Lolita Sokolova – Тимбилдинг в Москве и по всему миру!

Чек-лист персонала для проведения тимбилдинга

Опубликовал Lolita Sokolova, 26 октября, 2020. Категория: Разное, Советы.

Тимбилдинг — один из лучших командообразующих форматов корпоративных мероприятий. Есть разные виды тимбилдингов, в некоторых больше физических активностей, некоторые построены в основном на интеллектуальных задачах, но у всех них одна цель — сплотить команду. Так кто же нужен, чтобы провести тимбилдинг?

Пожалуй, персонал для тимбилдинга можно условно поделить на две группы: который будет активно заниматься всей командообразующей стороной процесса, и который будет следить за тем, чтобы всё прошло по плану. Обе группы очень важны и взаимодействуют друг с другом.

Скорее всего, первый, кого увидят гости на площадке, — это ведущий. Можно сказать, лицо всего мероприятия. Он должен быть не только харизматичной личностью, но и уметь вовлечь каждого в процесс и таким образом сплотить команду. Этот человек будет направлять ваше мероприятие и от него многое зависит.

Несомненно, если у вас спортивный или экстремальный тимбилдинг, вам нужны инструкторы или профессиональные тренеры, которые расскажут, как правильно выполнять те или иные упражнения. Не зная технику безопасности, легко пораниться и испортить так весь день. Инструкторы должны следить за тем, чтобы всё было безопасно и комфортно для всех участников.

Помимо этого, инструктор может быть и по каким-то более тонким вещам, — по взаимоотношениям внутри команды. Это человек, который непосредственно будет работать над сплочением всех. Люди должны будут довериться ему и раскрыться перед друг другом с других сторон.

Если душа требует креативного или творческого тимбилдинга, то вероятнее всего с командой будут работать аниматоры или мастера (если речь о мастер-классах). Аниматор — это актер, от которого зависит погружение в атмосферу. Возможно, вам нравится тематика ретро, пиратов или индейцев, — соответствующий антураж будет действовать на гостей в полной мере только если будет подкреплен хорошей игрой актеров.

Ну и как же проводить тимбилдинг в тишине? Пожалуй, только если у вас не завязан на этом сценарий. А во всех остальных случаях вам понадобится диджей. Обеспечивать мероприятие хорошей атмосферой может (и должна) музыка. Разным активностям — разные композиции. При любом развитии событий позаботиться о соответствующем музыкальном сопровождении всё равно стоит.

Фотографы и видеооператоры — люди, которые ответственны за приятное послевкусие. Просматривая отснятое во время тимбилдинга, уже сплоченная команда будет с теплотой вспоминать этот день. Обычно фотографов и операторов не замечают в небольшой суматохе мероприятия, но они очень ценные работники. Читайте также полезную статью о советах работы с фотографом.

Как было сказано выше, атмосферу на тимбилдинге создают ведущий, аниматоры, инструкторы и диджей. Далее поговорим о тех, кто ответственен за то, чтобы все остальные работали хорошо.

Менеджер мероприятия — тот, кто занимается непосредственно организацией тимбилдинга, ответственен за мероприятие в целом. Именно он претворяет идею в жизнь. Разработка идеи от заказчика, составление событий, расписания и так далее — это всё его заботы. С него начинается весь тимбилдинг.

Иногда у менеджера могут быть в помощниках несколько администраторов. Они тоже находятся на площадке во время мероприятия и помогают менеджеру. Администратор взаимодействует с персоналом и помогает его координировать, может заниматься кейтерингом и другими схожими делами.

Говоря о персонале, мы забыли одну важную деталь. При выездных тимбилдингах, связанных с физической активностью, особенно если это что-то экстремальное, нужно позаботится о безопасности (что делают инструкторы) и форс-мажорах — травмах и других болезненных вещах. Врач должен присутствовать на площадке, а хорошо, если будет дежурить машина скорой помощи.

Вот и весь персонал, который нужен будет вам для проведения тимбилдинга. Надеемся, что этот чек-лист поможет вам организовать качественное мероприятие и оставить довольными не только всех участников, но и себя!

