Julia Mauer – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

10 креативных идей для оформления площадки: как удивить гостей

Опубликовал Julia Mauer, 19 февраля, 2021. Категория: Советы.

Хотите завоевать репутацию самого креативного event-менеджера в своем городе? Тогда вам придется отказаться от избитых идей и решений, а вместо них использовать инновации и новшества. Не ограничивайтесь придумыванием необычных сценариев и развлечений, начните с основного – оформления площадки. Первое, что видят ваши гости – это интерьер помещения, поэтому постарайтесь удивить и поразить их с первого взгляда. А если они захотят снять на видео интерьер или сфотографироваться возле самых креативных элементов – значит успех достигнут. Уже на следующий день друзья и знакомые гостей также захотят попасть на ваше новое мероприятие.

Если вы пока что не знаете, чем именно удивить присутствующих, не беда. Мы подобрали для вас 10 самых креативных и ярких идей для оформления площадки. Будьте уверены, такие необычные решения надолго запомнятся всем гостям события.

Идея №1: интерактивный проекционный купол

Проекционный купол – специальная конструкция, которая в зависимости от размера устанавливается над столом, павильоном или над частью зала. На внутреннюю поверхность купола проецируются тематические изображения. Используя такой купол, вы гарантированно подарите гостям мероприятия массу эмоций и впечатлений.

**Источник**: https://www.plaisirsdhiver.be/en/

Идея №2: декор в аквариумах

Инновационное и практически универсальное украшение для помещений, в которых проводятся любые мероприятия – декор в воде. Аквариумы с цветами, необычными водорослями и другими красивыми элементами можно разместить посередине столов или расставить вдоль стен. Также можно использовать огромные высокие аквариумы для зонирования площадки.

Идея №3: креативные надувные конструкции

Большие надувные конструкции можно креативно использовать практически на любом мероприятии. К примеру, в большой надувной палатке-иглу можно разместить столы для выставки или проведения переговоров. А огромная люстра с белыми шарами станет лучшим украшением банкетного зала.

**Источник**: https://www.vector-build.com/

Идея №4: качели вместо стульев и диванов

Уютные кресла-качели вокруг столов и в зоне для отдыха – необычно, красиво и очень комфортно. Такая оригинальная идея подойдет не только для детских праздников или вечеринок. Качели будут гармонично смотреться даже вокруг стола для переговоров.

Идея №5: светодиодная подсветка на деревья

Интерактивный сад, переливающийся всеми оттенками радуги – очень красивая и необычная идея оформления локации. Эта идея подходит для мероприятий на открытых площадках в вечернее время. Причем для ее воплощения не обязательно нужно иметь большой бюджет – достаточно цветных светодиодов или гирлянд и полета фантазии.

Идея №6: «волшебные» фотозоны

Сделайте на площадке «сказочный уголок» – фотозону, напоминающую фантазийный лес, локацию из фантастического фильма или волшебный мир. В такой фотозоне захотят сфотографироваться на память не только дети, но и взрослые. Больше креативных идей для оформления фотозон читайте в статье.

**Источник**: https://i.pinimg.com/originals/2d/ba/5a/2dba5ad128bb9d0d5659fadd36107296.jpg

Идея №7: необычные угощения

Фуршетная зона или бар – также место для проявления фантазии. Вы можете удивить гостей, предложив им необычные угощения. Вариантов таких угощений множество, все зависит лишь от вашей фантазии и бюджета. К примеру, присутствующих приятно удивят мороженое с необычными вкусами, дизайнерский торт или молекулярная кухня.

Идея №8: фонтан с шампанским

Фонтан с шампанским – роскошное и элегантное украшение для банкетов, свадеб и вечеринок. Такой необычный элемент локации привлечет внимание всех гостей. Он придаст изысканности даже традиционному классическому интерьеру банкетного зала.

Идея №9: селфи-зеркало

Селфи-зеркало – недорогое, но необычное и запоминающееся украшение локации, которое не останется без внимания гостей. Главное, подберите место для зеркала так, чтобы отражение заднего фона в нем было красивым: роскошный интерьер, оригинальное украшение зала и тд. А если вы проводите корпоративное мероприятие, пусть в зеркале будут видны и фирменные знаки компании. Так у вас получится одновременно порадовать гостей и сделаете дополнительную рекламу организации-заказчику мероприятия.

