим, нужно всегда иметь в персонале специалиста, который будет способен за короткое время устранить неполадки. Заранее проверьте состояние техники.

2. — Откройте окно, мне жарко.
    — Закройте окно, мне холодно.


Известная еще со школы проблема, способная разделить людей на два фронта. Чтобы избежать духоты или холода, заранее подготовьте чай, пледы или вентилятор, способные успокоить участников.

3. Свет решил покинуть вас
Отключение света является распространенной проблемой. Заранее подготовьтесь к ее решению, приобретя генератор. Обязательно найдите контакты техника, который сможет приехать в любую минуту и устранить проблему.

4. Конфликтная ситуация
Вы на секунду отвернулись, а двое участников решили начать спарринг? Чтобы избежать этого, обзаведитесь хорошим охранником, который будет следить за дисциплиной, в случае, если вы сами не сможете справиться с участниками и успокоить их.

5. Людей слишком много
 Бывают случаи, когда участников становится больше, чем планировалось. В таком случае нужно иметь в запасе дополнительные сидения, информировать других людей, что уже заняты места, чтобы они не тратили время на дорогу. Если количество мест ограничено и вы знаете об этом заранее, то не стоит впускать опоздавших и неприглашенных гостей, дабы не доставлять дискомфорт остальным.

Трудности после мероприятия

1. Негатив
Кто-то оставил негатив в социальных сетях, плохие отзывы? Отвечайте на каждое сообщение и интересуйтесь, в чем причина такого отношения к мероприятию, чтобы впредь избежать проблем и улучшить качество организации.

2. Пропажа
Кто-то украл аппаратуру или что-либо из арендованного помещения? Лучше всего перед мероприятием составить список вещей, нанять охранника, но, если такая ситуация все же произошла, то лучше не распространяться, а обратиться в полицию и опросить персонал, который может быть видел что-то странное.

3. Фотографии испорчены или исчезли
Необходимо сразу нанять хорошего фотографа, если вы планируете размещать фотографии на сайте или в социальных сетях, если же вы упустили этот момент, то попросите участников скинуть вам фотографии, объявите конкурс.


Не забывайте, что не ошибается тот, кто ничего не делает. Не стоит расстраиваться, если что-то пошло не так. Необходимо взять себя в руки, не паниковать и подумать, как решить проблему.

Конечно, это далеко не все трудности, с которыми может столкнуться event-менеджер, но зато они самые распространенные и, узнав о них, вы сможете постараться заранее обеспечить себе безопасность.

Как перебороть языковой барьер: практические советы

Языковой барьер – явление очень частое, встречающееся при изучении иностранных языков, при общении с иностранными партнерами, при путешествиях за границу. Выражается в страхе или неумении донести информацию до иностранного респондента, а также понять его, ощущение коммуникативного дискомфорта. Как же избавиться от многих психологических и лингвистических «комплексов»? Как перешагнуть языковой барьер и стать частью языковой среды?

— Известный писатель А. де Сент-Экзюпери сказал: «Единственная известная мне роскошь – это роскошь человеческого общения», главное – начать говорить: не стесняться, успокоиться, не нервничать, не впадать в ступор, но и не слишком торопиться, при необходимости пользоваться жестами, мимикой, «объясняться на руках», быть самими собой, быть проще.

«На ошибках учатся», от них никто не застрахован: не бойтесь построить грамматически неверную фразу, не комплексуйте из-за своего произношения, избавьтесь от «языкового перфекционизма», не стесняйтесь переспрашивать, переформулировать, повторять, если вас исправляют, прислушивайтесь к мнению других людей, улавливайте суть и смысл высказывания, а не пытайтесь понять все досконально, добивайтесь уверенности и непринужденности в общении, плавной, приятной, спокойной речи, а самое важное – доводите начатое до конца, не бросайте обучение, вы – на правильном пути.

— Недостаток общения необходимо компенсировать постоянной языковой практикой: говорите, слушайте, отвечайте, совершенствуйте свои языковые навыки, увеличивайте словарный запас, постоянно практикуйтесь в аудировании, читайте вслух, научитесь даже думать и разговаривать с собой на иностранном языке.