Татьяна Матвеева: «Академия Maxi Events — нечто большее, чем просто обучение». Интервью с руководителем курса

Опубликовал Lolita Sokolova, 13 октября, 2020. Категория: Академия.

На наши вопросы ответит руководитель учебной программы Сервиса Maxi Events — конструктора мобильных приложений для мероприятий Татьяна Матвеева:

— Что побудило создать Академию?

— Изначально мы хотели создать такой сервис, чтобы для его наполнения и использования не требовались специальные технические знания. Планировалось, что пользователи сами смогут всё включить и настроить, сервис-то довольно простой, но нужно некоторое время для освоения. Чтобы помочь нашим пользователям, которые не любят или не хотят самостоятельно искать ответы на свои вопросы, мы решили создать Академию. В дальнейшем, возможно, появятся и другие курсы на смежные специальности. Например: как стать хорошим event-менеджером, как организовывать крутые конференции и другие тематики.

— В дальнейшем — это как скоро?

— Точно не можем сказать. Многое зависит от запроса наших пользователей — если мы поймём, что это интересная для них тема — обязательно запустим те или иные курсы, чтобы помочь им делать свои мероприятия более качественно.

— Какие есть направления в обучении сейчас?

— На сегодняшний день есть два основных направления: научиться пользоваться всеми функциями сервиса для себя и стать “специалистом” — профессионалом, который сможет оказывать услуги нашим пользователям. Для таких специалистов есть ряд дополнительных уроков: по работе с клиентами, по ведению переговоров, неочевидные фишечки нашего сервиса.

— Для кого обучение в Академии будет полезно?

— В первую очередь для тех, кто планирует активно пользоваться сервисом Maxi Events, то есть для наших партнеров, менеджеров площадок, агентств, сотрудников некоммерческих организаций. Также это будет интересно фрилансерам, которые хотят дополнительно заработать. Можно прийти в Академию, пройти обучение, сдать экзамен на знание возможностей сервиса. Такой человек попадет в наш каталог специалистов по настройке приложения. Крупные клиенты, которые не хотят заполнять своё приложение самостоятельно, могут выбрать такого специалиста из нашего каталога.

— Сколько сможет заработать специалист на оказании таких услуг?

— Стоимость услуг определяет сам специалист. Конечно, у нас есть рекомендуемый прайс-лист, но последнее слово за результатами переговоров с клиентами. В зависимости от своей активности и количества положительных отзывов заработок специалиста может расти в прогрессии. Мы не выступаем стороной договора между специалистом и его клиентами, а значит и не просим комиссию — весь доход остаётся у того, кто оказывает услугу.

— Чему можно научиться в Академии, помимо использования приложения?

— Можно научиться взаимодействию с клиентами: как найти клиента, как с ним общаться. Помимо этого, мы разбираем много кейсов различных мероприятий, и на их примере даём понимание какие функции сервиса с чем лучше сочетать для получения результата. Ведь когда к сервису подключается новый пользователь, он видит большое количество совершенно разных расширений и может не сразу понять, какие конкретно ему нужны для его мероприятия, а какие нет. В Академии рассматривают все глобально, чтобы организаторы мероприятий увидели, насколько полезным приложение может быть конкретно для них.

— То есть рассказывают не просто как перенести видение заказчика, но и как посоветовать ему, что можно было бы включить?

— Именно. Например, у нас есть расширения “Геймификация” и “Карты”. Геймификация позволяет начислять баллы, выкладывать задания, а карта помогает перемещаться на местности. Если их совместить, то можно сделать квест. Или, другой пример, организаторы конференции могут и не догадываться, что им может пригодиться расширение “Персональные файлы”, а с ним можно каждому участнику выслать его личные материалы. Это очень удобно, когда у участников мероприятия есть градация интересов. Дополнительно к конференциям хорошо бы подключить расширение “Нетворкинг +”. Наше обучение позволяет учащимся увидеть немного больше. Академия как поварская книга, показывает, что и из чего можно приготовить.