Идея №10: воссоздание локаций из популярных фильмов и книг

Кто из людей хотя бы раз не мечтал стать героем фильма, походить по фантастическим местам и разделить подвиги с любимыми героями? Воссоздайте в помещении локацию одного из популярных фильмов и подарите своим гостям воплощение этой мечты. Пусть присутствующие на празднике почувствуют себя рыцарями круглого стола, волшебниками в Хогвартсе, гостями в уютном домике хоббитов или могущественными правителями из Игры Престолов.

Список креативных идей для оформления локаций на самом деле неисчерпаемый. И вы сами можете его пополнить в любой момент, придумав что-то новое, необычное. Главное – не ставьте себе рамок, фантазируйте и не бойтесь воплощать в жизнь самые смелые идеи!

Как договориться с властями: алгоритм согласования проведения мероприятий в городе

Опубликовал Julia Mauer, 1 февраля, 2021. Категория: Советы.

Вы придумали оригинальную концепцию, разработали план события и мысленно представляете, как тысячи горожан примут активное участие в вашем мероприятии, а журналисты напишут восторженные отзывы? Не спешите рассылать приглашения, ведь скорее всего для проведения мероприятия вам нужно получить разрешение городских властей. Без такого разрешения организовывать массовые мероприятия в местах общественного пользования нельзя. Поэтому, во избежание форс-мажоров в самый последний момент, обязательно ознакомьтесь с алгоритмом согласования городских event-событий.

С кем нужно согласовывать проведение мероприятия

Прежде чем приступать к согласованию городского мероприятия, следует выяснить, от каких именно органов власти нужны разрешения. Дело в том, что законодательство предъявляет к организаторам разные требования в зависимости от числа участников, тематики события и специфики локации. Рассмотрим, чье согласие требуется в зависимости от желаемого места проведения.

Если локация – частная территория

В случае, когда мероприятие проводится на частной территории (в коттедже, закрытом клубе, банкетном зале или на стадионе, принадлежащем частной компании), разрешение городских властей не нужно. Главное – договориться с владельцем помещения и забронировать локацию на нужную дату.

Однако есть одно обстоятельство: необходимость уведомить МЧС и МВД о массовом событии в случае, если на нем будет присутствовать более 500 людей. То есть, при проведении масштабного мероприятия на частной территории нужно отправить уведомления в местные отделы МЧС и МВД. Уведомления можно отправлять почтой России, заказным письмом. Ждать ответа на такие письма не стоит, тем более, его может и не быть. Если же у представителей этих органов контроля и надзора возникнут вопросы, они сами выйдут на связь.

Если локация предназначена для проведения мероприятий

При проведении мероприятий на площадках, специально для этого предназначенных (в местном дворце культуры, на городском стадионе и т.д.) разрешение также не нужно. Организатор просто договаривается с администрацией локации, вносит арендную плату и может приступать к подготовке события.

Важный нюанс состоит в необходимости уведомить о событии контролирующие органы. Если ожидается, что на мероприятии будет более 500 людей, следует отправить уведомления в МЧС и МВД. А вот если гостей будет меньше, достаточно поставить в известность о событии местный отдел РУВД.

Стандартные формы уведомлений есть в Едином реестре документов. С этого реестра можно скачать бланки, заполнить их должным образом и отправить письмом в силовые ведомства.

Если локация не предназначена для проведения мероприятий

Самый сложный случай – согласование мероприятия, которое планируется провести в месте общественного пользования (на улицах, площадях, бульварах, в парках, скверах). Проведение любых культурно-массовых событий в таких локациях должно быть согласовано со следующими органами:

силовые ведомства (в случае, если ожидается присутствие более 500 человек, мероприятие нужно согласовать с МЧС и МВД, а если меньше – с местным РОВД);
администрация района (если мероприятие будет проводиться на территории нескольких районов, необходимо согласовать его с администрацией каждой территориальной единицы);
профильные комитеты (в зависимости от тематики мероприятия, нужно будет согласовать его проведение с комитетом молодежной политики/культуры/спорта/прочее);
комитет по благоустройству.