— В идеале: полное погружение в языковую среду: преподаватель – носитель изучаемого языка, друзья в социальных сетях – иностранцы, путешествия без электронного переводчика, даже меню гаджетов можно перевести в режим другого языка, а самое верное средство – учеба, работа, командировки, временное проживание в стране «нужного» языка.

— Создайте свою языковую среду, занимайтесь тем, что вам нравится, постройте свой языковой досуг: читайте книги в оригинале, смотрите фильмы без перевода, но возможно с субтитрами, любимые YouTube каналы,  слушайте иностранную музыку, радио, аудиокниги, театральные постановки, найдите друзей по переписке из других стран, общайтесь в неформальной обстановке, найдите любые клубы, кружки и курсы по интересам, но на иностранном языке (хоть кройки и шитья).

Всестороннее развитие: узнайте как можно больше о той стране, язык которой вам необходим: культура, традиции, обычаи, кухня, мода, достопримечательности, история, известные люди – все это вам пригодится и для общего развития, и для приятной, интересной беседы с носителями языка.

Психоэмоциональное состояние: улыбайтесь, относитесь ко всему с юмором, постарайтесь преодолеть природную стеснительность, будьте оптимистичнее, более коммуникабельными, открытыми, мобильными, доступными для общения, раскрепощенными, уверенными в себе и в своих языковых навыках.

6 нужных гаджетов event-менеджера

Быть хорошим event-менеджером довольно сложно. Истоки профессии идут из далекого прошлого, но идеи для работы и механизмы, улучшающие качество мероприятия, создаются по сей день. Сейчас можно найти множество гаджетов, которые позволяют упростить работу и разнообразить ее.

Мы сделали подборку шести самых интересных устройств, которые значительно упростят подготовку к мероприятию.

1. Пико-проектор

Многие организаторы на мероприятиях нуждаются в проекторе для показа презентаций, продукции, визуального оформления помещения, но, если торжества каждый раз проходят в разных местах, то носить с собой обычный проектор неудобно.

Для решения этой проблемы был создан мини-проектор, который возможно поместить в любую сумку и не заморачиваться по поводу установки.
Модели этого устройства оснащены замечательными функциями: высокое разрешение изображения, адаптация к свету, передача данных с пк или мобильных устройств.

Вы можете больше не переживать за отсутствие визуала, необходимо только приобрести пико-проектор.

2. Мобильное приложение

Современный мир преподносит нам множество удобных устройств, но не стоит забывать и про мобильные приложения, которые помогают автоматизировать и значительно упростить нашу работу.

Одним из таких приложений является сервис Maxi Events. В нем собрано множество функций и расширений, которые позволят улучшить качество мероприятия и вывести его на новый уровень.

Огромный перечень разнообразных функций приложения обеспечит вам упрощенную работу и качественно проведенное мероприятие любого формата. От увлекательной геймификации для вовлечения гостей в любой процесс до моментальных PUSH-уведомлений, продажи билетов, удобной системы нетворкинга и многого другого!

Читайте подробнее о приложении здесь.

3. Портативный принтер

Одно из самых необходимых устройств, ведь очень часто приходится печатать документы, фотографии или какие-то тексты для мероприятия, а организаторы, как правило, всегда находятся в движении, поэтому у них нет возможности забежать в офис и быстро распечатать что-либо. Обычный принтер требует подключения к сети и занимает много места, поэтому он не является хорошим решением.

Именно поэтому разработчики создали идеальный гаджет, способный работать на аккумуляторе и печатать документы в хорошем формате. Единственный минус портативного принтера – дороговизна, но на это стоит закрыть глаза, ведь устройство станет вашим верным другом и помощником
на долгий срок.

4. HD Livestream Broadcaster

Для организаторов онлайн-мероприятий незаменимой вещью будет устройство, помогающее вести трансляцию в хорошем качестве, без сбоев.

HD Livestream Broadcaster прост в использовании, его можно подключить к любой камере. Все, что необходимо для подключения устройства – хороший интернет и пара проводов.

Этот гаджет значительно улучшит качество вашей прямой трансляции, что вызовет одобрение у участников мероприятия.

5. Умная колонка

Вам больше не нужно носить с собой огромные колонки, заниматься их подключением и настройкой звука, ведь недавно в продаже появились устройства, способные реагировать на звук и подстраиваться под мероприятие.

