Lolita Sokolova – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

5 принципов работы с инфопартнерами

Опубликовал Lolita Sokolova, 8 февраля, 2021. Категория: Советы.

Инфорпартнёрами могут выступать СМИ, инфлюенсеры, блогеры, инфопорталы, которые будут освещать ваше событие и рекламировать его. Обычно у организатора и инфопартнёра взаимовыгодное сотрудничество: первый получает продажи билетов, второй аудиторию. Но это не значит, что СМИ будут рассказывать о мероприятии бесплатно. За свою работу информационные партнёры могут просить бартер в виде своих логотипа и предложений на раздаточных материалах или оплату по прайсу.

Поиск инфопартнёров стоит начинать заранее, а не за неделю до самого мероприятия. Обычно организатор делает сетку публикаций и столько времени будет мало для того, чтобы охватить всю возможную аудиторию.

Где искать

Для начала обратитесь к коллегам, которые уже проводили похожие мероприятия — спросите у них есть ли база по партнёрам. Наверняка они расскажут вам о некоторых подводных камнях или интересных фишках, которые пригодятся на этом этапе подготовки к событию.

Узнайте, какие ещё подобные мероприятия проводятся и проводились. У них на сайте должен быть блок с инфопартнёрами. Скорее всего, ваше мероприятие тоже будет им интересно.

У аудитории можно узнать, на какие ресурсы по теме мероприятия они подписаны. Они также могут стать вашими инфопартнёрами, хотя это ещё предстоит проверить.

Некоторые заинтересованные в сотрудничестве СМИ и компании могут сами предлагать свою кандидатуру, но они могут узнать о мероприятии слишком поздно, так что всецело надеяться на эту категорию партнёров не стоит.

Если ваше мероприятие проводится в городе впервые, то местные СМИ могут заинтересоваться вами и без какой-либо оплаты. Но стоит знать, что так делают только один раз и в следующий уже придётся платить.

Собирая информацию о потенциальном партнёре, нужно выяснить контактное лицо, что может инфопартнёр предоставить и что ему нужно взамен. Это — ваша база контактов, её удобно представлять в виде таблицы. После анализа продаж напишите отзыв в отдельной колонке, чтобы в следующий раз не забыть о специфике работы с разными людьми. И не спешите удалять такую базу — она может пригодиться в будущем, если вы будете организовывать повторное мероприятие. Договариваться о партнёрстве будет намного проще.

Как оценить эффективность

Инфопартнёров следует выбирать по их аудитории. Она не должна быть слишком разрозненной, иначе партнёрство рискует быть неэффективным. В идеальном варианте аудитория инфопартнёра должна быть живой и активной.

Тут есть одна очень неприятная особенность узконаправленных, нишевых мероприятий — аудитория у инфопартнёров таких мероприятий часто не активна и в итоге совсем немного людей узнают о вашем событии. Поэтому если вы всё-таки нашли партнёра с хорошей аудиторией, то держите с ним связь.

На паблики города редко когда можно положиться из-за их широкой аудитории. Исключение — если у вас мероприятие, на которое мог бы пойти абсолютно любой человек. Иначе такое сотрудничество вряд ли будет полезным.

Какие материалы предоставлять

Инфопартнёрам передают так называемый пресс-кит. Это пакет документов, в которых содержится вся нужная информация о мероприятии. Что в нём должно быть:

Пресс-релиз (сообщение для СМИ в виде новости)
Факт-лист (исчерпывающая информация о мероприятии — программа мероприятия, список спикеров, стоимость билетов и тд.)
Брошюра о мероприятии
Подборка изображений для публикации (определенного размера и формата)
Ответы на часто задаваемые вопросы
Видеоролики

С каждым инфопартнёром согласуйте дату, когда он должен опубликовать публикацию, пост или анонс, и обязательно проконтролируйте выполнение своего задания. Заранее договоритесь о компенсации, если новость не будет выложена вовремя. Помните, что новости о вашем мероприятии не должны появляться у всех в один день: они должны равномерно всплывать у целевой аудитории и постоянно о нём напоминать.

Где размещать информацию об инфопартнёрах

Классическое место для размещения логотипов партнёров на самом мероприятии это специальная стенка, которая называется пресс-волл (анг. press wall) или брэнд волл (англ. brand wall). Партнёрам важно, чтобы их лого попали в объективы камер, поэтому такая стенка должна быть относительно большой. Размещают логотипы и в фотозоне, рядом со сценой, на сцене, по бортам зрительских мест.