— Что самое сложное в обучении?

— Домашние задания — это всегда для всех сложно. Если не делать домашние задания, то может оказаться, что к следующему занятию не получится приступить — не хватит базы знаний. Но вместе с этим, выполнение домашних заданий значительно повышает знания и уровень наших будущих специалистов.

— Мы плавно подошли к вопросу о форме обучения. Как оно проходит в Академии и в каком формате?

— Это видео-уроки плюс творческие задания по созданию приложений в нашей системе. Мы за практическое обучение. Сами уроки очень разные: некоторые на 5 минут, другие — на 15, определенные темы мы раскрываем так подробно, что они длятся целый час. Заниматься можно когда угодно. Мы стараемся оперативно оценивать выполненные “домашние задания”, но обычно это занимает 1-2 дня, поскольку обучающихся в потоке действительно много.

— Сколько длится обучение?

— Период обучения один месяц. Если точнее — 3 недели. Можно пройти курс чуть быстрее, или медленнее — это зависит от темпа учащегося. Можно даже за одну неделю выполнить все задания, если продуктивность позволяет. Мы понимаем, что многие из наших “студентов” работают или учатся, поэтому у людей должна быть возможность получать наши знания в том режиме, в котором им самим комфортно. За всё время обучения у нас есть только два обязательных к посещению вебинара: в начале курса и почти в самом конце.

— О каких самых классных фишках сервиса вы могли бы рассказать?

— Сложный вопрос, они мне нравятся все! Я когда в первый раз услышала о Maxi Events, то долго не могла уснуть. Вспоминала все мероприятия, которые я проводила раньше, и представляла, насколько лучше бы они стали, используй я это приложение в своё время. Каждое расширение решает большую головную боль менеджеров и организаторов мероприятия. Базово: адженда (программка). Её нужно написать, оформить дизайн, отправить в типографию, потом их раздать… А тут просто прописал в табличке, выбрал внешний вид и она уже в руках у каждого участника, да ещё и со всеми актуальными правками, которые обязательно возникают в последний момент.

— Ну а если все-таки выделить самое лучшее?

— Я очень люблю формат игр: и для обучения, и для работы. Так что геймификация — мое любимое расширение. У нее просто куча возможностей: от проведения простой викторины до менеджмента огромного спортивного события.

— Какую обратную связь получает обучающийся на курсе?

— Мы всегда на связи с нашими студентами: если возникли вопросы по домашнему заданию или по конкретной функции — мы стараемся всем оперативно отвечать. Никто не остаётся один — всегда есть поддержка наших педагогов, методистов или самих однокурсников.

— Всё ограничивается учебой, или Академия — это нечто большее?

— Помимо учебы мы, конечно, занимаемся нетворкингом среди студентов: в общей группе всегда можно поделиться новостями, обменяться контактами. Это важно, чтобы будущие специалисты были в одном информационном поле с нами и друг с другом, знали обо всех планируемых обновлениях и могли планировать свою работу с Сервисом.

Подробнее об Академии Maxi Events и предлагаемых учебных направлениях можно узнать на сайте. Там же можно записаться на ближайший курс, который стартует в первую субботу каждого месяца.

7 reasons to use an event management app

Опубликовал Lolita Sokolova, 12 октября, 2020. Категория: Blog, Tips.

People tend to search for ways to make their life easier. The global use of applications is no exception. There are many software solutions that will allow the event manager to run events more efficiently. If you are not yet using them in your work, then here are some solid arguments to start using the app to organize events.

1. Instant notifications

Sudden schedule changes often create a problem as everyone needs to be notified quickly. Here are different ways to do that: speak over the loudspeaker, gather everyone in one place, send a mailing list, etc. But with all these methods, there is by no means a small chance that someone will definitely miss the updated information regarding the event program. Instant Push notifications, on the other hand, can easily cope with this problem. Their main advantages: creating notifications does not require much effort and they are sent instantly to all the event participants.