В отдельных случаях, помимо перечисленных органов власти, дополнительно может потребоваться разрешение других комитетов и служб. К примеру, если для проведения мероприятия потребуется освобождение проезжей части (например, при организации благотворительного марафона), этот вопрос необходимо решить с центром организации дорожного движения. А мероприятия в парках и скверах согласовываются с садово-парковым хозяйством, которое обеспечивает уход за этой зоной зеленых насаждений.

Алгоритм согласования мероприятия

Согласно нормам законодательства, документы для согласования массового мероприятия необходимо подавать за 30-15 дней до проведения события. Чтобы не запутаться и не упустить ни одну инстанцию, следует действовать по такому алгоритму:

Подготовить презентацию будущего события и собрать все документы, подтверждающие его законность и источники финансирования.
Посетить администрацию района, презентовать мероприятие и узнать, от каких конкретно органов власти нужно получить согласие.
Подготовить и отправить запросы во все инстанции, с которыми нужно согласовать мероприятие.
В случае, если какой-либо контрольно-надзорный орган запрашивает дополнительную информацию, оперативно ее предоставить.
Получить разрешения от органов власти и приступать к организации события.
Договориться со скорой помощью, чтобы медики дежурили на массовом мероприятии, как того требует закон.

Чтобы не допустить проволочек, организатору важно контролировать процесс согласования. По правилам, представители органов власти должны рассмотреть документы в течение 3 рабочих дней и вынести решение. В случае, если каких-то бумаг не хватает или есть замечания, чиновники также должны сообщить об этом в течение 3 дней.

3 секрета, которые помогут повысить шансы на получение разрешения

Подавая документы на согласование мероприятия, следует учитывать, что уполномоченные представители любого органа власти могут отказать. Поэтому лучше заранее подготовиться к общению с властями таким образом, чтобы минимизировать вероятность отказа. Сделать это можно, воспользовавшись 3 простыми советами:

подготовить подробную презентацию, в которой сделать акцент на высокой социальной значимости мероприятия;
продемонстрировать, что проблем с финансированием нет, и деньги на воплощение проекта уже выделены;
не планировать события на даты государственных праздников, так как в такие дни городские и районные администрации проводят свои мероприятия.

Опытные event-менеджеры рекомендуют посетить администрацию района с ознакомительными целями примерно за 5-6 недель до даты запланированного события. Во время этого визита важно наладить контакты с ответственными сотрудниками администрации, представить свое мероприятие в лучше свете и уточнить, чьи разрешения потребуются.

Подготовить документы также лучше заблаговременно, чтобы подать их на согласование за 25-30 дней. В этом случае при выявлении недочетов у вас будет время оперативно исправить недоработки и получить разрешение в срок. И конечно, чем раньше вы подадите документы, тем меньше вероятность, что выбранную локацию кто-то успеет забронировать перед вами.

Чек-лист: как правильно оформить комнату для вебинаров

Опубликовал Julia Mauer, 28 января, 2021. Категория: Разное, Советы.

Вебинары и онлайн-конференции – отличная альтернатива учебно-практическим занятиям, которые проводятся в традиционном формате. Для посетителей вебинаров не имеет значение ни город и страна проживания спикера, ни погода за окном. Даже пандемия опасного вируса не станет преградой для организации онлайн-семинаров, ведь инфекция не передается через монитор компьютера. Еще один плюс вебинаров в сравнении с оффлайн мероприятиями – возможность провести их абсолютно бесплатно.

Организаторам мероприятий в 2021 году доступно более дюжины сервисов для проведения онлайн-конференций и веб-семинаров – так называемых вебинарных комнат. Среди них есть и бесплатный YouTube Live, и площадки с бесплатным минимумом возможностей и платными дополнительными опциями. Поэтому, чтобы оформить вебинарную комнату, нужно: во-первых, выбрать подходящую онлайн-площадку, а во-вторых – определиться с нужными опциями. И в этом вам поможет наш чек-лист из 8 вопросов, касающихся ключевых нюансов оформления вебинарной комнаты.

Вопрос №1: платно или бесплатно?

Бесплатные площадки зачастую ограничивают количество участников вебинара. Также на них много рекламы, которая будет мешать просмотру. Поэтому использование free-сервисов может не лучшим образом сказаться на имидже организатора веб-мероприятия.

Вопрос №2: сколько будет слушателей?