Из необычных мест, куда можно интегрировать логотип инфорпартнёра, можно выделить печати на фруктах, украшения коктейлей, двери лифтов.

Кроме этого, если у мероприятия есть сайт, то на нём традиционно тоже есть символика инфопартнёров на специальной отведённой для этого странице или в подвале сайта.

Ещё один удобный способ размещения информации о партнёрах — приложение для мероприятия Maxi Events. В отдельном расширении, которое позволяет создавать рекламные блоки, организатор может настроить частоту показа блока, ротацию, ему доступна полная картина взаимодействия пользователя с рекламой.

Стоит отметить, что разным партнёрам могут понадобиться разные баннеры. В таком случае лучше отдавать их отрисовку своим дизайнерам, а не самому партнёру, чтобы общий стиль мероприятия был соблюдён.

Как оценить сотрудничество

У всех партнёров должна быть своя уникальная ссылка, с помощью которой можно будет определить количество переходов и количество пользователей, которые стали участниками мероприятия.

Не всегда количество переходов является решающим фактором. Намного важнее процент людей, которые в конце концов посетили мероприятие. Поэтому если у большого СМИ было много переходов, но мало продаж, а у маленького сообщества почти все перешедшие стали участниками, то есть смысл попытаться расширить такое сотрудничество.

Напишите себе отзыв об инфопартнёре. Опишите его аудиторию, процент покупателей, по каким именно каналам партнёра лучше прошла реклама. При повторном мероприятии вы скажите себе спасибо, что не нужно снова вспоминать и собирать сведения по крупицам.

После мероприятия поблагодарите инфопартнёров за сотрудничество и дайте фидбек. Надеемся, что благодаря этой статье ваше сотрудничество с партнерами будут в разы эффективнее, приятнее и долгосрочнее.

Особенности мероприятий с VR-технологиями

Опубликовал Lolita Sokolova, 25 ноября, 2020. Категория: Разное.

В 2020 году в связи с пандемией большинство мероприятий были отменены, многие были перенесены в онлайн. Но некоторые события решили проводить с применением технологий виртуальной реальности. Как это происходило и продолжает развиваться — разберем в этой статье.

С чего всё начиналось

Первым крупным мероприятием, полностью перенесённым в виртуальную реальность, была конференция VIVE Ecosystem Conference 2020. На неё зарегистрировалось около 2000 участников из 55 разных стран — они присутствовали на конференции в виде своих аватаров на виртуальных сиденьях. Организаторы взяли на себя инициативу продемонстрировать миру силу VR-технологий. Разумеется, были некоторые отличия от обычных конференций в реальной жизни, — например, со своего места нельзя было встать. Однако участники отмечают, что это не казалось странным или ненормальным. Также отсутствовал шум толпы, соответственно, гости были полностью сосредоточены на мероприятии, и ничто их не отвлекало.

Выступления спикеров в таком формате были дополнены трёхмерными объектами — выезжающий из экрана с презентацией на сцене виртуальный поезд или голубой кит впечатлили участников события. Это была отличная идея для разнообразия докладов выступающих. Участники конференции в своих отзывах отметили, что хотелось бы побольше подобных запоминающихся моментов.

В общем и целом, все остались довольны этой конференцией. Нашлось время и для нетворкинга. Но оставляет желать лучшего графика — мероприятие проводилось на платформе Engage, и пусть по сравнению с другими она уже имеет не “мультяшную” графику, все-таки до реалистичности ей объективно ещё далеко.

VR-площадки

На сегодняшний день площадок для VR-общения существует довольно много, но все они более или менее похожи между собой. Различия, в основном, состоят в графике и устройствах, с помощью которых платформы можно использовать.

VR-устройства можно поделить на несколько категорий:

очки или шлемы виртуальной реальности — работают автономно от компьютера.
смартфоны в связке с кардбордами. Этот вариант не рекомендуется к использованию — из-за недостаточных мощностей смартфонов и низкой плотности пикселей происходит не погружение в виртуальный мир, а только головокружение, боль в глазах и другие побочные эффекты.

Платформа Engage, о которой говорилось ранее, сегодня одна из самых популярных. Пользоваться ею можно только с VR-устройств, подключаемых к компьютеру, и с самого компьютера. Отличие Engage от остальных площадок в том, что она позиционируется как образовательная. Она больше остальных подходит для бизнес-мероприятий с официальным стилем общения. Поэтому если ваше событие носит подобный характер, выбирайте Engage.

