Как договориться с властями: алгоритм согласования проведения мероприятий в городе

Вы придумали оригинальную концепцию, разработали план события и мысленно представляете, как тысячи горожан примут активное участие в вашем мероприятии, а журналисты напишут восторженные отзывы? Не спешите рассылать приглашения, ведь скорее всего для проведения мероприятия вам нужно получить разрешение городских властей. Без такого разрешения организовывать массовые мероприятия в местах общественного пользования нельзя. Поэтому, во избежание форс-мажоров в самый последний момент, обязательно ознакомьтесь с алгоритмом согласования городских event-событий.

С кем нужно согласовывать проведение мероприятия

Прежде чем приступать к согласованию городского мероприятия, следует выяснить, от каких именно органов власти нужны разрешения. Дело в том, что законодательство предъявляет к организаторам разные требования в зависимости от числа участников, тематики события и специфики локации. Рассмотрим, чье согласие требуется в зависимости от желаемого места проведения.

Если локация – частная территория

В случае, когда мероприятие проводится на частной территории (в коттедже, закрытом клубе, банкетном зале или на стадионе, принадлежащем частной компании), разрешение городских властей не нужно. Главное – договориться с владельцем помещения и забронировать локацию на нужную дату.

Однако есть одно обстоятельство: необходимость уведомить МЧС и МВД о массовом событии в случае, если на нем будет присутствовать более 500 людей. То есть, при проведении масштабного мероприятия на частной территории нужно отправить уведомления в местные отделы МЧС и МВД. Уведомления можно отправлять почтой России, заказным письмом. Ждать ответа на такие письма не стоит, тем более, его может и не быть. Если же у представителей этих органов контроля и надзора возникнут вопросы, они сами выйдут на связь.

Если локация предназначена для проведения мероприятий

При проведении мероприятий на площадках, специально для этого предназначенных (в местном дворце культуры, на городском стадионе и т.д.) разрешение также не нужно. Организатор просто договаривается с администрацией локации, вносит арендную плату и может приступать к подготовке события.

Важный нюанс состоит в необходимости уведомить о событии контролирующие органы. Если ожидается, что на мероприятии будет более 500 людей, следует отправить уведомления в МЧС и МВД. А вот если гостей будет меньше, достаточно поставить в известность о событии местный отдел РУВД.

Стандартные формы уведомлений есть в Едином реестре документов. С этого реестра можно скачать бланки, заполнить их должным образом и отправить письмом в силовые ведомства.

Если локация не предназначена для проведения мероприятий

Самый сложный случай – согласование мероприятия, которое планируется провести в месте общественного пользования (на улицах, площадях, бульварах, в парках, скверах). Проведение любых культурно-массовых событий в таких локациях должно быть согласовано со следующими органами:

• силовые ведомства (в случае, если ожидается присутствие более 500 человек, мероприятие нужно согласовать с МЧС и МВД, а если меньше – с местным РОВД);
• администрация района (если мероприятие будет проводиться на территории нескольких районов, необходимо согласовать его с администрацией каждой территориальной единицы);
• профильные комитеты (в зависимости от тематики мероприятия, нужно будет согласовать его проведение с комитетом молодежной политики/культуры/спорта/прочее);
• комитет по благоустройству.

В отдельных случаях, помимо перечисленных органов власти, дополнительно может потребоваться разрешение других комитетов и служб. К примеру, если для проведения мероприятия потребуется освобождение проезжей части (например, при организации благотворительного марафона), этот вопрос необходимо решить с центром организации дорожного движения. А мероприятия в парках и скверах согласовываются с садово-парковым хозяйством, которое обеспечивает уход за этой зоной зеленых насаждений.

Алгоритм согласования мероприятия

Согласно нормам законодательства, документы для согласования массового мероприятия необходимо подавать за 30-15 дней до проведения события. Чтобы не запутаться и не упустить ни одну инстанцию, следует действовать по такому алгоритму:

1. Подготовить презентацию будущего события и собрать все документы, подтверждающие его законность и источники финансирования.
2. Посетить администрацию района, презентовать мероприятие и узнать, от каких конкретно органов власти нужно получить согласие.
3. Подготовить и отправить запросы во все инстанции, с которыми нужно согласовать мероприятие.
4. В случае, если какой-либо контрольно-надзорный орган запрашивает дополнительную информацию, оперативно ее предоставить.
5. Получить разрешения от органов власти и приступать к организации события.
6. Договориться со скорой помощью, чтобы медики дежурили на массовом мероприятии, как того требует закон.

Чтобы не допустить проволочек, организатору важно контролировать процесс согласования. По правилам, представители органов власти должны рассмотреть документы в течение 3 рабочих дней и вынести решение. В случае, если каких-то бумаг не хватает или есть замечания, чиновники также должны сообщить об этом в течение 3 дней.

3 секрета, которые помогут повысить шансы на получение разрешения

Подавая документы на согласование мероприятия, следует учитывать, что уполномоченные представители любого органа власти могут отказать. Поэтому лучше заранее подготовиться к общению с властями таким образом, чтобы минимизировать вероятность отказа. Сделать это можно, воспользовавшись 3 простыми советами:

• подготовить подробную презентацию, в которой сделать акцент на высокой социальной значимости мероприятия;
• продемонстрировать, что проблем с финансированием нет, и деньги на воплощение проекта уже выделены;
• не планировать события на даты государственных праздников, так как в такие дни городские и районные администрации проводят свои мероприятия.

Опытные event-менеджеры рекомендуют посетить администрацию района с ознакомительными целями примерно за 5-6 недель до даты запланированного события. Во время этого визита важно наладить контакты с ответственными сотрудниками администрации, представить свое мероприятие в лучше свете и уточнить, чьи разрешения потребуются. 

Подготовить документы также лучше заблаговременно, чтобы подать их на согласование за 25-30 дней. В этом случае при выявлении недочетов у вас будет время оперативно исправить недоработки и получить разрешение в срок. И конечно, чем раньше вы подадите документы, тем меньше вероятность, что выбранную локацию кто-то успеет забронировать перед вами.