fbpx

8 трендов онлайн-мероприятий

Опубликовал Irina Sherbul, . Категория: Разное.

Непростой для большинства компаний 2020 год произвел настоящий прорыв в сфере виртуальных мероприятий. За месяцы пандемии на онлайн-площадках прошли миллионы конференций, брифингов и совещаний. А в сфере виртуальных встреч наметились новые тенденции и тренды, которые переворачивают наше представление об этом формате сотрудничества. 

Выступления в записи

Раньше считалось, что живое выступление содержательно богаче и ближе к слушателям, нежели предзаписанное. Однако полный переход в онлайн изменил это представление. 

Отрепетированные, спродюссированные и снятые доклады лучше удерживают внимание аудитории, занимают меньше эфирного времени, но при этом информационно более насыщены, чем те, что проходят в прямом эфире. 

Вебинарные комнаты

Пока нетворкинг ограничивался возможностью задать вопрос спикеру в общем чате, онлайн-конференции были достаточно ограничены и мало напоминали оффлайн-встречи. Все изменило создание вебинарных комнат. 

Теперь каждый участник шоу-кейса может стать участником интересующей его дискуссии и даже пообщаться с выступающим экспертом. 

Профессиональные ведущие

До 2020 года онлайн-трансляция всегда дополняла оффлайн-выставку. Но с тех пор как виртуальные мероприятия стали единственно возможным способом коммуникации и презентации, учредители изменили свой подход к их организации. 

Профессиональные ведущие хорошо смотрятся в кадре, умеют увлечь аудиторию в перерывах и делают хорошие связки между выступлениями спикеров. Можно пригласить журналиста и сделать шоу-кейс в формате интервью. 

Связка с реальностью

Неплохой способ придать виртуальной встрече реальности — добавить материальных деталей. Хорошим тоном считается разослать всем участникам кейса продукцию с символикой компании-организатора. Это могут быть банальные блокноты и ручки или презентационные товары.

Особый шик — доставка еды или напитков гостям кейса за счет фирмы. 

Параллельные выступления и динамика

Онлайн-мероприятия должны быть более насыщенными и динамичными, чем реальные встречи. Продолжительность сессий становится короче, выступления — тезисными, отменяются формальности и “раскачка” аудитории. 

Появляется практика параллельного выступления спикеров. Теперь гостям кейса приходится выбирать, кого слушать и что смотреть. Благодаря отсеиваю незаинтересованных в теме участников, увеличивается вовлеченность аудитории. 

Индивидуальный трекинг

Хорошая находка в среде виртуальных мероприятий 2020 — возможность создания индивидуального трека для каждого участника встречи. Как это работает? Гости заранее получают полный план конференции и отмечают в нем интересующие их вебинарные комнаты и спикеров. 

Организаторы создают ссылки с автоматическими переходами и рассылают их зрителям. Участники выигрывают за счет упрощения навигации, создатели бесплатно собирают статистику, которую используют для разработки дальнейшей политики компании.

Мобильные приложения

Отличным решением будет использовать приложение для организации мероприятий. Множество полезных и интересных функций повысит уровень виртуального события, а также значительно упростит работу организатора. Удобный сервис Maxi Events предложит широкий спектр опций, которые в будущем станут незаменимыми. Начиная от Продажи билетов, повышения вовлеченности аудитории с помощью Геймификации, заканчивая удобным Нетворкингом, моментальных PUSH-уведомлений и многим другим!

Устраивая онлайн мероприятия, мобильное приложение должно стоять на первом месте в чек-листе по подготовке!

Виртуальная реальность

Справедливо будет сказать, что в данный момент все индустрии движутся в сторону AR (дополненной реальности) и VR (виртуальной реальности). И движение это незаметно, ведь нас уже не удивляют маски в историях Instagram, которые туда перекочевали еще со старого Snapchat. А ведь это первые шаги к дополненной реальности и они уже влияют на нынешнюю действительность. Например, в скором времени для проведения онлайн-встречи даже не нужно будет приводить свой внешний вид в порядок — алгоритмы всё сделают за Вас. С помощью VR-очков люди смогут полностью погрузиться в виртуальную реальность и проводить там время со своими друзьями и коллегами в любой удобной для них модели.