Самой же популярной платформой для общения в виртуальной реальности остаётся VRChat. Использовать её можно с VR-устройств, подключаемых к компьютеру, а также с самого компьютера и с Oculus Quest, но только для комнат с низкой графикой. Пользователи отдают ему своё предпочтение из-за кроссплатформенности и возможностей кастомизации. Впрочем, есть у него и плохая репутация: случаи провокаций там не редкость.

Несмотря на вышесказанное, VRChat — это хорошее решение для развлекательных мероприятий. Можно создать закрытую комнату и никто вам не помешает.

Плюсы и минусы VR-мероприятий

Основные проблемы событий виртуальной реальности:

высокая стоимость оборудования;
отсутствие VR-устройств у большинства участников;
нестабильное интернет-соединение у некоторых пользователей.

Это серьезные препятствия перед качественным полноценным проведением мероприятия. Но если вы при организации можете это обеспечить, то для участников ваше событие станет совершенно новым опытом, которым они обязательно поделятся со своими знакомыми.

Далеко не всегда можно заменить уже привычный формат видео-трансляции виртуальной реальностью, так что если вы решите воплотить эту идею в жизнь, тщательно проработайте техническую сторону этого вопроса.

Преимущества технологий VR перед онлайн-мероприятиями:

участникам не нужно специально одеваться и собираться, ведь никто не видит реальной картинки — все видят только аватар, который можно настроить по собственному желанию;
чувство единения гораздо выше за счёт общего пространства;
обстановка может быть абсолютно любая — зал полностью в ваших руках. Вы можете проводить виртуальную конференцию где угодно, хоть на берегу океана;
полная концентрация — из-за отсутствия посторонних шумов внимание участников нацелено только на мероприятие.

Мероприятия в VR раньше для нас считались фантастикой, а сегодня стали уже бытом. Однако стоит подметить, формат виртуальной реальности еще не доведен до идеала. Учитывая как быстро меняется и развивается мир, с уверенностью можно сказать, что в ближашие годы мы все познаем на себе это новое и совершенно необычное направление ивентов!

Maxi Events — незаменимый инструмент для нетворкинга любого формата

Опубликовал Lolita Sokolova, 20 ноября, 2020. Категория: Разное.

Новые знакомства — это долгоиграющая польза от посещения мероприятий. Не так давно приобретать полезные связи стало ещё удобнее — в этом значительно помогают приложения для нетворкинга. В этой статье мы рассмотрим сервис Maxi Events — это приложение имеет широкий функционал, в том числе и расширение для нетворкинга, рассчитанное в том числе и на виртуальный формат.

Какие же плюсы у онлайн нетворкинга?

Поиск полезных контактов

У разных людей — разные интересы. Иногда становится проблемой найти человека, с которым будет полезно познакомится именно вам. С этим могут помочь фильтры “ищу” и “предлагаю”.

Работа с визитками

Приложение также обладает множеством возможностей для работы с визитками:

обмен электронными визитками с другими гостями мероприятия
группировка полученных визиток
цветные метки
ярлыки для контактов
несколько визиток для разных целей
возможность сделать публичными только некоторые поля визитки.

Последние два пункта особенно интересны. Допустим, у вас есть два вида деятельности: основной и дополнительный, который вы не хотите раскрывать всем. Пообщавшись с человеком при личной встрече, вы можете дать ему отсканировать вашу скрытую визитку, если сочтете нужным.

Заметки

Знакомств за один день может быть очень много, а память человека не идеальная, — многие записывают краткие дополнительные сведения о человеке, после того, как обменяются визитками. Такие заметки можно сделать прямо в приложении для нетворкинга — оно всегда под рукой.

Встречи

Онлайн нетворкинг не исключает возможность личной встречи. Найдя подходящего человека в списке гостей, можно пригласить его познакомиться, обсудить актуальные вопросы. Если предложение принято, остается только договориться о месте и времени.

Предусмотрена также ситуация, когда в одном месте могут хотеть встретиться много людей, — прямо в приложении можно забронировать переговорную, диванчик, столик и так далее. Список доступных мест может добавить организатор мероприятия.

Кастомизация мест для встреч

Партнеры и спонсоры могут предоставлять места для проведения нетворкинга: выделять специальные зоны , обустраивать переговорные. Не лишним будет брендировать эти места в списке всех доступных для встреч, — будет достаточно презентабельно, и партнер останется в плюсе.

