На что обратить внимание при организации онлайн-мероприятий

Сегодня переход в онлайн — это не мейнстрим, а скорее вынужденная необходимость в условиях новой реальности. Все больше компаний привлекают внимание к продукту и продают его без личного контакта с потребителем. Такая тенденция вывела онлайн формат проведения мероприятий на новый уровень.

Потоки ежедневных онлайн-трансляций исчисляются сотнями — конференции, вебинары, виртуальные тимбилдинги, тренинги и даже корпоративы. Но далеко не все они могут похвастаться грамотной и работающей схемой проведения события. Сегодня мы поговорим о том, как грамотно организовать онлайн мероприятие, в чем особенности таких ивентов и на что обращать внимание при подготовке.

С чего начать

Каждый человек, посещающий мероприятие, преследует одну цель — открыть для себя что-то полезное. Будь то новые знания, нетворкинг, вопросы творчества или другие моменты. Поэтому на начальном этапе подготовки необходимо осознать, почему люди должны заинтересоваться конкретным ивентом. Только после четкого определения этих целей, можно смело переходить к подготовке контента. Материал должен не только соответствовать теме, но и раскрывать идею, которую необходимо донести до участников. 

Здесь важно не забывать о золотом правиле ораторов: краткость — сестра таланта. Не стоит пытаться уложить огромное количество информации, пусть и очень важной, в один ивент. Лучше разделить материал на несколько логически завершенных частей.

Следующий шаг — выбор платформы. Их сегодня существует немало, каждая обладает своим набором функционала. Следует выбирать ту, которая максимально соответствует целям мероприятия. Подробнее о выборе площадки читайте в обзоре площадок для виртуальных событий.

Как сделать онлайн мероприятие интересным

Поддерживать интерес зрителей, находящихся на неизвестном расстоянии, довольно сложно. На данном этапе целесообразно подумать над тем, почему люди должны захотеть участвовать в конкретном ивенте. Им нужна причина. Это может быть реклама в соцсетях, конкурсы с подарками, общение в чате, ответы на вопросы в режиме реального времени и пр.

После запуска трансляции зрители должны стать неотъемлемой частью мероприятия. И здесь на первый план выходит общение:

• предварительное освещение мероприятия в соц сетях — налаженный диалог между участниками побудит их задавать вопросы и высказывать свое мнение, это позволит лучше понимать настроение аудитории;
• настройка чата в режиме реального времени — ответы на вопросы спикера;
• ответы на вопросы зрителей в формате видеочата;
• проведение опроса во время онлайн трансляции.

В реализации этих задач крайне важна работа модераторов. Именно они контролируют ведение чата, помогают участникам решать технические проблемы, делают запись ивента. Хотя каждая площадка генерирует свою запись, стопроцентных гарантий, что на выходе удастся получить видео достойного качества, все же нет. 

Ставка на глобальность

Главное преимущество “всемирной паутины” заключается в том, что она стирает все видимые границы, разрушает географические барьеры. В онлайн мероприятии могут принять участие жители разных стран, что существенно расширяет целевую аудиторию. Учет часовых поясов, перевод текста спикера — все это необходимо учесть еще на этапе подготовки. 

Будущее непредсказуемо, но говорить о скором возврате к офлайн формату пока не приходится. Поэтому организаторам важно искать новые пути привлечения аудитории, переходя в онлайн. Существенно упростить процесс подготовки к онлайн мероприятию поможет приложение Maxi Events. Удобный и доступный интерфейс, множество функций для подготовки и изменения программы ивента, создания библиотеки материалов, взаимодействия с участниками через систему сообщений — эти и другие функции помогут грамотно подготовить и провести мероприятие, независимо от его формата.