Мир движется в будущее семимильными шагами, и то, что раньше казалось невозможным, сейчас — быт. Форматов виртуальных событий с каждым днём становится всё больше, а мы, тем временем, становимся их участниками.

Используйте эти тренды, чтобы вывести свои мероприятия на новый уровень! Желаем успехов 🙂

Чек-лист персонала для выставки

Опубликовал Ekaterina Shmatova, . Категория: Разное, Советы.

Выставка – культурное мероприятие, организованное в целях продемонстрировать возможности той или иной компании для привлечения аудитории.

На первый взгляд покажется, что любую выставку не так сложно организовать. На самом же деле процесс требует тщательной подготовки, а список персонала довольно емкий. Об этом мы сегодня и поговорим.

Чтобы персонал смог точно определить свои задачи и обеспечил спокойствие организатора в технических и организационных вопросах, необходимо заранее проконсультировать сотрудников и рассказать о целях мероприятия. Таким образом, люди будут четко понимать, что от них требуется.

Без кого не обойтись на любой выставке?

Персонал можно разделить на несколько категорий: обслуживающий, консультирующий, выполняющий поставленные задачи, принимающий решения. Нельзя ставить акцент на определенном типе, недооценивая необходимость в другом, так как каждый человек будет играть существенную роль на выставке.

Исходя из этого, мы сделали подборку самых важных единиц, которые помогут в проведении мероприятия:

☐ Хостес

Лицо компании, которое отвечает за встречу гостей. Главные критерии: опрятный внешний вид, владение языками, хорошо поставленная речь, коммуникабельность.

☐ Консультант

Выступает в роли эксперта, который готов ответить на все вопросы посетителей выставки.

☐ Менеджер

Отвечает за концепцию и организацию выставки, подбор персонала. Во время подготовки распределяет задачи и консультирует персонал. На мероприятии следит за тем, чтобы все четко выполняли свои обязанности.

☐ Монтажники

Устанавливают конструкции, стенды, необходимое оборудование и все, что необходимо для функционирования выставки.

☐ Волонтеры

Помогают остальному персоналу, консультируют посетителей. Добровольно решают возникающие проблемы .

☐ Ведущий

Развлекает посетителей и отвечает за вовлеченность аудитории, психологически подталкивая к просмотру и покупке экспонатов. Обращает внимание участников на тот или иной бренд. 

☐ Регистратор

Регистрирует пришедших посетителей для дальнейшего анализа и обработки данных.

☐ Переводчик

Во время масштабных проектов, на которых присутствуют иностранные гости, решает трудности во время диалогов посетителей.

☐ Стендист

Встречает посетителей, проводит рекламные акции, отвечает на возникающие вопросы.

☐ Официант и бармен

Обслуживают участников, предлагая напитки и еду .

☐ Модель

Демонстрирует брендированный товар или услугу

☐ Фотограф

Ведет фото- и видеорепортаж с места события.

☐ Охрана

Отвечает за порядок и безопасность в месте проведения события

☐ Мед. персонал

Произойти может что угодно, поэтому присутствие врачей крайне необходимо, если кому-то из участников мероприятия вдруг станет плохо. Оказывает первую медицинскую помощь.

Во время подготовки к выставке важно составить схему площадки и предоставить ее персоналу, чтобы каждый знал, в какой точке ему необходимо находиться. Тем самым, вы сможете избежать проблем, связанных с растерянностью сотрудников. В этом вам помогут расширения Maxi Events “Карта местности” и “Check-IN”. У вас появится возможность не только составить схему помещения, но также вы сможете отслеживать перемещения всех сотрудников.

Найти персонал на выставку можно, разместив объявления в интернете, обратившись в волонтерские организации или же агентства. Последние могут потребовать дополнительной платы за посредничество.
Подбор персонала — ответственный шаг. Очень важно не забыть про определенную категорию сотрудников, предоставить всем задачи, график, схему местности. Чтобы выставка прошла на ура — используйте приложение Maxi Events.

Как вы считаете, кто еще может понадобиться из персонала во время выставки? 

Обратная связь и как с ней работать

Опубликовал Igor Tyan, . Категория: Разное, Советы.

