Все о работе с волонтерами на мероприятии

Для проведения массовых мероприятий частные компании и общественные организации нередко привлекают событийных волонтеров – добровольцев, готовых оказать безвозмездную помощь. Большинство потенциальных волонтеров – люди, которые планируют в будущем заниматься организационной деятельностью и хотят набраться опыта. Поэтому бесплатных добровольных помощников можно найти буквально на любое мероприятие, начиная от художественной выставки, фестиваля и благотворительной ярмарки, заканчивая научными конференциями.

Где найти добровольных помощников для проведения мероприятия

Есть два пути поиска волонтеров: самостоятельный и через специальные организации (ресурсные центры). Для самостоятельного подбора помощников нужно создать и раскрутить сообщество мероприятия в соцсетях. После того, как анонсированное событие вызовет интерес у множества людей, останется опубликовать сообщение о поиске волонтеров и принимать заявки от энтузиастов. 

Чтобы не ошибиться при наборе добровольцев, важно побеседовать с каждым претендентом лично хотя бы 10-15 минут. Несмотря на безвозмездность их участия, отбор должен быть всегда. Так вы сможете присмотреться, с кем из претендентов работать будет более комфортно и надежно. Также рекомендуем взять в команду нескольких «запасных» участников на случай, если кто-то откажется в последнюю минуту.

Чтобы найти волонтеров через ресурсные центры, организатору мероприятия нужно только подать заявку и указать пожелания к потенциальным помощникам. Как правило, от ресурсных центров придут событийные волонтеры, регулярно участвующие в проведении мероприятий и владеющие организаторскими навыками. Их опыт и навыки будут весомым преимуществом. Однако учтите, что в некоторых случаях такие помощники могут вступать в споры с организаторами и навязывать им свое видение по тем или иным вопросам. 

Вне зависимости от способа подбора помощников, организатору необходимо заранее собрать команду и провести детальный инструктаж. Каждый из волонтеров должен еще до начала мероприятия ознакомиться со своими обязанностями и зоной ответственности.

Важно: если число помощников превышает 5-7 человек, нужно назначить координатора волонтеров, который будет управлять действиями всей команды. Координатором может быть как сотрудник компании-организатора мероприятия, так и самый опытный и ответственный доброволец. 

Какие задачи можно делегировать волонтерам, а какие – нельзя

Перед началом мероприятия волонтерам необходимо выдать экипировку: форменные футболки (косынки, бейсболки, накидки, пр.) и бейджи. На бейджах обязательно должно быть указано имя помощника, а также его статус на мероприятии. Писать на бейджах добровольцев слово “Персонал” нельзя. 

Волонтеры на общественных мероприятиях берут на себя часть задач организаторов. Они встречают и регистрируют гостей, раздают промо-материалы и сувенирную продукцию, берут на себя несложные организационные вопросы. На масштабных событиях, предполагающих разделение пространства, волонтеры могут отвечать за функциональность отдельных зон. Также допускается привлечение помощников на этапе подготовки мероприятия. К примеру, волонтерам можно поручить несложные задачи — сверить список гостей, оформить стенды с промо-материалами и пр.  

Нагружать добровольцев физически тяжелой или грязной работой – дурной тон. Также нельзя поручать волонтерам задачи, связанные с деньгами (к примеру, продажу билетов). Такие обязанности могут быть возложены только на материально ответственное лицо.

Как управлять командой помощников во время проведения мероприятия

Удобный и надежный способ координации действий волонтеров – настройка приложения мероприятия в конструкторе Maxi Events и регистрация в нем всех участников. В приложении доступны функции составления и изменения программы мероприятия, отправки сообщений отдельным участникам и в общий чат, создания библиотеки материалов и еще ряд полезных расширений.

Через приложение участники, в том числе и волонтеры смогут быстро ознакомиться с программой события и своими задачами, узнать о возможных коррективах первоначального плана и оперативно связаться с организатором.

Как отблагодарить волонтеров

Волонтеры работают бесплатно, но организатор должен обеспечить им горячее питание и выделить помещение для отдыха. Также важно, чтобы за каждую функциональную зону несли ответственность не один, а несколько помощников. В этом случае волонтеры смогут без проблем отлучиться, чтобы поесть и отдохнуть.

После успешного завершения мероприятия, принято дарить добровольным помощникам сувениры, вручать благодарственные письма и грамоты. Если у события были спонсоры и партнеры, их продукция также может стать отличной материальной благодарностью волонтерам. А отдельные организаторы всегда дарят добровольцам экипировку, в которой они были на мероприятии — фирменные футболки, бейсболки и другие элементы одежды с логотипом события.