2. Paperless events save you money and time

It can be time-consuming to print materials and distribute them, not to mention the costs. Moreover, you always need to remember about the restrictions: it is hardly possible to print out information about the event program, speakers, routes, all important points to each of the participants of the conference that may count thousands — it just takes up a lot of space and takes a lot of time. There are no such problems in the application; everything can be neatly arranged in different sections and are easy to navigate. Thus, you can save on the design, printing, and distribution of printed materials.

3. Convenient ticketing system

It is quite handy to sell tickets for events or individual events using the application — the user does not need to go to any third-party resources to which he can have low trust.

4. In-app advertising

The mobile app can be used as another advertising channel. The simplest is the section about the partners of the event with their detailed descriptions and links included.

You can also use notifications to advertise to users. Offers from sponsors and partners will fit well into the event. Coffee break? It’s time to inform guests what proven coffee shop they should check out. There are a lot of situations where advertising notifications will come in handy.

5. Simplified networking

One of the reasons people come to different events is networking. If this is a small conference, then you can get to know the people in person, but what if two or three thousand people came to the event?

With the application, networking becomes much easier and more efficient: you will never lose business cards, you get a chance to get acquainted with the participants in absentia and choose several for personal acquaintance; after the end of the event you can invite a person to discuss something.

6. Easy interaction between the audience and the speaker

The application makes communication between conference participants much easier. This is facilitated by questions from the audience displayed in the application, ratings of participants, and questions, the Organizer can any time start a survey to find out the opinion of the participants about something, and immediately get feedback, and then act based on the information received. When using the application, many scenarios appear on how to interact with the guests of the event.

7. Increasing audience engagement

This point follows from the previous one. You have various ways to engage the audience: polls, questionnaires, various rankings, ratings, quests that can be applied both in the educational and entertainment process. Most of these methods are gamification in one way or another. Anyone who has already implemented gamification in their events will be pleasantly surprised at how simple this operation is.

You ought to forget that the application is useful only in cases of large-scale events as it can help in organizing trainings, team buildings, master classes, and other small events. Some services offer a free trial. For example, hosting an event for up to 10 people with the MULTIEVENT app will cost you nothing, but at the same time will significantly increase the quality and level of your event.

In this article, we have revealed the main advantages of using mobile apps when organizing events. If you have not yet used such services before, then it’s time to make use out of it! The app has many benefits and additional features that can transform your event. This is exactly the case when you spend very little and get significant results! Try it yourself and see how just a few features can dramatically change the quality and level of your events.

7 железных аргументов использовать приложение для организации мероприятий

Опубликовал Lolita Sokolova, 12 октября, 2020. Категория: Разное, Технологии.

Человеку свойственно искать способы сделать свою жизнь проще. Повсеместное использование приложений — не исключение. Существует множество программных решений, которые позволят event-менеджеру эффективнее проводить мероприятия. Если вы еще не используете их в работе, то вот несколько железных аргументов использовать приложение в организации мероприятий.

1. Мгновенные оповещения

Внезапные изменения в расписании часто становятся проблемой, ведь нужно быстро оповестить об этом всех участников. Можно выкручиваться по-разному: сказать по громкоговорителю, собрать всех в одном месте, сделать рассылку и так далее. Но при всех этих способах есть отнюдь не маленькая вероятность, что кто-нибудь обязательно упустит обновления в программе мероприятия. Мгновенные Push-уведомления же справляются с этой проблемой легко. Главные их преимущества: создание уведомлений не требует больших усилий и приходят они моментально всем участникам мероприятия.

2. Отказ от бумаги — экономия ваших денег и времени

На распечатку материалов и их раздачу может уходить много времени, не говоря уже о деньгах. К тому же, всегда нужно о помнить об ограничениях: вряд ли можно распечатать каждому из участников многотысячной конференции информацию о программе мероприятия, спикерах, маршрутах, всех важных точках, — это просто занимает много места, и требует много времени. В приложении таких проблем нет — все можно аккуратно расположить в разных разделах, где удобно ориентироваться. Таким образом можно значительно сэкономить на оформлении, распечатке и раздаче печатных материалов.