Вам достаточно произнести несколько слов, а умная колонка уже найдет необходимую музыку и включит ее.

6.  Зарядная станция

Это одно из самых необходимых устройств. Участники мероприятия очень часто страдают от того, что их смартфоны разрядились, отчего приходится покидать торжество. Чтобы избежать этого можно приобрести зарядную станцию, которая позволит зарядить сразу несколько устройств.
Можно как арендовать, так и купить этот гаджет, причем на выбор вам предоставляется множество моделей: от маленький зарядных станций на 3 устройства, так и зарядные станции-стенды, способные рекламировать ваш продукт.

Хотите узнать больше об энергобезопасности участников мероприятия? Читайте полный обзор популярных сервисов здесь.

Хотите стать авторитетным event-менеджером? Старайтесь всегда быть в курсе последних трендов, следите за новинками, ведь они способны улучшить качество мероприятия, устранить проблемы и упростить множество задач. Хороший организатор всегда должен быть в теме и интересоваться разнообразием гаджетов, помогающих в этой непростой работе.

Никогда не останавливайтесь на достигнутом!

Как больше успевать: 7 простых лайфхаков


Многие организаторы мероприятия страдают от нехватки времени и мечтают о том, чтобы в сутках было 40 часов. На самом деле, большинство людей даже не догадываются, что они способны выполнять задачи в несколько раз быстрее, чем привыкли. Хотите научиться делать больше, а времени тратить меньше? Мы раскроем вам несколько секретов (только тсс!).

Как же обмануть время?


1. Дедлайны горят

Вспомните себя в школе. Наверное, каждый ученик, которому задали подготовить задачу к концу следующей недели, начинает работать только в ночь перед уроком? Так и во взрослой жизни. Большая часть людей намного быстрее работает, когда понимает, что скоро нужно будет сдавать работу. В это время повышается уровень гормонов, и мозговая деятельность начинает работать в «быстром режиме».
Представьте, что ваше мероприятие не через неделю, а уже через 2 дня. Таким обманным путем вы сможете заставить самого себя сделать все намного быстрее, хотя казалось, что работы просто куча.

2. Ранний подъем побудит на новые свершения

Если вы до сих пор не верите, что человеческий организм утром способен лучше работать, а мозг подавать идеи, то вспомните две хорошо знакомых каждому ситуации:

а) Вы просыпаетесь в час дня, кажется, что уже все проспали, организм отказывается пробуждаться. Мысли о том, что день скоро закончится, загоняют вас в апатию. Вы через силу встаете и не можете сделать что-то важное и полезное. Лень одолевает вас.

б) Вы проснулись в 7 утра. Ощущение, что впереди целый день, вы знаете, что все успеете, потому что времени очень много. С легкостью вы принимаетесь за работу и заканчиваете все в срок.

Попытайтесь составить режим и постигнете дзен раннего пробуждения, тогда вам будут открыты все пути. Разбор сложных задач стоит откладывать именно на раннее утро по той причине, что КПД выше, а, значит, вам будет намного проще найти пути решения и разобраться в вопросе в короткий срок.

3. Минута, отвлеченная на мелочи, забирает час

Только представьте, сколько бы всего успели, если бы не отвлекались на пустяки. Казалось бы, вы просто включили телефон, чтобы прочитать сообщение, а вот вы уже листаете ленту новостей и понимаете, что прошло 30 минут, за которые вы могли бы выполнить несколько пунктов плана. Постарайтесь не отвлекаться, пока не выполните всю работу, тогда к мероприятию вы сможете не только осуществить все задачи, но и придумать что-то новое и интересное.

4. Креативный робот – шаг в светлое будущее

Человек, который не доводит себя до автоматизма в работе, тратит очень много времени на то, чтобы вспомнить, что нужно сделать, о чем позаботиться в первую очередь. Так пролетает целый день, а, по сути, ничего и не сделано. Автоматизировать все процессы и ни о чем не забыть можно с помощью различных приложений, которые уже придуманы. Расписание программы и списки помощников помогут вам в быстром выполнении плана, также у вас не будет шанса что-нибудь забыть.

