Все о продюсировании мероприятий

Мы привыкли называть устроителей и организаторов ивентов менеджерами. Однако на практике эти люди занимаются не только управлением, но и полным продюсированием мероприятий. 

Кто такой ивент-продюсер? Это движущая сила всего мероприятия, человек, который не просто реализует, а придумывает и отвечает за целый концепт проекта, находит возможности соединения всех шестерен в сложном механизме ивента и понимает, что необходимо сделать, чтобы этот проект функционировал.

Грамотно преподнести план мероприятия потенциальным клиентам, разработать, утвердить и реализовать маркетинговую стратегию, организовать систему коммуникации, обратной связи и другие фишки — вот неполный список задач, которые нужно решить перед запуском продюсеру проекта. 

Этап планирования

Любое мероприятие начинается с общения с клиентом. Он ставит задачи — не всегда ясные и точные, а вы собираете максимальное количество информации о количестве приглашенных гостей, формате, целях и задачах ивента.

Далее разрабатывается первый, “черновой” вариант будущего мероприятия:

• формат и место проведения мероприятия;
• количество выступающих и гостей;
• наличие или отсутствие перерыва и финального банкета;
• наличие рабочих групп или любого другого деления приглашенных в процессе проведения ивента;
• организация обратной связи;
• каналы распространения приглашений;
• приблизительное количество обслуживающего персонала и состав команды организаторов;
• бюджет.

После согласования и утверждения предварительного плана ивент-менеджер или, правильнее сказать, ивент-продюсер начинает детальную подготовку мероприятия.

Формат и место проведения

Как правило, заказчик знает, какой формат мероприятия ему необходим, однако подбор и бронирование места остается за организатором.

Формат определяет буквально все: 

• дресс-код или его отсутствие;
• особенности помещения;
• количество и возраст гостей;
• наличие или отсутствие фуршета.

Подавляющее большинство рабочих встреч и праздников не нуждаются в прописывании определенного дресс-кода. Если торжество требует наличия пиджаков и коктейльных платьев, это стоит прописать заранее. В противном случае подойдет пометка о casual-стиле — так гостям не придется долго колдовать над гардеробом, выбирая между джинсами и смокингом.

Зал важно подбирать в соответствии с запросом: если планируется работа в маленьких группах, то нет смысла бронировать большой конференц-зал.

Предусмотрите, чтобы в доступе посетителей имелось достаточное количество туалетных комнат, курилка, место для проведения фуршета. Если планируется визит маломобильных людей или инвалидов, выбирайте помещение на первом этаже без ступеней и порогов. Также важно наличие особых уборных. 

Если ожидается, что придут дети, то их родители будут благодарны за наличие детской комнаты, игровой площадки, аниматора или хотя бы телевизора.

Фуршет

Не каждая рабочая встреча заканчивается фуршетом, однако без него во многих случаях не обойтись. Здесь важно правильно выбрать формат банкета, его длительность и меню.

Мероприятия длительностью до 2 часов можно закончить 30-минутным фуршетом с шампанским, закусками, фруктами.

Во время 3-4 часовых встреч можно сделать паузу на чаепитие между выступлениями спикеров. 

Банкет может быть полноценным — с горячими блюдами и алкоголем и формата мини — с закусками, безалкогольными напитками или легкими винами. 

О том, как правильно рассчитать кол-во еды на мероприятие, читайте подробнее в отдельной статье. 

Взаимодействие с гостями

Наличие каналов обратной связи поможет при организации дальнейших мероприятий и позволит составить отчет о прошедшей встрече. Можно использовать электронную рассылку, воспользоваться специально разработанным приложением для мероприятий.

Присутствие ивент-менеджера в зале во время проведения встречи позволит держать руку на пульсе события и вовремя корректировать возникающие накладки и проблемы.

Команда

Умение делегировать задачи и собрать хорошую команду — одно из важнейших при продюсировании мероприятия. Члены команды будут зависеть от характера и тематики мероприятия. Контроль за каждым, сбор отчетности и регулировка возникающих событий обычно тоже в квалификации продюсера.

Реклама и приглашения

Формат мероприятия определяет наличие или отсутствие рекламной кампании. Для всевозможных популярных тренингов, семинаров и коуч-сессий это необходимая часть продюсирования. Подробнее можно прочитать в статье об эффективных маркетинговых тактиках.

Для закрытых встреч и приватных ивентов нужны приглашения, которые могут быть как электронными, так и печатными. 