Крутой ивент с раздачей призов, выступлениями опытных гуру и умопомрачительным объемом полезного контента может… провалиться. Ваши старания, направленные на организацию события, способного изменить мир к лучшему, будут напрасными, если участники не почувствуют связи с организаторами.

Личные коммуникации — критически важный аспект во всех сферах жизни. По данным мирового банка, 80,9% населения России пользуется интернетом, а это чуть меньше 120 миллионов человек! Мы уже так привыкли, что можем быстро связаться с любым человеком, организацией и государственным органом, что даже незначительные проблемы с коммуникацией сводят наш интерес на нет.

Настройка обратной связи

Правильное использование всех возможных каналов связи — вот главный приоритет организатора мероприятия. Реклама события, личные рассылки и другие способы продвижения и маркетинга важны, но они обеспечивают только первое, холодное касание. Интерес потенциального участника нужно поддерживать!

Работу с обратной связью можно условно разделить на три этапа:

  1. Предварительные коммуникации
  2. Текущая работа с обратной связью в реальном времени
  3. Завершающий этап. Сбор и анализ информации

На первом этапе мы занимаемся сбором контактов, приглашаем участников, собираем их мнения и пожелания, чтобы сделать событие максимально интересным и полезным. Это вы делаете уже на этапе создания своего мероприятия с конструктором приложения Maxi Events.

На втором этапе проводим опросы в реальном времени, общаемся с участниками, реагируем на критику (только позитивно!) и соотносим происходящее с показателями наиболее важных для нас модулей.

Например, вы можете использовать элементы геймификации для повышения пользовательской активности во время проведения события, раздавать призы и подбадривать отстающих. В это же время можно собирать обратную связь, узнавать, каким образом можно улучшить игры и подарки в будущем или даже в реальном времени.

На последнем этапе обратная связь позволяет собрать важную информацию об опыте участников. Финальные опросы, исследования и прямое общение позволят вам понять, какие аспекты мероприятия вызвали наибольший отклик, а на каких следует концентрироваться меньше или вообще удалить из расписания.

Последовательный путь к совершенству

Ваша аудитория будет относиться благосклоннее к вашим событиям, если вы продемонстрируете участникам, что умеете слушать и реагировать на пожелания участников быстро. Вы наладите тесный контакт с людьми, которые разделяют ваши идеалы, стремления и цели.

Получение критики и похвалы в равной степени влияет на то, как вы будете планировать мероприятия в будущем.

Каждое письмо с отзывом, каждая заполненная анкета позволяют вам оптимизировать подход к организации событий.

Согласно мнению профессоров Chalmers University of Technology (Швеция, 2012), правильно организованная работа с обратной связью ведет к улучшению всех бизнес-показателей продукта в долгосрочной перспективе.

Главное, иметь доступ к современным, эффективным инструментам для создания каналов обратной связи и учета данных, которые вы по ним получаете!

Обратная связь с мобильным приложением

Коммуникацию с участниками мероприятия можно легко и удобно выстроить с помощью конструктора Maxi Events. Стандартная опция Голосование дает возможность при помощи рейтинга, опроса или мультиголосования увидеть мнение гостей по поводу чего-либо. Выбор типа голосования зависит от индивилуальных ситуаций. Функция значительно упрощает работу организатора, а также помогает сделать анализ для дальнейших событий в будущем.

Желаем успешных мероприятий и только положительной обратной связи от ваших гостей!

Все о работе с волонтерами на мероприятии

Опубликовал Julia Mauer, . Категория: Разное, Советы.

Для проведения массовых мероприятий частные компании и общественные организации нередко привлекают событийных волонтеров – добровольцев, готовых оказать безвозмездную помощь. Большинство потенциальных волонтеров – люди, которые планируют в будущем заниматься организационной деятельностью и хотят набраться опыта. Поэтому бесплатных добровольных помощников можно найти буквально на любое мероприятие, начиная от художественной выставки, фестиваля и благотворительной ярмарки, заканчивая научными конференциями.

Где найти добровольных помощников для проведения мероприятия

Есть два пути поиска волонтеров: самостоятельный и через специальные организации (ресурсные центры). Для самостоятельного подбора помощников нужно создать и раскрутить сообщество мероприятия в соцсетях. После того, как анонсированное событие вызовет интерес у множества людей, останется опубликовать сообщение о поиске волонтеров и принимать заявки от энтузиастов. 