Еще на этапе подбора вебинарной комнаты нужно определиться с количеством слушателей. Дело в том, что площадки предлагают разные расценки в зависимости от числа участников онлайн-конференции или семинара.

Также максимальное кол-во слушателей ограничивается возможностями сервиса. В отдельные вебинарные комнаты можно пригласить до 10 000 человек, а в другие – максимум 150.

Вопрос №3: есть ли возможность брендирования посадочной страницы?

Посадочная страница вебинара – это то же самое, что обложка книги. Именно эту страничку увидят ваши потенциальные слушатели, и на основании увиденного составят первое впечатление о вебинаре.

Вопрос №4: сколько спикеров будет выступать?

Если вы планируете проводить онлайн-семинар или мастер-класс в одиночку, этот вопрос не принципиален. Но когда вы хотите общаться со слушателями в режиме видео-связи или подключить нескольких спикеров, выбирайте комнату, где есть такая возможность.

Вопрос №5: есть ли возможность расширения области презентаций?

Практически на всех площадках вебинарные комнаты состоят из таких основных областей:

область презентации;
видеотрансляция ведущего;
общий чат;
список присутствующих.

Область презентации является самой важной, так как в ней демонстрируются обучающие материалы, мастер-класс и т.д. Поэтому если на вебинаре планируется мастер-класс, включающий в себя работу с мелкими деталями (к примеру, мастер-класс по нейл-дизайну), очень важна возможность расширения зоны презентации на большую часть экрана. В противном случае, пользователи не смогут хорошо рассмотреть весь процесс.

Вопрос №6: какие дополнительные возможности нужны (опросы, работа с документами, пр.)?

В зависимости от темы вебинара спикеру могут потребоваться те или иные дополнительные функции: интерактивная доска для рисования графиков и схем, демонстрация своего экрана, проведение онлайн опроса или голосования среди участников и т.д. Поэтому нужно заранее ознакомиться с функционалом вебинарной комнаты, выбрать и подключить нужные опции.

Вопрос №7: какую информацию должны указать пользователи при регистрации?

Большинство площадок при оформлении вебинарной комнаты позволяют настроить регистрационную форму, добавив или убрав отдельные поля (номер телефона, возраст, сфера работы и т.д.). Эта возможность понадобится в том случае, если нужно проанализировать аудиторию.

Вопрос №8: как пользователи будут оплачивать участие в вебинаре?

Организатор может принимать оплату на свой банковский счет, электронный кошелек или через площадку, на которой будет проводиться вебинар. Если планируется, что пользователи будут оплачивать участие непосредственно после регистрации через площадку, при оформлении вебинарной комнаты нужно подключить прием оплат.

Когда все билеты на вебинар раскуплены и все готово для начала трансляции, за 1-2 часа до начала вебинара еще раз проверьте правильность оформления вебинарной комнаты. Убедитесь, что все нужные опции подключены и корректно работают, материалы и презентации загружены, а качество видео и звука отличное. Далее вам останется только расслабиться и эмоционально настроиться на проведение интересного и полезного для слушателей вебинара.

Старые тактики маркетинга, которые до сих пор актуальны для продвижения мероприятий

Опубликовал Julia Mauer, 27 января, 2021. Категория: Разное, Советы.

Быть в курсе всех новинок, следовать трендам, использовать современные технологии – неотъемлемая часть успешной деятельности в сфере event-индустрии. Однако необходимость идти в ногу со временем вовсе не значит, что нужно отвергать все старое. Как показывает практика, вершин успеха достигают те менеджеры, которые научились совмещать современные тренды и проверенные годами выигрышные маркетинговые тактики. И здесь мы расскажем, какие именно из старых методов продвижения остаются актуальными для event-бизнеса по сей день.

Разработка коммерческого предложения более выгодного в сравнении с конкурентами

Многие ивент-менеджеры считают, что в 2021 году больше не нужно смотреть на конкурентов. Они уверены, что для успешного продвижения и привлечения клиентов достаточно качественно делать свою работу, использовать нестандартный подход и внедрять оригинальные фишки. А вот старый подход основывается на утверждении, что для достижения наилучших результатов нужно предложить клиентам более выгодные условия, чем конкуренты.