Закупка сувенирной продукции

Люди любят знаки внимания и подарки. Вы можете заказать небольшие блокноты, ежедневники, ручки, карандаши или календари с логотипами приглашающей компании. Многие гости часто забывают собственные канцелярские принадлежности во время посещения лекций, семинаров, брифингов или рабочих совещаний, поэтому такие презенты будут как нельзя кстати.

Если позволяет бюджет, можно заказать леденцы в обертках с названием или логотипом компании-организатора и расставить их в небольших вазах на входе в зал или у столиков с водой.

Документация и бюджетирование

Составление полного документационного сопровождения и бюджетирование — одна из сложнейших частей продюсирования. Часто клиент не только обладает скромным бюджетом, но и всеми силами старается сократить расходы, не желая отказываться от ключевых моментов мероприятия (например, сувениров или банкета). 

Поэтому при составлении сметы важно быть не столько хорошим бухгалтером, сколько грамотным дипломатом. Часть менеджеров предпочитают немного сократить общие расходы при предварительном планировании, чтобы не спугнуть клиента. Однако куда эффективнее наоборот завысить бюджет на 10-15%, чтобы выйти “в ноль” или снизить его в конце.

Контроль проведения

Планированием и организацией ваша работа продюсера не закончится — ведение и контроль мероприятия тоже в вашей компетенции. После окончания нужно будет проследить за уборкой помещения и предоставить клиенту полный отчет о проведении.

Некоторые заказчики помимо письменного протокола требуют фото и видеоматериалы с мероприятия. 

Ошибки, которых стоит избегать

В продюсировании мероприятия, как в сложном пазле, сотни деталей и людей, которых нужно сцепить друг с другом в определенной последовательности. Ошибки неизбежны, но со временем и опытом их становится меньше.

Вот самые страшные оплошности и недосмотры, с которыми приходится сталкиваться начинающему (и не только начинающему) продюсеру в процессе работы:

• Отсутствие договора. Договор — не формальность, а официальный документ, который защитит вас, если заказчик окажется не слишком честным человеком. Никогда не работайте без договора, даже если вам обещают хорошо заплатить после согласования проекта. Перефразируя Мечникова: “Утром договор, вечером план мероприятия”. И никак иначе;
• Отсутствие четкого распределения ролей и условий. Вы — продюсер. И даже если вы отвечаете за то, чтобы приглашенная звезда в назначенный час стояла на сцене заказчика, это еще не значит, что вас можно заставить вызвать такси для клиента. Расставляйте роли, границы и условия своевременно и грамотно, иначе рискуете сделать много бесплатной работы;
• Невнимательное отношение к проекту. Даже если кажется, что уже все стоит на своих рельсах и достаточно стартового слова, чтобы все заработало, как должно, не оставляйте мероприятие без внимания надолго. В процессе работы всегда всплывают дополнительные факторы и непредвиденные обстоятельства, которые могут разрушить создаваемое на протяжении нескольких недель или даже месяцев великолепие;
• Полностью отдать управление менеджеру. В продолжение предыдущего пункта — делегирование работает хорошо лишь до тех пор, пока строгий руководитель не сводит глаз с работников. Стоит отвернуться, и что-то обязательно пойдет не так. И вы даже не поймете, в какой именно момент. 
• Работать без предоплаты. Во-первых, нанятые работники, не получившие аванс, могут выполнять свои функции хуже, во-вторых, по завершении мероприятия вы можете обнаружить недосдачу, которую придется закрывать. С большим долгом сделать это сложнее;
• Боязнь масштабирования проекта. Большинство мероприятий могло бы иметь в разы больший охват, чем оно имело в момент запуска. Не бойтесь развивать проект — удача любит не только рисковых людей, но и эвент-продюсеров. А рисковых эвент-продюсеров она любит в десятки раз больше.  

Лики ивент-продюсирования

Современная ивент-индустрия не ограничивается частными вечеринками — сюда входит огромный пласт общественных событий (от благотворительных вечеров до городских мероприятий), событийный маркетинг (все типы B2B-встреч), HR-ивенты. 

У каждого из них своя специфика, каждое требует специальных навыков и знаний, начиная от бренд-менеджмента и заканчивая психологией. Продюсирование мероприятий включает в себя как сугубо технические, так и творческие моменты, поэтому подойдет людям любого склада характера и образования. 

Профессия ивент-менеджера все еще не преподается в вузах или колледжах стран СНГ, поэтому, чтобы стать квалифицированным специалистом, придется пройти путь с самых низов ассистирования в каком-нибудь крупном агентстве. А уже потом пуститься в самостоятельное плавание в увлекательном деле продюсирования.