Приложение для нетворкинга будет полезно и для онлайн мероприятий: ведь вопрос поиска полезных интересных знакомств актуален при любых обстоятельствах. В чате конференции довольно сложно найти подходящего по сфере деятельности и интересам человека, а функция “Список гостей” и удобные визитки помогут быстро найти единомышленников.

Всё вышеперечисленное — возможности для онлайн нетворкинга с приложением Maxi Events. Их легко подключить и очень удобно использовать. Убедитесь в этом, применив их на своем мероприятии.

Идеи, которые спасут ваше мероприятие

Опубликовал Lolita Sokolova, 6 ноября, 2020. Категория: Разное.

Один день из жизни event-менеджера

— Алло, Иван Михайлович! У нас проблемы!

— Что за проблемы?

Иван Михайлович не успевал на работу. Конференция, которую он организовывал, должна была начаться через час, и то, что он ещё не на площадке — выводило его из себя. Непреодолимые обстоятельства сегодня заставляли его так поздно приехать.

— Рабочие, которые должны были собирать сцену на улице не приедут. Сказали, что заплатят неустойку конечно, но сейчас-то что делать?

Звонила помощница Ивана, которая уже была на площадке. Проблема серьёзная — без сцены точно не обойтись. Там выступление вечером планируется какое-то особое, поэтому даже на сцену во внутренний зал его не перенести… Иван Михайлович тяжело вздохнул.

— Вот что. Я сейчас подниму свои пассивные резервы, кто-нибудь наверняка сейчас свободен. А с этими рабочими мы больше не связываемся. Скоро буду!

У организатора мероприятий должны быть контакты на все случаи жизни, — так считал Иван. Поэтому порывшись в телефоне, он нашёл свою знакомую бригаду — за небольшую доплату сверху, они согласились выйти в свой выходной. Отлично!.

“Ладно, с кем не бывает. Теперь всё должно быть хорошо,” — подумал организатор Иван и в следующую же минуту ему опять позвонили.

— Да?

— Здравствуйте, я спикер с вашей конференции, Алексей Павлович.

— Помню, помню. Что-то хотели?

— Да… Понимаете, тут такая заминка… Еду с другого города, а тут пробка ужасная. Я думаю, не смогу приехать к своему времени, хотя планировал приехать к самому началу. Опоздаю на час, скорее всего.

Иван ещё не доехал до места конференции, а беды уже начали сыпаться на его голову. Он поблагодарил Алексея за то, что тот хотя бы предупредил об опоздании, и принялся менять его с другим спикером в конце программы . То, как разворачиваются события, организатору Ивану совсем не нравилось. Почему-то было ощущение, что это не последний форс-мажор на сегодня.

Когда Иван приехал, доклады во внутреннем зале уже начались. Он встретился с помощницей, которая вскоре убежала за кулисы к спикерам.

Через пару часов Иван решил в очередной раз проверить, как идут дела на улице — там проходила выставка, где люди увлеченно рассматривали стенды. Однако первое, что он заметил — начинающий моросить дождь и большую темную тучу впереди, которая грозно двигалась навстречу Ивану.

Решать нужно было быстро, да и не то чтобы это было прям совсем неожиданностью, хотя синоптики говорили только о пасмурной погоде. Иван подозвал волонтёров, уже волнующихся за свои стенды, и попросил их переместить по возможности всё в холл.

Зная, что гостей конференции нельзя оставлять в неведении, он отправил всем push-уведомление через мобильное приложение для организации мероприятия. Мгновенно все участники события прочитали на своих телефонах оповещение: «Выставка перенесена в холл из-за погодных условий». Осталось дождаться рабочих, пусть соберут сцену в холле — хорошо, что они и его арендовали.

А в холле тем временем случилась небольшая неприятность — во время переноски одного стенда ножка держащей конструкции умудрилась сломаться и теперь еле-еле держалась. “Ну это совсем мелочь,” — хмыкнул Иван и достал скотч из своего аварийного чемоданчика организатора и в несколько движений починил ножку конструкции. Особого внимания на это даже обращать не стоило, это случалось на всех мероприятиях, а чемоданчик он всегда брал с собой на выезды.

Конечно, было не совсем хорошо, что гости увидят, как собирается сцена. Иван задумался об этом только тогда, когда бригада приехала и уже взялась за работу. Организатор решил, что можно занять гостей нетворкингом на некоторое время — как раз должно хватить, чтобы собрать сцену. Участники конференции не были против, а после мирно пошли смотреть выступление — и остались довольны.