Как бы не было обидно отдельным специалистам, мыслящим в новом формате, но в 95% случаев к успеху приведет использование именно старой тактики продвижения. Этому есть простая причина. Дело в том, что большинство конкурентов также используют в работе и современные технологии, и свежие идеи. Поэтому не нужно излишней самоуверенности. Устанавливая цены и правила сотрудничества, учитывайте расценки конкурентов и предлагайте потенциальным клиентам чуть более выгодные условия.

Запуск масштабной рекламной кампании по всем каналам

Комплексный подход к продвижению и использование максимум каналов для рекламы – маркетинговая тактика, которая появилась задолго до разработки интернета. В те времена люди, которые хотели быстро и выгодно продать что-либо, клеили объявления везде, а также предлагали свой товар каждому встречному. Теперь же, благодаря технологиям и развитию СМИ, для продвижения мероприятий event-менеджеру не нужно расклеивать объявления на столбах. В распоряжении организатора мероприятий есть множество эффективных современных каналов раскрутки:

собственный сайт;
социальные сети;
городские форумы;
настройка контекстной рекламы;
рекламные публикации в местных СМИ;
реклама у лидеров мнений (блогеров);
размещение наружной рекламы;
раздача рекламных проспектов и листовок в местах массового скопления людей.

Например: чтобы быстро продвинуть мероприятие или продать услугу по организации праздника клиентам, менеджеру необходимо использовать одновременно как минимум 3 канала рекламы. Пренебрегать оффлайн рекламой настоятельно не рекомендуется, ведь часть потенциальных гостей редко посещают социальные сети и не интересуется онлайн афишами.

Обещание скидок, подарков и бонусов

Все люди любят скидки и подарки. Используйте эту информацию себе на пользу – предлагайте потенциальным клиентам бонусы и приятные презенты. К примеру, придумайте собственную накопительную систему скидок и уступайте заказчику, который обратится повторно, 5% от стоимости услуги. Или придумайте интересные и милые подарки, которые гарантированно понравятся заказчикам. В качестве бонуса можно подарить обустройство интерактивной фотозоны, бесплатное декорирование помещения для торжества или что-то другое на ваше усмотрение.

Маркетинговую тактику продвижения, основанную на предоставлении скидок, можно назвать вечной и универсальной. Она работает безотказно практически всегда и со всеми. Поэтому если вам попадется сомневающийся клиент или понадобится срочно продать билеты, не придумывайте ничего нового – просто предложите скидку.

Наработка связей и установление приятельских отношений с деловыми партнерами

Времена меняются, а вот практика налаживания знакомств с полезными людьми всегда остается актуальной для ивент-менеджеров. Чтобы эффективно продвигать свои услуги, организатору праздников будет полезно состоять в хороших отношениях с партнерами и заказчиками. К примеру, полезные знакомства с представителями влиятельных некоммерческих организаций и городских властей позволит получать заказы на подготовку общественных мероприятий. Хорошие приятельские отношения с поставщиками, владельцами локаций, ведущими и артистами не менее важны.

«Сарафанное радио»

«Сарафанное радио» сейчас все чаще называют вирусным маркетингом, но суть этого явления не изменилась. Оно все так же является актуальной стратегией продвижения и приносит ощутимые результаты. Ведь какой бы хорошей ни была реклама, люди все равно в первую очередь верят своим знакомым. Поэтому используйте все доступные приемы вирусного маркетинга. Просите довольных клиентов оставлять отзывы, рассказывайте знакомым о своей деятельности, всегда делайте ненавязчивый акцент на своих преимуществах.

Приведенные выше маркетинговые тактики продвижения правильно называть не старыми, а проверенными временем. Эти простые на первый взгляд решения дадут возможность быстро продвинуть ивент-бизнес и собрать команду из надежных помощников.

Как продвинуть event-бизнес после новогодних праздников

Опубликовал Julia Mauer, 26 января, 2021. Категория: Советы.

Сразу после окончания новогодних праздников в сети появляется бесчисленное количество сетований event-менеджеров на отсутствие работы аж до весны. Однако не нужно жалеть работников индустрии праздников и советовать им искать альтернативные пути заработка. У активных ивент-специалистов нет «мертвых» месяцев. Даже вторая половина января и февраль у них расписаны буквально по дням.