Чтобы не ошибиться при наборе добровольцев, важно побеседовать с каждым претендентом лично хотя бы 10-15 минут. Несмотря на безвозмездность их участия, отбор должен быть всегда. Так вы сможете присмотреться, с кем из претендентов работать будет более комфортно и надежно. Также рекомендуем взять в команду нескольких «запасных» участников на случай, если кто-то откажется в последнюю минуту.

Чтобы найти волонтеров через ресурсные центры, организатору мероприятия нужно только подать заявку и указать пожелания к потенциальным помощникам. Как правило, от ресурсных центров придут событийные волонтеры, регулярно участвующие в проведении мероприятий и владеющие организаторскими навыками. Их опыт и навыки будут весомым преимуществом. Однако учтите, что в некоторых случаях такие помощники могут вступать в споры с организаторами и навязывать им свое видение по тем или иным вопросам. 

Вне зависимости от способа подбора помощников, организатору необходимо заранее собрать команду и провести детальный инструктаж. Каждый из волонтеров должен еще до начала мероприятия ознакомиться со своими обязанностями и зоной ответственности.

Важно: если число помощников превышает 5-7 человек, нужно назначить координатора волонтеров, который будет управлять действиями всей команды. Координатором может быть как сотрудник компании-организатора мероприятия, так и самый опытный и ответственный доброволец. 

Какие задачи можно делегировать волонтерам, а какие – нельзя

Перед началом мероприятия волонтерам необходимо выдать экипировку: форменные футболки (косынки, бейсболки, накидки, пр.) и бейджи. На бейджах обязательно должно быть указано имя помощника, а также его статус на мероприятии. Писать на бейджах добровольцев слово “Персонал” нельзя. 

Волонтеры на общественных мероприятиях берут на себя часть задач организаторов. Они встречают и регистрируют гостей, раздают промо-материалы и сувенирную продукцию, берут на себя несложные организационные вопросы. На масштабных событиях, предполагающих разделение пространства, волонтеры могут отвечать за функциональность отдельных зон. Также допускается привлечение помощников на этапе подготовки мероприятия. К примеру, волонтерам можно поручить несложные задачи — сверить список гостей, оформить стенды с промо-материалами и пр.  

Нагружать добровольцев физически тяжелой или грязной работой – дурной тон. Также нельзя поручать волонтерам задачи, связанные с деньгами (к примеру, продажу билетов). Такие обязанности могут быть возложены только на материально ответственное лицо.

Как управлять командой помощников во время проведения мероприятия

Удобный и надежный способ координации действий волонтеров – настройка приложения мероприятия в конструкторе Maxi Events и регистрация в нем всех участников. В приложении доступны функции составления и изменения программы мероприятия, отправки сообщений отдельным участникам и в общий чат, создания библиотеки материалов и еще ряд полезных расширений.

Через приложение участники, в том числе и волонтеры смогут быстро ознакомиться с программой события и своими задачами, узнать о возможных коррективах первоначального плана и оперативно связаться с организатором.

Как отблагодарить волонтеров

Волонтеры работают бесплатно, но организатор должен обеспечить им горячее питание и выделить помещение для отдыха. Также важно, чтобы за каждую функциональную зону несли ответственность не один, а несколько помощников. В этом случае волонтеры смогут без проблем отлучиться, чтобы поесть и отдохнуть.

После успешного завершения мероприятия, принято дарить добровольным помощникам сувениры, вручать благодарственные письма и грамоты. Если у события были спонсоры и партнеры, их продукция также может стать отличной материальной благодарностью волонтерам. А отдельные организаторы всегда дарят добровольцам экипировку, в которой они были на мероприятии — фирменные футболки, бейсболки и другие элементы одежды с логотипом события.

Идеи, которые спасут ваше мероприятие

Опубликовал Lolita Sokolova, . Категория: Разное.

Один день из жизни event-менеджера

— Алло, Иван Михайлович! У нас проблемы!

— Что за проблемы?

Иван Михайлович не успевал на работу. Конференция, которую он организовывал, должна была начаться через час, и то, что он ещё не на площадке — выводило его из себя. Непреодолимые обстоятельства сегодня заставляли его так поздно приехать.