3. Удобная система продажи билетов

Продажу билетов на мероприятия или отдельные события внутри него удобно осуществлять через приложение, — пользователю не нужно переходить на какие-то сторонние ресурсы, которым, возможно, он не полностью доверяет.

4. Реклама внутри приложения

Мобильное приложение можно использовать как еще один рекламный канал. Самое простое — это раздел о партнерах мероприятия с подробным их описанием и, конечно, ссылками.

Можно также использовать уведомления для рекламы среди пользователей. Предложения от спонсоров и партнёров хорошо впишутся в мероприятие. Кофе-брейк? Самое время подсказать гостям, где находится проверенная кофейня. Есть масса ситуаций, где рекламное уведомление придется кстати.

5. Упрощенный нетворкинг

Одна из причин, по которым люди приходят на разные мероприятия, — это нетворкинг. Если это небольшая конференция, то знакомиться можно и лично, но что делать, если на мероприятие пришло две, три тысячи человек?

С приложением нетворкинг становится намного проще и эффективнее: визитки никогда не теряются, есть возможность заочно познакомиться с участниками и выбрать определенных для личного знакомства, после окончания мероприятия можно позвать человека на обсуждение чего-либо.

6. Простота взаимодействия аудитории и спикера

Приложение в разы упрощает общение между участников конференции. Способствуют этому вопросы из зала, отображаемые в приложении, рейтинги участников и вопросов, Организатор может в любой момент запустить опрос, чтобы узнать мнение участников о чем-либо, и сразу получить обратную связь, а далее действовать, отталкиваясь от полученной информации. При использовании приложения появляется множество сценариев, как взаимодействовать с гостями мероприятия.

7. Повышение вовлеченности аудитории

Этот пункт вытекает из предыдущего. У вас открывается огромное количество способов вовлечь аудиторию: опросы, анкетирования, разнообразные оценки, рейтинги, квесты, которые можно применить как в учебный, так и в развлекательный процесс. Большинство из этих способов так или иначе являются геймификацией. Тот, кто уже внедрял геймификацию в свои мероприятия, будет приятно удивлен простой работой с этой функцией

Не нужно думать, что приложение пригодится только в случаях каких-то масштабных мероприятий, — оно может помочь в организации тренингов, тимбилдингов, мастер-классов и прочих небольших мероприятий. Некоторые сервисы предоставляют возможность воспользоваться бесплатной пробной версией. Например, провести мероприятие до 10 человек с приложением Maxi Events ничего не будет вам стоить, но вместе с этим значительно повысит качество проведения и уровень вашего мероприятия.

В этой статье мы показали главные преимущества использования мобильных приложений при организации событий. Если вы еще не использовали подобные сервисы в своей практике, то самое время это исправить! У приложения есть множество преимуществ и дополнительных функций, которые могут преобразить ваше мероприятие. Это именно тот случай, когда тратишь совсем немного, а получаешь значительный результат! Попробуйте сами и убедитесь, как всего несколько функций кардинально изменят качество и уровень ваших событий.

Как геймифицировать свое мероприятие

Опубликовал Lolita Sokolova, 2 октября, 2020. Категория: Разное, Советы.

Иногда организаторы мероприятий сталкиваются с проблемой недостаточной вовлеченности участников в процесс. Для её решения можно воспользоваться таким инструментом как геймификация — это внедрение игровых механик для вовлечения людей либо в «скучное» событие, либо в объединяющее их. Можно сказать, что это придумывание активностей для зарабатывания баллов, чтобы потом эти баллы на что-то расходовать.

С разными мероприятиями можно работать по-разному, хотя подходы повторяются. Рассмотрим типы мероприятий и как их геймифицировать.

Конференции

Часто на конференциях с геймификацией дают баллы за вопросы или за оценку вопросов других. Последнее помогает выбрать лучшие вопросы из списка и упрощает задачу участников: легче оценивать, чем придумывать самому.