Мы узнали секреты успеха востребованных организаторов праздников, благодаря которым они обеспечены заказами в любое время года. Секреты успеха и эффективные способы продвинуть event-бизнес в затишье после новогодних праздников – в нашей статье.

Нет заказов? Организуйте собственное мероприятие

Почему-то у большинства россиян, в том числе и у самих event-менеджеров, их деятельность ассоциируется исключительно с подготовкой праздников для заказчиков. Но ведь на самом деле сфера работы организатора куда шире. Вы можете сами разработать концепцию и сценарий мероприятия, сделать анонсы в СМИ и соцсетях, пригласив к себе всех желающих. Если вы придумаете что-то интересное, гостей на мероприятии будет достаточно – зимой многим людям скучно, они рады любым развлечениям.

Идей для собственного мероприятия в январе и феврале множество. Можно организовать ярмарку и заработать на продаже мест, можно провести мастер-класс или семинар, придумать масштабный квест в зимнем городе. Пригласите на мероприятие популярных блогеров и других известных людей, чтобы заинтересовать как можно больше жителей своего города.

Важно: организуя собственные события, вы не только подзаработаете на продаже билетов, но и станете узнаваемыми. И гости, и привлеченные лица запомнят вас, как деятельного профессионала в ивент-сфере.

Подружитесь с общественными организациями и участвуйте в их мероприятиях

Если вы находитесь только в самом начале пути и пока что не готовы проводить мероприятия самостоятельно, предложите свои услуги известным общественным организациям. Сотрудничая с общественными организациями и городскими властями, вы заработаете репутацию и сможете завязать полезные знакомства.

Особым успехом будет, если проведенное совместно с общественной организацией событие привлечет внимание общественности и понравится горожанам. В этом случае можете быть уверены, что уже скоро у вас не будет отбоя от заказчиков.

Активно продвигайте услуги в сети

Так как большинство наших соотечественников ищут информацию, товары и услуги в интернете, активно продвигаете свой event-бизнес в сети. Для максимального охвата аудитории используйте сразу несколько каналов раскрутки:

сделайте качественный личный сайт и продвигайте его в поисковиках;
создайте и ведите сообщества или страницы в социальных сетях;
размещайте свои объявления на профильных площадках и досках объявлений.

Если ваш бюджет не позволяет воспользоваться услугами профессионалов по продвижению, на первых порах делайте большую часть работы самостоятельно. К примеру, вы вполне можете сами публиковать и обновлять объявления, вести группы в социальных сетях.

Также постарайтесь заказать у специалиста разработку качественного сайта и разместите на него ссылки в объявлениях и на страницах ВК, Инстаграм, Фейсбук. Это нужно по той причине, что сам факт наличия сайта вызовет у людей большее доверие к вам.

Делитесь креативом в социальных сетях и на городских онлайн порталах

Что делают люди зимой в свободное время? Чаще всего – сидят в интернете и просматривают развлекательный контент, так как погода не располагает к прогулкам. Используйте это себе на пользу – делайте контент, который привлечет к вам внимание. Например, ведите странички в соцсетях и делитесь с подписчиками лучшими идеями проведения праздников, откройте видео-блог и загружайте туда видео веселых моментов с ваших мероприятий. Также можете публиковать на городских порталах тематические информационно-развлекательные материалы.

Если вы думаете, что такие действия – пустая трата сил, то глубоко ошибаетесь. В январе и феврале жизнь не останавливается. Люди празднуют дни рождения и свадьбы, а компании проводят выставки, ярмарки и конференции. Благодаря регулярным публикациям интересного контента ваше event-агентство постоянно будет на слуху, и потенциальные клиенты в первую очередь вспомнят о вас, а не о конкурентах.

Проводите мероприятия так, чтобы все гости остались в восторге

Последний в списке, но не по важности секрет успеха event-бизнеса – проведение всех мероприятий на высшем уровне. Откажитесь от пропахших нафталином идей, а вместо них придумайте новые, креативные и необычные решения. Используйте современные технологии, предлагаете свежие сценарии, наберите команду профессионалов и сотрудничайте с лучшими ведущими и артистами.

Гости должны быть в восторге от ваших мероприятий. Тогда они будут рекомендовать вас всем знакомым, и у вас не будет недостатка в клиентах даже после новогодних праздников.

Автор: Julia Mauer