— Рабочие, которые должны были собирать сцену на улице не приедут. Сказали, что заплатят неустойку конечно, но сейчас-то что делать?

Звонила помощница Ивана, которая уже была на площадке. Проблема серьёзная — без сцены точно не обойтись. Там выступление вечером планируется какое-то особое, поэтому даже на сцену во внутренний зал его не перенести… Иван Михайлович тяжело вздохнул.

— Вот что. Я сейчас подниму свои пассивные резервы, кто-нибудь наверняка сейчас свободен. А с этими рабочими мы больше не связываемся. Скоро буду!

У организатора мероприятий должны быть контакты на все случаи жизни, — так считал Иван. Поэтому порывшись в телефоне, он нашёл свою знакомую бригаду — за небольшую доплату сверху, они согласились выйти в свой выходной. Отлично!. 

“Ладно, с кем не бывает. Теперь всё должно быть хорошо,”  — подумал организатор Иван и в следующую же минуту ему опять позвонили. 

— Да?

— Здравствуйте, я спикер с вашей конференции, Алексей Павлович. 

— Помню, помню. Что-то хотели?

— Да… Понимаете, тут такая заминка… Еду с другого города, а тут пробка ужасная. Я думаю, не смогу приехать к своему времени, хотя планировал приехать к самому началу. Опоздаю на час, скорее всего.

Иван ещё не доехал до места конференции, а беды уже начали сыпаться на его голову. Он поблагодарил Алексея за то, что тот хотя бы предупредил об опоздании, и принялся менять его с другим спикером в конце программы . То, как разворачиваются события, организатору Ивану совсем не нравилось. Почему-то было ощущение, что это не последний форс-мажор на сегодня.

Когда Иван приехал, доклады во внутреннем зале уже начались. Он встретился с помощницей, которая вскоре убежала за кулисы к спикерам.

Через пару часов Иван решил в очередной раз проверить, как идут дела на улице — там проходила выставка, где люди увлеченно  рассматривали стенды. Однако  первое, что он заметил — начинающий моросить дождь и большую темную тучу впереди, которая грозно двигалась навстречу Ивану. 

Решать нужно было быстро, да и не то чтобы это было прям совсем неожиданностью, хотя синоптики говорили только о пасмурной погоде. Иван подозвал волонтёров, уже волнующихся за свои стенды, и попросил их переместить по возможности всё в холл.

Зная, что гостей конференции нельзя оставлять в неведении, он отправил всем push-уведомление через мобильное приложение для организации мероприятия. Мгновенно все участники события прочитали на своих телефонах оповещение: «Выставка перенесена в холл из-за погодных условий». Осталось дождаться рабочих, пусть соберут сцену в холле — хорошо, что они и его арендовали.

А в холле тем временем случилась небольшая неприятность — во время переноски одного стенда ножка держащей конструкции умудрилась сломаться и теперь еле-еле держалась. “Ну это совсем мелочь,” — хмыкнул Иван и достал скотч из своего аварийного чемоданчика организатора и в несколько движений починил ножку конструкции. Особого внимания на это даже обращать не стоило, это случалось на всех мероприятиях, а чемоданчик он всегда брал с собой на выезды.

Конечно, было не совсем хорошо, что гости увидят, как собирается сцена. Иван задумался об этом только тогда, когда бригада приехала и уже взялась за работу. Организатор решил, что можно занять гостей нетворкингом на некоторое время — как раз должно хватить, чтобы собрать сцену. Участники конференции не были против, а после мирно пошли смотреть выступление — и остались довольны.

Конференция закончилась, и спустя неделю вышел бекстейдж подготовки к нему, куда вошли и все неожиданности во время проведения мероприятия. В комментариях участники оценили такой быстрый подход к решению проблем, — по их мнению всё прошло отлично . 

И  с подобными трудностями организаторы мероприятий сталкиваются очень и очень часто. Иван, конечно, не хотел бы повторения такого дня, но зная всю специфику своей профессии, всегда к этому готов.

+7 499 301 7119

sales@teambuilding.moscow

© 2003-2022 Все материалы на сайте принадлежат команде Тимбилдинг.Москва.
Все торговые знаки принадлежат их правообладателям.