Награждать людей за приход вовремя — хороший инструмент, чтобы соблюдать дисциплину. Используется для больших многодневных конференций. Плюсы очевидны: меньше опоздавших, меньше помех для выступающих в виде хлопающих дверей во время выступления и так далее.

В перерывах можно организовывать активности в фойе от партнёров, например, квесты по поиску.

Спортивные мероприятия

У спортивных мероприятий множество возможностей для геймификации, ведь спорт — это уже в какой-то мере игра. Сюда хорошо вписываются ставки и соревнования команд.

Иногда используется оценка жюри лучших болельщиков, чтобы те заводили толпу ещё больше.

Выставки

Чтобы увлечь гостей пройти по всей выставке и посмотреть на все экспонаты, можно устроить игру по типу “Собери 50 QR-кодов”, ведь организаторам выгодно, когда вся выставка осмотрена. Тех, кто всё собрал, можно чем-то отличить или наградить.

MICE

Во время выездных мероприятий важно позаботится о том, чтобы человек чувствовал себя комфортно и безопасно. С этим тоже может помочь геймификация. Для освоения на новом месте можно сыграть в квест по городу или по отелю. По карте участник будет находить место с заданием или аниматором. Это познакомит его с непривычной обстановкой. Места в городе, которые задаются в квесте, — это обычно проверенные партнёры мероприятия.

Концерты, фестивали, вечеринки

Очень благодатная почва для геймификации, особенно для активностей в перерывах и викторин. Приведём в пример такой случай с кинофестиваля: проводился премьерный показ фильмов, после проводилась викторина по просмотренному, и самого внимательного зрителя наградили подарком от режиссёра.

Ещё один кейс — это день семьи у одной компании автопроизводителей. Семьи-команды участвовал в активностях вместе. Старшие доказывали знания в области автомобилестроения, а для детей были придуманы спортивные и творческие станции. В конце мероприятия семьи-лидеры получали подарки от завода.

Тимбилдинги

Здесь геймификация нужна больше вовлечения людей в процесс, так как многие воспринимают тимбилдинги как нечто навязанное начальством, куда загнали насильно. С помощью геймификации можно вовлечь и замотивировать людей.

На тимбилдингах можно устраивать “игры по станциям”. Станции могут быть различными: интеллектуальными, спортивными, творческими. В принципе, тип игр по станциям можно использовать и на других мероприятиях.

Как же собирать баллы, считать их и на что тратить?

Во всём, связанном с баллами, очень важна роль аниматоров и организаторов. Чтобы не было разочарованных и обиженных, нужно правильно ставить баллы, продумать систему заранее.

Сами баллы могут быть штампиками в путевых листах, жетонами, наклейками. Или это могут быть баллы в приложении, в том же Maxi Events, — это позволяет выводить на экран и показывать в самом приложении список лидеров, общий рейтинг, активности. Это создаёт дополнительную мотивацию для участников мероприятия: зная, что лидер где-то недалеко, люди стремятся его догнать, обойти. Все способы представления баллов имеют место, но в приложении видна общая картинка.

Часто с “оффлайн-баллами” бывают проблемы: штампы и наклейки могут быть прилеплены друг на друга, человек может сбиться при счёте, да и в принципе обработать большое количество участников очень долго, сложно выявлять лидера и составлять рейтинг. К тому же, на крупных мероприятиях всегда будут сомнения в объективности оценки. Приложение Maxi Events и онлайн-подсчёт баллов этих трудностей не имеют.

После получения и подсчёта баллов, их можно потратить. Часто это подарки, но не всегда материальные. Например, на одном тимбилдинге был устроен аукцион за место за столом рядом с генеральным директором. Сотрудник, который аукцион выиграл, в итоге за вечер доказал свою компетентность и выбил себе повышение. Материальные же подарки обычно предсказуемы: это могут быть вещи с символикой мероприятия, его партнёров, сувениры, напитки в баре или что-то в буфете и так далее.

Автор: Lolita Sokolova