Конференция закончилась, и спустя неделю вышел бекстейдж подготовки к нему, куда вошли и все неожиданности во время проведения мероприятия. В комментариях участники оценили такой быстрый подход к решению проблем, — по их мнению всё прошло отлично .

И с подобными трудностями организаторы мероприятий сталкиваются очень и очень часто. Иван, конечно, не хотел бы повторения такого дня, но зная всю специфику своей профессии, всегда к этому готов.

Возможности площадок для онлайн мероприятий: плюсы и минусы

Опубликовал Lolita Sokolova, 2 ноября, 2020. Категория: Разное, Технологии.

2020 год принес с собой изменение формата большинства мероприятий: они переехали в онлайн. Сфере организации событий пришлось быстро адаптироваться, но уязвимое место любого мероприятия осталось тем же — способ связи с гостями. Приглашение высылают на почту, программу можно посмотреть на сайте, активные чаты — в мессенджерах. Постоянно проверять несколько мест неудобно для пользователя. В этой статье мы рассмотрим, чем полезен Maxi Events при организации и проведении онлайн мероприятия.

Zoom

Если до недавнего времени вы могли про него не знать, то в этом году он был у всех на слуху. Это платформа для видеоконференций и онлайн-встреч. В нем есть все те опции, которые необходимы такой платформе: возможность отключать и включать микрофоны участников, предоставлять право на трансляцию своего экрана, рисование на экране, чаты, в том числе и приватные. Всего в конференции может участвовать до 500 участников в платной версии, и до 200 — в бесплатной.

Но чего же не хватает такому мощному инструменту, как Zoom? Если говорить о взаимодействии с участниками, то однозначно — опросов. Обычно для этого используются либо встроенный чат, где собирать статистику довольно неудобно, либо чат в любом другом месте, где есть возможность проведения опроса (например, в Telegram). Стоит ли говорить, что это неудобно?

Приложение Maxi Events решает эту проблему. Опросы и чаты в приложении — быстрая и очень удобная форма связи во время мероприятия. Данные функции входят в опцию “Сообщения”, с которым вы наверняка захотите познакомиться поближе.

Google Meet

Это приложение для проведения видеоконференций и вебинаров также доступно в браузере. Его преимущество по сравнению с Zoom — ничего не требуется устанавливать, достаточно перейти по ссылке и подключиться к конференции. Имеется у платформы ещё одна очень полезная функция: субтитры в режиме реального времени на основе технологий распознавания речи. Чат и трансляция экрана тоже есть — без них никуда на онлайн-конференциях.

Но посещая такие конференции, сложно заниматься нетворкингом. Практически безликий чат, люди, большинство из которых даже не отображается.

В Maxi Events можно подключить расширение “Нетворкинг+” и больше не волноваться об этой проблеме. Там есть все, что нужно для наиболее эффективного знакомства: список участников, их визитки, возможность создать несколько визиток для разных целей. Кроме того выбранного человека можно пригласить встретиться лично. Но так это работает на офлайн-мероприятиях — в виртуальном нетворкинге можно позвать нового знакомого в отдельный чат или отправить ссылку на тот же Google Meet и поговорить с глазу на глаз.

Skype

Раньше Skype был стандартом, и пользовался им практически каждый — сейчас его рейтинг упал из-за качества связи. Сейчас сервис вырос и в нем появились все привычные для платформы видеосвязи функции: в отличие от Zoom, там есть и опросы, и голосовые сообщения, а также все файлы хранятся в облаке 30 дней.

Чем еще можно дополнить функционал в таком случае? Продажей билетов, каталогом товаров и дополнительных услуг прямо в приложении Maxi Events. Можно получить более продвинутый статус на мероприятии, провести аукцион среди участников мероприятия и многое другое. Это значительно расширит ваше мероприятие.

О Maxi Events можно думать как об оболочке вашего онлайн-мероприятия. Несмотря на то, что основной контент пользователь получает на сторонней платформе, в приложении он осуществляет всю остальную деятельность как участник мероприятия. В сервисе можно вставить ссылки на виртуальные залы со спикерами, и по сути это будет единственное отличие от офлайн мероприятий.

Часто организаторы онлайн мероприятий полагают, что контент, доклад спикера — это все, что нужно их аудитории, но это не так. Общение с аудиторией, коммуникация внутри нее имеет большое значение. И Maxi Events является помощником в этом, обеспечивая комфортное взаимодействие со всеми участниками конференции.

Автор: Lolita Sokolova