5. Чем меньше план, тем легче его выполнить

Многие психологи советуют разбивать планы на пункты и подпункты. Это действительно правильно, только вот делать самому все не нужно. Попробуйте вычеркнуть все второстепенное, без чего можно обойтись или передайте эти дела своим помощникам. Вы даже глазом моргнуть не успеете, как все будет сделано.

6. Чистота – залог успеха

Наведите порядок на своем рабочем месте, уберите со стола все, что способно вас отвлечь. Чем меньше заставлено место, в котором вы работаете, тем лучше работает ваш мозг, что уже давно доказано учеными. Не забывайте и про социальные сети. Очистите почту от лишних сообщений, откажитесь от ненужной рассылки, чтобы акцентировать внимание только на важных сообщениях.

7. Maxi Events — лучший друг в экономии времени

Организация мероприятий занимает почти все ваше время, но есть шанс сделать все быстрее. Ваш главный и незаменимый инструмент в экономии времени — это приложение Maxi Events. Пользуйтесь сервисом уже через 30 минут после регистрации! Создавайте свои мероприятия удобно, а главное быстро. Конструктор Maxi Events имеет очень богатый функционал, необходимый каждому организатору. Читайте подробнее о функциях приложения здесь.


Не старайтесь бежать за временем, попробуйте заставить его работать на себя, ведь вы мудрый руководитель и креативный организатор, для которого открыты все дороги.

Желаем удачи в преуспеваниях!

Как создать команду мечты: 7 несложных советов

Наличие сплоченной команды и ее грамотное управление – залог успешной компании. Климат внутри коллектива очень сильно сказывается на КПД сотрудников и на авторитете руководства. Так как же создать в команде положительную эмоциональную атмосферу, чтобы были довольны обе стороны?

Ищите профессионалов

Должна быть набрана команда профессионалов (если берете новичков, то приставьте к ним опытных наставников), при этом решающими критериями при выборе сотрудников должны стать не опыт и профессионализм, а личные качества, ценности, достижения претендентов на вакансию;

Выбирайте близких по духу людей

Руководитель должен набирать сотрудников «под себя», «на одной волне», говорящих  с ним «на одном языке»; самым верным способом будет посмотреть на этих людей в неформальной обстановке, пообщаться на нейтральные темы, узнать поближе, а изучение базовых потребностей будущих сотрудников поможет в их эффективной  мотивации в дальнейшем;

Будьте примерным руководителем

Станьте в своем коллективе начальником мечты: уважение, уверенность, компетентность, корректность, вежливость по отношению к подчиненным; не берите все на себя, делегируйте ответственность, откажитесь от тотального контроля («доверяй, но проверяй»), будьте принципиальны, умейте принимать сложные решения, покажите коллективу свою заинтересованность не только в прибыли, но и в рабочем процессе;

Не забывайте о профессиональной этике

Очень важно соблюдать бизнес этику: наличие и поддержка корпоративных ценностей, нет «любимчиков» руководства, нет поводов для сплетен, справедливое распределение стимулирующих выплат;

Цените и мотивируйте своих людей

Правильно распределяйте роли внутри коллектива, ставьте реальные, объединяющие цели, делайте акцент на достижение командных результатов и задачи бизнеса, когда видны итоги работы как каждого сотрудника, так и общей деятельности в команде, не забывайте поощрять команду, опирайтесь на костяк, на стабильный состав, удерживайте низкие показатели текучести персонала, совместно решайте рабочие моменты и проблемы;

Следите за рабочим климатом

Опирайтесь на неформальных лидеров и группы, не допускайте появления в коллективе откровенных аутсайдеров, пресекайте деструктивное поведение и высказывания;

Устраивайте корпоративные мероприятия

Организовывайте для своих сотрудников различные корпоративные мероприятия, начиная от тимбилдинга и заканчивая семейными праздниками, что создаст благоприятный климат внутри коллектива, повысит командный дух, создаст условия для возникновения здоровой конкуренции, станет основой для формирования слаженной команды, повысит авторитет руководства у сотрудников. Статью о важности проведения корпоративных мероприятий читайте здесь.

Создать команду мечты – огромный труд, но он стоит того. Ведь как говорится: «В одиночку мы можем так мало; вместе мы можем свернуть горы».

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.